Videokonferenz und Kollaboration ausschreiben

Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung

Kerninhalte der Leistungsbeschreibung

• Mengengerüst und Nutzung: Zahl der Nutzerinnen und Nutzer (benannt oder gleichzeitig), Zahl paralleler Meetings und maximale Teilnehmerzahl je Meeting, Anzahl und Größe der auszustattenden Besprechungs- und Sitzungsräume; erwartetes Wachstum und Lizenz-/Preismodell (nach benannten Nutzern, Concurrent-Nutzung oder Raum).
• Kernfunktionen: Audio- und Videokonferenz, Bildschirm- und Anwendungsfreigabe (Screen-Sharing), Chat und Präsenzanzeige, gemeinsame Dateiablage und Dokumentenbearbeitung, Aufzeichnung, Warteraum und Moderationsrechte; optional Telefonie-Integration und Webinar-/Broadcast-Funktion.
• Interoperabilität und Standards: Anbindung vorhandener Raumsysteme und Fremdlösungen über offene Standards (SIP, H.323), Ein- und Ausladen per WebRTC im Browser ohne Zwangsinstallation, standardkonforme Schnittstellen und Exportformate zur Vermeidung von Herstellerbindung.
• Endgeräte und Raumsysteme: Unterstützte Client-Plattformen (Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Browser), Anforderungen an Raumsysteme (Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Touch-Display, Raumbuchung), Kompatibilität mit vorhandener Hardware und barrierearme Bedienung.
• Datenschutz: Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), ausschließliche Datenhaltung in der EU/in Deutschland, vertraglich ausgeschlossene Datenübermittlung in Drittländer, Rollen- und Berechtigungskonzept, Löschkonzept sowie datensparsame Voreinstellungen (Privacy by Default).
• IT-Sicherheit: Transport- und möglichst Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sichere Authentifizierung (Mehr-Faktor, Single Sign-on), Bezug zum BSI IT-Grundschutz und zum BSI-Kompendium Videokonferenzdienste sowie Nachweise wie ISO/IEC 27001 stets mit Gleichwertigkeitsklausel.
• Barrierefreiheit: Einhaltung der BITV 2.0 und der EN 301 549, Untertitel bzw. Live-Transkription, Tastaturbedienbarkeit, Screenreader-Unterstützung und ausreichende Kontraste, insbesondere für öffentliche Rats- und Gremiensitzungen.
• Integration: Anbindung an Kalender und E-Mail (Termineinladung, ein Klick zum Beitritt), an den Verzeichnisdienst (Active Directory/LDAP) für Nutzerverwaltung und Single Sign-on sowie an bestehende Telefonie- und Ticketsysteme.
• Betrieb und Service Level (SLA): Verfügbarkeit der Plattform, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten je Kritikalität, Wartungsfenster, Skalierung bei Lastspitzen, Support-Sprache Deutsch und Standort der Leistungserbringung.
• Schulung und Einführung: Onboarding der Nutzerinnen und Nutzer, Administrations- und Anwenderschulungen, Dokumentation in deutscher Sprache, Pilotbetrieb und Abnahmekriterien sowie Mitwirkungspflichten des Auftraggebers.
• Exit und Datenrückgabe: geordnete Rückgabe bzw. Migration von Daten, Aufzeichnungen und Konfigurationen in offenen Formaten am Vertragsende sowie fristgerechte Löschung nach Übergabe.

Zusätzliche Funktionen

• Live-Streaming und Aufzeichnung öffentlicher Sitzungen inklusive nachträglicher Bereitstellung mit Untertiteln.
• Automatische Transkription und Übersetzung von Wortbeiträgen (mit datenschutzkonformer Ausgestaltung).
• Abstimmungs- und Whiteboard-Funktionen für Gremien- und Projektarbeit.
• Breakout-Räume für Workshops sowie Webinar-Modus mit Anmelde- und Moderationssteuerung.
• Anbindung an Dokumentenmanagement (DMS) und an Fachverfahren über offene Schnittstellen.

Wertungskriterien

Für Videokonferenz und Kollaboration empfiehlt sich eine Wertung nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 GWB) mit nachvollziehbarer Gewichtung. Die UfAB-Methodik (einfache oder erweiterte Richtwertmethode) bietet dafür einen bewährten Rahmen. Ein Preisanteil deutlich unter 30 % oder über 70 % sollte begründet werden. Zu beachten ist, dass das Lizenz- und Preismodell (nach benannten Nutzern, nach gleichzeitiger Nutzung oder je Raum) die Gesamtkosten über die Laufzeit stark beeinflusst; eine Wertung nur des Einstiegspreises greift zu kurz.

Fachliche Wertungskriterien

• Funktionsumfang und Bedienbarkeit (Audio-/Videoqualität, Screen-Sharing, Chat, Dateiablage, Moderation).
• Datenschutz und Datensouveränität (EU-Datenhaltung, Ausschluss von Drittlandtransfers, Verschlüsselung, Rollenkonzept).
• Barrierefreiheit (BITV 2.0, Untertitel/Transkription, Tastatur- und Screenreader-Bedienung).
• Interoperabilität und offene Standards (SIP, H.323, WebRTC), Integration in Kalender, Verzeichnisdienst und vorhandene Raumsysteme.
• Einführungs-, Schulungs- und Betriebskonzept sowie Zusammenarbeitsmodell.
• ggf. Bewertung anhand einer Teststellung (Proof of Concept) oder eines Fachgesprächs zu realistischen Szenarien.

Nichtfachliche Wertungskriterien

• Preis über die Gesamtlaufzeit (Lizenz-/Grundentgelte, Betriebskosten, Preis je zusätzlicher Nutzerin/zusätzlichem Nutzer oder je Raum, Optionen).
• ggf. Kriterien der digitalen Souveränität (Interoperabilität, offene Schnittstellen und Exportformate, Datenlokalisierung), seit 01.07.2026 ausdrücklich zulässig (§ 127 GWB).

Eignungskriterien (Referenzen, Zertifikate, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit) gehören in die Eignungsprüfung (§ 122 GWB), nicht in die Angebotswertung. Referenzen sollten KMU-freundlich gestaltet sein (z. B. drei vergleichbare Referenzen zu Videokonferenz und Kollaboration aus 36 Monaten); Mindestumsatzforderungen höchstens das Zweifache des Auftragswerts (§ 45 VgV).

Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben

• Betriebsmodell: On-Premises-Betrieb in Eigenregie vs. Cloud-Dienst vs. Managed Service mit EU-Datenhaltung.
• Leistungstiefe: reine Softwareplattform vs. Plattform inklusive Raumausstattung, Betrieb und Schulung.
• Anwendungsfall: allgemeine Zusammenarbeit im Verwaltungsalltag vs. öffentliche Rats- und Gremiensitzungen mit Streaming und Barrierefreiheit.
• Preismodell: Lizenzierung nach benannten Nutzern, nach gleichzeitiger Nutzung oder je Raum/Standort.
• Datenschutz: unterschiedlich strenge Anforderungen an EU-Datenhaltung, Ausschluss von Drittlandtransfers und Verschlüsselungstiefe.

Fazit und Best Practices

• Gegenstand, Mengengerüst (Nutzer, gleichzeitige Meetings, Räume) und Funktionen präzise und produktneutral beschreiben.
• Datenschutz früh klären: AVV, EU-Datenhaltung, Ausschluss von Drittlandtransfers sowie Beteiligung von Datenschutz und Personalvertretung.
• Barrierefreiheit (BITV 2.0, Untertitel/Transkription) verbindlich festschreiben, besonders für Rats- und Gremiensitzungen.
• Interoperabilität über offene Standards (SIP, H.323, WebRTC) und Integration in Kalender und Verzeichnisdienst fordern.
• IT-Sicherheit am BSI IT-Grundschutz und am BSI-Kompendium Videokonferenzdienste ausrichten; Nachweise mit Gleichwertigkeitsklausel.
• Preis über die Gesamtlaufzeit werten, nicht nur den Einstiegspreis; Teststellung oder Fachgespräch erwägen.
• Eignung KMU-freundlich gestalten; EVB-IT als Vertragsgrundlage nutzen; Einführung, Schulung und Exit inklusive Datenrückgabe vertraglich absichern.