OV PDI Wartung Druckluftanlagen

Leistungsumfang

Gegenstand ist die Wartung und Instandhaltung von vier Druckluftanlagen im Paul-Drude-Institut für Festkörperelektronik am Hausvogteiplatz 5-7 in Berlin. Die Hauptanlage (Anlage 2, in Betrieb seit Ende 2024) läuft dauerhaft; Anlage 1 dient als Ergänzung bei Auslastung oder Ausfall von Anlage 2; Anlage 3 wird bei Bedarf zugeschaltet; Anlage 4 wird stundenweise für Sandstrahlarbeiten genutzt und dient als Notreserve.

Anlagen 1 bis 3 werden jährlich gewartet (ab 2026 im 3. Quartal, ab 2027 im 2. Quartal), Anlage 4 alle zwei Jahre im 2. Quartal. Die Wartung umfasst Anlagenreinigung, Öl- und Filterwechsel, Entsorgung von Altmaterialien, Dichtheitsprüfungen, Austausch von Verschleißteilen gemäß Herstellervorgaben sowie Anfertigung von Wartungsprotokollen. Darüber hinaus sind auf Abruf kleinere Instandsetzungen und Notinstandsetzungen zu erbringen.

Vorbereitung und Begleitung der alle fünf Jahre fälligen inneren Prüfungen (nächste 2029) werden nach Stundensatz und Anfahrtspauschale zusätzlich vergütet. Die Vertragslaufzeit beträgt maximal sechs Jahre.

Anforderungen an die Leistung

• Wartungen und Inspektionen sind nach geltendem gesetzlichem und technischem Stand durchzuführen, insbesondere gemäß VDMA 24186, DIN VDE und DGUV.
• Es sind Original-Herstellerersatzteile oder gleichwertige Ersatzteile zu verwenden.
• Für alle Anlagen sind Wartungspakete gemäß Herstellervorgaben in Abhängigkeit von Betriebsstunden in die Wartungspauschale einzukalkulieren.
• Das Wartungsprotokoll muss definierte Mindestinhalte enthalten (u.a. Standort, Hersteller, Seriennummer, Betriebsstunden, Messergebnisse, Mängelbeurteilung, Prüfername mit Unterschrift).
• Ein aktuelles Musterwartungsprotokoll ist dem Angebot beizulegen.
• Mindestens zwei dauerhaft beschäftigte Mitarbeitende müssen die Qualifikation 'befähigte Person' zur Prüfung von Druckluftanlagen sowie mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung besitzen.
• Die Wartung erfolgt innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit des Auftraggebers (Montag bis Freitag, 07:00 bis 16:00 Uhr, außer Berliner Feiertagen).
• Bei festgestellten sicherheitsrelevanten Mängeln ist der Auftraggeber unverzüglich zu benachrichtigen.
• Instandsetzungsprotokolle müssen definierte Mindestinhalte aufweisen (u.a. durchgeführte Arbeiten, ersetzte Teile, Datum, Unterschrift des Servicetechnikers).
• Rechnungen sind digital per E-Mail einzureichen und mit Protokollen zu versehen.
• Nachunternehmer müssen mit Angebotsabgabe benannt werden; ein späterer Austausch bedarf der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.
• Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen und ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen.

Vertrag und Vergütung

Der Vertrag beginnt am 1. Oktober 2026 und wird zunächst für ein Jahr geschlossen; er verlängert sich automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern keine Kündigung mit dreimonatiger Frist zum Vertragsende erfolgt. Spätestens am 31. Dezember 2031 endet der Vertrag ohne gesonderte Kündigung. Die jährlichen Wartungsleistungen je Anlage werden als Pauschalpreis vergütet; alle Nebenkosten wie Anfahrt, Tagegelder und Übernachtung sind einzukalkulieren.

Für unplanmäßige Instandsetzungsarbeiten sind Stundensätze und eine Anfahrtspauschale anzubieten; die Abnahme der geschätzten Mengen ist nicht garantiert. Zahlungsbedingungen richten sich nach den BVB und ZVB des Forschungsverbunds Berlin e.V. Rechnungen sind digital per E-Mail einzureichen und müssen Wartungs- oder Instandsetzungsprotokolle als Anhang enthalten.

Ablauf des Verfahrens

Die Vergabeunterlagen sind über die e-Vergabeplattform Vergabekooperation.Berlin abrufbar. Bieterfragen müssen bis spätestens 16. September 2026 um 12:00 Uhr über die Vergabeplattform eingereicht werden. Besichtigungswünsche sind bis zum 10. September 2026 anzumelden. Die Angebotsfrist endet am 30. September 2026 um 09:00 Uhr; Angebote sind ausschließlich elektronisch einzureichen.

Die Bindefrist läuft bis zum 30. Oktober 2026. Der geplante Vertragsbeginn ist der 1. Oktober 2026.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist klar strukturiert und trennt konsequent zwischen pauschalierten Wartungsleistungen und abrufbaren Instandsetzungsleistungen, was die Preisvergleichbarkeit erleichtert. Die explizite Vorgabe eines Wartungsprotokollmusters als Angebotsbestandteil ist ein gutes Instrument, um die Qualität der Dokumentation vorab zu prüfen. Die Eignungskriterien zur Personalqualifikation sind präzise formuliert (Mindestanzahl Personen, konkrete Weiterbildung), was Nachprüfung und Gleichbehandlung vereinfacht.

Der automatische Vertragsmechanismus mit hartem Enddatum vermeidet eine unbegrenzte Laufzeit, sollte aber mit einer Kündigungsregelung für wichtige Gründe ergänzt werden. Die Einbeziehung von Herstellerwartungsplänen als Vertragsanlage ist sinnvoll, schafft aber Risiken, wenn die Pläne veralten oder Hersteller wechseln - für eigene Verfahren empfiehlt sich eine Aktualisierungsklausel.