Smart-Locker und Übergabesystem für das Richard von Weizsäcker Berufskolleg, Kreis Paderborn

Leistungsumfang

Der Auftraggeber beschafft ein modular aufgebautes Smart-Locker- und Übergabesystem für das Richard von Weizsäcker Berufskolleg des Kreises Paderborn. Das System besteht aus einem Schrank mit maximal 1.650 mm Höhe, 1.600 mm Breite und 520 mm Tiefe, der insgesamt 14 Facheinheiten zur Aufbewahrung sowie eine Facheinheit für ein Bedienpanel enthält. Die Fächer sind in drei Größen unterteilt: vier große Fächer in der unteren Reihe für Koffer und Pakete, vier mittlere Fächer für Rucksäcke und Päckchen sowie sechs kleine Fächer für Zeugnisse und Ordner.

Die Umhausung soll in Eiche-Dekor ausgeführt werden, die Türen in einer dezenten, dazu passenden Farbgebung. Das System muss über eine cloudbasierte Steuerung mit europäischem Sicherheitsstandard verfügen und den digitalen, dokumentierten und kontaktlosen Austausch von Gegenständen, Dokumenten und Informationen ermöglichen. Der Gesamtpreis umfasst Lieferung, Montage, Einrichtung, Inbetriebnahme, Einweisung, Dokumentation, Lizenzen, Wartung und alle sonstigen im Leistungsverzeichnis bezeichneten Leistungen.

Einsatzort ist das Berufskolleg des Kreises Paderborn.

Anforderungen an die Leistung

• Das System muss die Maximalabmessungen von 1.650 mm x 1.600 mm x 520 mm (H x B x T) einhalten.
• Es müssen 14 Facheinheiten zur Aufbewahrung und eine Facheinheit für das Bedienpanel vorhanden sein.
• Vier große Fächer (untere Reihe) dürfen maximal 700 x 350 x 550 mm (H x B x T) messen.
• Vier mittlere Fächer (mittlere Reihe) dürfen maximal 330 x 350 x 550 mm (H x B x T) messen.
• Sechs kleine Fächer (obere Reihe) dürfen maximal 160 x 350 x 550 mm (H x B x T) messen.
• Die Umhausung muss in Eiche-Dekor ausgeführt sein.
• Die Türen müssen eine dezente Farbgebung aufweisen, die optisch zur Umhausung passt.
• Die Fachaufteilung muss der beigelegten Skizze entsprechen.
• Das System muss über ein cloudbasiertes Datensystem mit europäischem Sicherheits- und Qualitätsanspruch verfügen.
• Das System muss den digitalen, dokumentierten und kontaktlosen Austausch von Gegenständen, Dokumenten und Informationen ermöglichen.
• Mit dem Angebot ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO vorzulegen.
• Mit dem Angebot sind Produktdatenblätter, Zertifikate oder Prüfberichte für die einzelnen Komponenten einzureichen.

Vertrag und Vergütung

Das Vergütungsmodell basiert auf einem Gesamtpreis, der sämtliche Kosten für Lieferung, Montage, Einrichtung, Inbetriebnahme, Einweisung, Dokumentation, Lizenzen, Wartung und sonstige Leistungen umfasst. Angaben zu Vertragslaufzeit, Verlängerungsoptionen, Service Levels oder Vertragsstrafen sind den vorliegenden Unterlagen nicht zu entnehmen. Die Vergabe- und Vertragsbedingungen des Landes NRW (Formular 512 bzw.

512a) sowie besondere Vertragsbedingungen zu Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen sind Vertragsbestandteil. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ist Pflichtbestandteil des Vertrages.

Ablauf des Verfahrens

Das Verfahren wird nach § 75 a GO NRW über die Vergabeplattform Vergabe Westfalen (https://www.vergabe-westfalen.de/) durchgeführt. Die gesamte Kommunikation, einschließlich Bieterfragen, erfolgt ausschließlich über dieses Portal. Konkrete Daten für die Frist zur Einreichung von Bieterfragen, die Angebotsfrist, die Bindefrist und den geplanten Zuschlagstermin sind den vorliegenden Unterlagen nicht zu entnehmen und sind auf der Vergabeplattform zu prüfen.

Bis zum Ende der Angebotsfrist können Angebote elektronisch zurückgezogen werden; danach sind Bieter bis zum Ablauf der Bindefrist an ihr Angebot gebunden.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung setzt K.-o.-Kriterien konsequent im Leistungsverzeichnis um und macht sie für Bieter und Vergabestelle transparent nachprüfbar, was den Wertungsaufwand erheblich reduziert. Die Kombination aus rein preisbasierter Zuschlagserteilung und verbindlichen Mindestanforderungen ist für standardisierbare Produkte mit klaren technischen Spezifikationen gut geeignet.

Andere Vergabestellen sollten prüfen, ob die Pflicht zur Vorlage des AVV bereits mit dem Angebot für vergleichbare IT-nahe Beschaffungen sinnvoll ist, da dies die Vertragsvorbereitung beschleunigt. Die Anforderung, Produktdatenblätter und Zertifikate bereits mit dem Angebot einzureichen, schafft Transparenz, erhöht aber den Aufwand für Bieter und sollte nur verlangt werden, wenn die Angaben tatsächlich zur Wertung gebraucht werden.

Die Benennung einer konkreten Nachprüfstelle (Bezirksregierung Detmold) und die klare Festlegung auf ein nationales Verfahren nach § 75 a GO NRW sind für Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte vorbildlich dokumentiert.