Fachanwendung für den Bereich Bauen

Leistungsumfang

Beschafft wird eine On-Premise-Fachanwendung für den Bereich Bauen, die in der Kreisverwaltung Rhein-Pfalz-Kreis eingesetzt werden soll. Die Anwendung muss an das Landesportal 'Digitale Baugenehmigung' des Landes Rheinland-Pfalz angebunden werden und eine medienbruchfreie Bearbeitung von Bauanträgen ermöglichen. Neben dem Baugenehmigungsverfahren sind Module für wiederkehrende Prüfungen, Gefahrenverhütungsschauen und Kommunikation als Pflichtmodule gefordert.

Optional werden weitere Module für Verfahren nach BImSchG, Wasserrecht, Denkmalschutz und Abfallrecht erwartet. Der Leistungsumfang umfasst Kauf-Lizenzen inkl. Wartung, Support und Updates/Upgrades, die Übernahme des Altdatenbestandes (Migration), Implementierung und Einrichtung, Setup-Leistungen sowie Schulungen und Dokumentation. Leistungsort ist die Kreisverwaltung Rhein-Pfalz-Kreis, Europaplatz 5, 67063 Ludwigshafen.

Der voraussichtliche Leistungszeitraum beträgt fünf Jahre mit Verlängerungsoption.

Anforderungen an die Leistung

• Die Fachanwendung muss als On-Premise-Lösung bereitgestellt werden.
• Eine Schnittstelle zum Landesportal 'Digitale Baugenehmigung' des Landes Rheinland-Pfalz muss vorhanden sein.
• Medienbruchfreie Bearbeitung von Bauanträgen muss gewährleistet sein.
• Standardkonformität, Interoperabilität und Kompatibilität müssen erfüllt werden.
• Die Verwaltung von Grundstücksdaten muss möglich sein.
• Elektronische Bauakten (E-Akten) müssen verwaltet und bearbeitet werden können.
• Ein Baulastenverzeichnis muss geführt werden können.
• Fristnotierung und Fristenüberwachung müssen integriert sein.
• Schnittstellen zu anderen Systemen müssen vorhanden sein.
• Pflichtmodule für wiederkehrende Prüfungen, Gefahrenverhütungsschauen und Kommunikation müssen enthalten sein.
• Die Migration des Altdatenbestandes muss möglich sein.
• Anforderungen an Wartung, Support, Schulungen und Dokumentation gemäß Leistungsbeschreibung müssen erfüllt werden.

Vertrag und Vergütung

Die Vertragslaufzeit beträgt fünf Jahre mit Verlängerungsoption. Das Vergütungsmodell sieht einmalige Kosten (Kaufpreis/Lizenzen, Workshop- und Schulungstage, Spesen, sonstige Kosten) sowie laufende jährliche Kosten (Wartungsgebühren, sonstige jährliche Kosten) vor; alle Preise sind für die gesamte Laufzeit einschließlich optionaler Verlängerungen fest. Der Gesamtpreis wird auf Basis einer Kalkulation über 60 Monate (5 Jahre) ermittelt.

Angegebene Stundensatz- und Tagespauschalpositionen begründen keinen zwingenden Vergütungsanspruch in entsprechender Höhe, soweit fiktive Kalkulationselemente enthalten sind. Vertragsbedingungen basieren auf einem EVB-IT-Vertrag. Konkrete Angaben zu Vertragsstrafen oder Sonderkündigungsrechten sind in den vorliegenden Unterlagen nicht ausgeführt.

Ablauf des Verfahrens

Die Auftragsbekanntmachung erfolgte am 08.09.2026. Bewerberfragen konnten bis zum 18.09.2026 um 12:00 Uhr über die Vergabeplattform gestellt werden. Die Teilnahmefrist endete am 23.09.2026 um 09:00 Uhr. Der voraussichtliche Versand der Aufforderung zur Angebotsabgabe (Erstangebot) war für den 30.09.2026 vorgesehen. Danach folgen die Verhandlungsphasen mit Folge- und finalen Angeboten; konkrete weitere Daten sind in den vorliegenden Unterlagen nicht genannt.

Eine Bindefrist ist in den vorliegenden Unterlagen nicht ausdrücklich benannt.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung trennt funktionale und nicht-funktionale Anforderungen sauber in Muss- und Kann-Kriterien, was eine nachvollziehbare Wertung erleichtert und als Muster übertragbar ist. Die Kombination aus Preis (60 %) und Qualität (40 %) mit klar gestuften Bewertungsrastern (5 Punktstufen je Unterkriterium) ist transparent und rechtssicher dokumentiert. Besonders praxistauglich ist das Preisblatt, das einmalige und laufende Kosten getrennt erfasst und auf eine Gesamtlaufzeit von 60 Monaten kalkuliert, was Vergleichbarkeit schafft.

Andere Vergabestellen sollten darauf achten, dass die Bewertungsformel für den Preis (Z = L/P) und die Behandlung der Kann-Kriterien als Zusatzpunkte vorab klar kommuniziert werden, um Transparenzrügen zu vermeiden. Der Zeitplan zwischen Bekanntmachung und Teilnahmefrist ist sehr knapp bemessen (rund zwei Wochen), was bei komplexen IT-Beschaffungen zu dünner Bewerberdecke führen kann.