Integrierte SAP S/4HANA-Lösung für die Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung

Leistungsumfang

Das Bundeseisenbahnvermögen beschafft eine integrierte SAP-S/4HANA-Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die Lösung soll vollständig in die bestehende SAP-S/4HANA-Systemlandschaft des BEV eingebettet werden. Neben der eigentlichen Softwarelizenz umfasst die Beschaffung auch Installationsleistungen, die Inbetriebnahme sowie die dauerhafte Pflege und den Support der Lösung.

Gefordert sind mehrere Erfassungs- und Importkanäle (E-Mail, PDF-Parser, Upload-Portal, Peppol-Node, API). Die Lösung soll eine automatisierte Syntax- und Inhaltsprüfung nach CEN-WS/BSI-Standards sowie einen Klärungsworkflow bei Abweichungen beinhalten. Die revisionssichere Archivierung und DSGVO-konforme Datenhaltung sind ebenso Bestandteil wie Schulungen für Administratoren, Customizer und Anwender.

Die Laufzeit beginnt am 02.11.2026 und endet am 31.12.2031, wobei das Vertragsende die Laufzeit des Wartungsvertrags einschließlich einer möglichen optionalen Verlängerung umfasst. Leistungsempfänger ist die Hauptverwaltung des Bundeseisenbahnvermögens in Bonn.

Anforderungen an die Leistung

• Die Lösung muss vollständig in SAP S/4HANA integrierbar sein und auf dem bestehenden SAP-Lizenzschema des BEV aufsetzen.
• Es sind mehrere Erfassungs- und Importkanäle zu unterstützen: E-Mail, PDF-Parser, Upload-Portal, Peppol-Node und API.
• Eine automatisierte Syntax- und Inhaltsprüfung nach CEN-WS/BSI-Standards vor der Weiterverarbeitung ist vorzusehen.
• Ein automatisierter Klärungsworkflow für Abweichungen und Eskalationen muss enthalten sein.
• Die Lösung muss das SAP-Rollen- und Berechtigungssystem FI/SD/MM unterstützen und Muster-Berechtigungen mitliefern.
• Die Arbeitsoberfläche muss auf SAP FIORI basieren.
• Dokumentation (funktional und technisch) muss in deutscher Sprache vorliegen.
• Personenbezogene Daten müssen DSGVO-konform angezeigt und gelöscht werden können.
• Eine revisionssichere Archivierung der Rechnungsdaten muss möglich sein.
• Es sind Schulungs- und Beratungskonzepte für Administratoren, Customizer und Anwender anzubieten.
• Die eingesetzten Projektmitarbeiter (Projektleiter, SAP-Consultant) müssen nachgewiesene Erfahrung im Bereich E-Rechnung besitzen.
• Die im Rahmen der Auftragsdurchführung tätigen Personen müssen bereit sein, sich einer einfachen Sicherheitsüberprüfung gemäß § 8 SÜG zu unterziehen.

Vertrag und Vergütung

Der Vertrag beginnt am 02.11.2026 und läuft bis zum 31.12.2031. Das Vertragsende bezieht sich auf die Laufzeit des Wartungsvertrags unter Berücksichtigung einer etwaigen optionalen Verlängerung. Die Vergütung erfolgt nach dem Modell eines Kaufvertrags (Art des Lieferauftrags: Kauf). Als Zahlungsbedingungen sind 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen sowie Zahlung ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen vereinbart.

Weitere Angaben zu Vertragsstrafen, Service Levels oder Kündigungsrechten sind den vorliegenden Unterlagen nicht zu entnehmen.

Ablauf des Verfahrens

Die Aufforderung zur Angebotsabgabe datiert vom 15.09.2026. Die Angebotsfrist endet am 05.10.2026 um 12:00 Uhr. Die Bindefrist läuft bis zum 30.10.2026. Angebote sind ausschließlich elektronisch (mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur) einzureichen. Ein konkretes Datum für den geplanten Zuschlag oder den Beginn der Leistung ist den Unterlagen nicht ausdrücklich zu entnehmen; die Ausführungsfrist beginnt am 02.11.2026.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Bewertungsmatrix mit insgesamt 8000 Leistungspunkten und einer Mindestpunktschwelle von 60 % ist ein gut übertragbares Modell für qualitätsorientierte Softwarebeschaffungen, da es sowohl formale Ausschlusskriterien als auch inhaltliche Qualitätskriterien klar voneinander trennt. Die Kriterienstruktur (Compliance, Technik, Pflege, Ergonomie, Schulung, Fachfunktionen) deckt den gesamten Lebenszyklus einer Softwarelösung ab und kann als Vorlage für ähnliche ERP-Beschaffungen dienen.

Auffällig ist, dass weder Mindestjahresumsatz noch Referenzanforderungen explizit ausgewiesen sind, was bei einer Folgebeschaffung zu prüfen wäre. Die Kombination aus Skontoklausel (2 % / 14 Tage) und elektronischer Signaturpflicht ist praxistauglich und reduziert den Verwaltungsaufwand. Die Wartungslaufzeit bis 2031 mit optionaler Verlängerung sollte in eigenen Verfahren durch eine klare Regelung zu Verlängerungsoption und Höchstlaufzeit ergänzt werden, die in diesen Unterlagen fehlt.