Inhaltliche Organisation und Durchführung der Delegationsreise nach Polen

Leistungsumfang

Gegenstand ist die inhaltliche Organisation und Durchführung einer Wirtschaftsdelegationsreise nach Polen im Auftrag der LEG Thüringen mbH / Abt. Wirtschaftsförderung. Der Auftragnehmer soll ein schlüssiges Programmkonzept erarbeiten, das Unternehmensbesuche, Netzwerkveranstaltungen, Roundtables und Gesprächsformate mit polnischen Wirtschaftsakteuren umfasst. Dazu gehören die Akquise und Koordination von Gesprächspartnern aus Unternehmen, Verbänden, Clustern, Forschungseinrichtungen und wirtschaftspolitischen Institutionen in Polen.

Der Bieter hat nachzuweisen, dass er über ein belastbares Netzwerk in den relevanten Zielregionen Polens verfügt. Die Vergütung basiert auf Personenstunden, Tagessätzen und individuellen Anbahnungskosten. Mindestens 15 internationale Teilnehmer oder mindestens 30 B2B-Gesprächspartner vor Ort gelten als Referenzmaßstab für vergleichbare Projekte. Ziel der Reise ist die Anbahnung nachhaltiger Geschäfts-, Forschungs- und Investitionskontakte für thüringische Unternehmen.

Anforderungen an die Leistung

• Das Angebot muss einen ersten aussagefähigen Programmentwurf für die Delegationsreise enthalten.
• Das Preisangebot ist zwingend im vorgegebenen Preisblatt-Vordruck einzureichen und nach Leistungspaketen aufzuschlüsseln.
• Bei gestaffelten Stundensätzen ist die Teamaufgabenverteilung und der zugehörige Stundensatz je Leistungspaket bereits im Angebot festzulegen.
• Die Darstellung des Netzwerks hat unter Verwendung des Formblatts C_Darstellung_Netzwerk zu erfolgen; gleichwertige Darstellungen sind zulässig, wenn alle geforderten Inhalte vollständig enthalten sind.
• Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.
• Alle Preise sind ohne Umsatzsteuer in Euro anzugeben; die Umsatzsteuer ist gesondert auszuweisen.
• Der Bieter hat darzustellen, welche datenschutzrechtlichen Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten er anwendet.
• Unterauftragnehmer sind vor Beginn ihrer Ausführung mit Namen, Anschrift und Leistungsumfang zu melden.
• Die Eigenerklärung gemäß § 8 Abs. 1 S. 1 ThürVgG ist ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Angebot einzureichen.
• Mehrere Hauptangebote sind nicht zugelassen; Nebenangebote nur nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen.
• Das Angebot darf keine Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen enthalten, soweit diese nicht ausdrücklich zugelassen wurden.
• Der Bieter muss angeben, wie viele Personenstunden er für die Auftragserfüllung für erforderlich hält.

Vertrag und Vergütung

Der Vertrag kommt allein durch Zuschlagserteilung auf Basis des angenommenen Angebots zustande; eine gesonderte Vertragsurkunde wird nicht erstellt. Die Vergütung setzt sich aus Honoraransätzen, Stundensätzen, Tagessätzen und individuellen Anbahnungskosten zusammen, die bereits im Preisblatt auszuweisen sind. Bei unterschiedlich gestaffelten Stundensätzen ist im Angebot festzulegen, welcher Satz für welches Leistungspaket gilt.

Die Vertragsbestandteile umfassen die im Preisblatt ausgewiesenen Ansätze, den Umfang der erforderlichen Personentage sowie das im Angebot vorgestellte Personal. Die VOL/B ist Vertragsbestandteil, sodass die Übertragung wesentlicher Leistungsteile auf Unterauftragnehmer der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers bedarf. Angaben zu einer Vertragslaufzeit, Verlängerungsoptionen, Service Levels oder Vertragsstrafen sind den vorliegenden Unterlagen nicht zu entnehmen.

Ablauf des Verfahrens

Die Vergabeunterlagen stehen kostenfrei auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes unter https://www.evergabe-online.de bereit. Bieterfragen sind ausschließlich über dieselbe Plattform in deutscher oder englischer Sprache zu stellen und werden anonymisiert allen Bietern beantwortet. Angebote sind bis zum Ablauf der angegebenen Angebotsfrist ausschließlich elektronisch über die Plattform einzureichen; konkrete Daten für Fragen- und Angebotsfrist, Bindefrist und geplanten Zuschlag sind den vorliegenden Unterlagen nicht zu entnehmen.

Bis zum Fristablauf können Angebote über die Plattform zurückgezogen werden.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Das Verfahren ist gut geeignet als Vorlage für Beschaffungen von Außenwirtschaftsdienstleistungen, weil die Zuschlagskriterien Netzwerk und Programmkonzept inhaltliche Qualität stärker gewichten als den Preis (zusammen 60 % gegenüber 30 % Preis). Die Bewertungsskalen mit Punkten von 0 bis 5 und erläuternden Deskriptoren für jeden Punktwert erhöhen die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit der Wertungsentscheidung erheblich.

Der Umsatzmindestring von 250.000 EUR mit einem qualifizierten Teilbereich von 100.000 EUR im Bereich internationale Wirtschaftsdelegationen ist eine präzise und übertragbare Eignungsschranke. Die fehlende Gesamtgewichtung (nur 90 % ausgewiesen) und die nicht genannten konkreten Verfahrensfristen sind Schwachstellen, die bei einer Übernahme unbedingt vervollständigt werden sollten.

Der Verzicht auf eine gesonderte Vertragsurkunde und die reine Zuschlagslösung vereinfachen den Prozess, erhöhen aber das Risiko bei späteren Streitigkeiten über den genauen Vertragsinhalt.