E-Akte und Dokumentenmanagement (DMS) ausschreiben

Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung

Kerninhalte der Leistungsbeschreibung

• Mengengerüst und Nutzung: Zahl der Nutzerinnen und Nutzer (gleichzeitig und gesamt), Menge der Bestands- und Neuakten, jährliches Dokumentenaufkommen, durchschnittliche und maximale Dokumentgröße, Gesamtdatenvolumen sowie erwartetes Wachstum über die Laufzeit.
• Akten-, Vorgangs- und Dokumentenmodell: Abbildung der dreistufigen Struktur aus Akte, Vorgang und Dokument, Aktenplan und Aktenzeichenlogik, Metadatenschema, Versionierung, Wiedervorlagen und Fristen sowie die elektronische Vorgangsbearbeitung mit Verfügungen, Laufwegen und Mitzeichnung.
• Revisionssichere Ablage und Records Management: unveränderbare, protokollierte Ablage nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aktenführung, Integritäts- und Manipulationsschutz, lückenlose Protokollierung (Audit-Trail) sowie Erhalt von Authentizität und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Lebenszyklus.
• Schnittstellen und Integration: Anbindung an Fachverfahren und Fachanwendungen, an E-Mail und Office, an das Ersetzende Scannen sowie der Austausch von Akten und Vorgängen über den XÖV-Standard xdomea; offene, dokumentierte Schnittstellen (Standard-APIs) statt proprietärer Kopplung.
• Ersetzendes Scannen: rechtssichere Digitalisierung des Posteingangs gemäß BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) mit Verfahrensdokumentation, damit Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden können; Anforderungen an Scanqualität, Signatur und Protokollierung.
• Aufbewahrung und Aussonderung: konfigurierbare Aufbewahrungsfristen, Löschregeln und Aussonderung, Übergabe archivwürdiger Unterlagen an das zuständige (Kommunal-)Archiv über xdomea sowie beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung.
• Rollen- und Rechtekonzept: feingranulare Berechtigungen auf Akten-, Vorgangs- und Dokumentenebene, Mandantenfähigkeit, Vertretungsregelungen sowie Anbindung an Verzeichnisdienst und Single Sign-on.
• Barrierefreiheit: Erfüllung der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) für die Nutzeroberflächen entsprechend dem Behindertengleichstellungsgesetz.
• Datenschutz und Sicherheit: Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenlokalisierung (EU/Deutschland), Verschlüsselung, Löschkonzept, Bezug zum BSI IT-Grundschutz sowie Beteiligung von Datenschutz und Personalvertretung.
• Betrieb und Service Level (SLA): Verfügbarkeit, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten je Kritikalität, Wartungsfenster, Datensicherung und Wiederanlauf, Support-Sprache Deutsch und Standort der Leistungserbringung.
• Migration, Einführung und Exit: Übernahme von Altdaten und Bestandsakten aus Vorsystemen und Papier, Onboarding mit Pilotierung und Rollout, Schulung der Beschäftigten und Administration, Abnahmekriterien und Mitwirkungspflichten sowie geordnete Rückgabe von Daten und Metadaten in offenen Formaten am Vertragsende.

Zusätzliche Funktionen

• Vorgangs- und Prozessautomatisierung (Workflow-Engine) für wiederkehrende Verwaltungsabläufe.
• Elektronische Signatur und Siegel sowie Anbindung an De-Mail oder das besondere elektronische Behördenpostfach.
• Anbindung an Portale und Antragsstrecken nach OZG sowie an die Servicekonten der Verwaltung.
• Volltextsuche mit OCR, automatische Klassifizierung und Verschlagwortung eingehender Dokumente.
• Kollaborationsfunktionen (gemeinsames Bearbeiten, Kommentare) und mobiler Zugriff für Gremien- und Außendienstarbeit.

Wertungskriterien

Für eine E-Akte/DMS empfiehlt sich eine Wertung nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 GWB) mit nachvollziehbarer Gewichtung. Die UfAB-Methodik (einfache oder erweiterte Richtwertmethode) bietet dafür einen bewährten Rahmen. Ein Preisanteil deutlich unter 30 % oder über 70 % sollte begründet werden. Zu beachten ist, dass Lizenz- und Preismodell (nach Nutzerzahl, Datenvolumen oder Modulen) sowie Migrations- und Betriebsaufwand die Gesamtkosten über die Laufzeit stark beeinflussen; eine Wertung nur des Einstiegspreises greift zu kurz.

Fachliche Wertungskriterien

• Abbildung des Akten-, Vorgangs- und Dokumentenmodells sowie Reife der elektronischen Vorgangsbearbeitung.
• Revisionssicherheit, Protokollierung und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung.
• Umfang und Offenheit der Schnittstellen (xdomea, Fachverfahren, Standard-APIs) und Aufwand für die Anbindung eigener Systeme.
• Ergonomie und Barrierefreiheit (BITV 2.0) der Nutzeroberfläche, Volltextsuche und Bedienbarkeit.
• Migrations- und Einführungskonzept (Altdatenübernahme, Pilotierung, Schulung) sowie Betriebs- und Zusammenarbeitsmodell.
• ggf. Bewertung anhand einer Teststellung (Proof of Concept) oder einer Präsentation zu realistischen Verwaltungsvorgängen.

Nichtfachliche Wertungskriterien

• Preis über die Gesamtlaufzeit (Lizenz-/Grundentgelte, Betriebskosten, Migrations- und Schulungsaufwand, Preis je zusätzlichem Nutzer oder Modul, Optionen).
• ggf. Kriterien der digitalen Souveränität (Interoperabilität, offene Schnittstellen und Exportformate, Datenlokalisierung), seit 01.07.2026 ausdrücklich zulässig (§ 127 GWB).

Eignungskriterien (Referenzen, Zertifikate, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit) gehören in die Eignungsprüfung (§ 122 GWB), nicht in die Angebotswertung. Referenzen sollten KMU-freundlich gestaltet sein (z. B. drei vergleichbare E-Akte-/DMS-Referenzen aus 36 Monaten); Mindestumsatzforderungen höchstens das Zweifache des Auftragswerts (§ 45 VgV).

Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben

• Betriebsmodell: On-Premises-Lösung in Eigenbetrieb vs. Cloud-Dienst vs. Managed Service mit Scan- und Posteingangsdiensten.
• Leistungstiefe: reine DMS-Plattform vs. Plattform inklusive E-Akte-Konfiguration und Migration vs. vollständiger Betrieb mit Fachverfahrensanbindung.
• Schnittstellen: Umfang der geforderten xdomea-Unterstützung und der Anbindung vorhandener Fachverfahren und Fachanwendungen.
• Scannen und Posteingang: Anforderungen an Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) und zentrale Scan-/Posteingangsdienste.
• Aufbewahrung und Aussonderung: unterschiedliche Fristen, Löschregeln und Übergabewege an das zuständige Archiv.

Fazit und Best Practices

• Gegenstand, Mengengerüst (Nutzer, Akten, Dokumente, Volumen) und Akten-/Vorgangsmodell präzise und produktneutral beschreiben.
• DMS und E-Akte klar einordnen und den beschafften Leistungsumfang eindeutig festlegen.
• Revisionssicherheit, Aufbewahrung, Aussonderung und xdomea-Austausch verbindlich festschreiben.
• Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN), Barrierefreiheit (BITV 2.0) und OZG-/EGovG-Bezug früh berücksichtigen.
• Datenschutz (AVV, Datenlokalisierung) und Beteiligung der Personalvertretung frühzeitig klären.
• Preis über die Gesamtlaufzeit werten inklusive Migration und Betrieb, nicht nur den Einstiegspreis; Teststellung oder Präsentation erwägen.
• Eignung KMU-freundlich gestalten; Nachweise mit Gleichwertigkeitsklausel; EVB-IT als Vertragsgrundlage nutzen.
• Migrations-, Einführungs- und Exit-Phase inklusive Datenrückgabe in offenen Formaten vertraglich absichern.