Die Stadt Halle (Saale) beschafft die Sicherungsverfilmung sowie die anschließende Sicherungsdigitalisierung historischer Archivalien des Stadtarchivs Halle, bestehend aus Historischen Akten des Magistrats, Handschriften und Namenverzeichnissen der Standesamtsbücher. Der Auftragnehmer holt die Archivalien ab, verfilmt sie auf 35-mm-Silbergelatinefilm, erstellt Sicherheitskopien als Diazo-Duplikat-Rollfilm und digitalisiert die angefertigten Mikrofilme anschließend.
| Reichweite | national/EU (oeVergabe) |
| Vergabeart | Öffentliche Ausschreibung |
| Kategorie | Sonstige |
| Erfüllungsort | Stadt Halle (Saale) Stadtarchiv Halle (Saale) Rathausstraße 1 06108 Halle (Saale) |
| Telefon | +49 345-2214448 Freischalten |
| Website | https://ausschreibung.halle.de/NetServer/PublicationControllerServlet? Freischalten |
| Verfahrensunterlage | 185 KB | |
| Verfahrensunterlage | 77 KB | |
| Formblatt | 977 KB | |
| Formblatt | 27 KB | |
| Leistungsverzeichnis | 18 KB | |
| Leistungsverzeichnis | 90 KB | |
| Vertrag | 81 KB | |
| Vertrag | 73 KB | |
| Vertrag | 99 KB | |
| Sonstige | 646 KB | |
| Sonstige | 1.3 MB | |
| Sonstige | 4.1 MB |
Nutzen Sie dieses und über 100.000 weitere Vergabeunterlagen als Orientierung: vergleichbare Leistungsverzeichnisse finden, Kriterien recherchieren und mit unseren KI-Generator-LVs und -LB in Minuten erstellen. Alles in unserem Vergabe-Archiv.
Muster-Leistungsverzeichnisse ansehen Vergabe-Archiv durchsuchenDer Auftragnehmer hat ca. 85 Archivkartons mit 402 Archivalieneinheiten und einem Gesamtumfang von rund 65.700 Blatt aus dem Stadtarchiv Halle (Saale) abzuholen. Die Archivalien umfassen Historische Akten des Magistrats (1603 bis 1884), Handschriften der Handschriftenabteilung (1620 bis 1932) sowie Namenverzeichnisse der Standesamtsbücher für Geburten 1915, Eheschließungen 1945 und Sterbefälle 1995.
Aus den Originalen sind voraussichtlich rund 65.000 Mikrofilmaufnahmen auf 35-mm-Silbergelatinefilm herzustellen; die Blätter sind doppelseitig zu verfilmen. Von jedem Originalfilm ist eine vollständige Sicherheitskopie als Diazo-Duplikat-Rollfilm anzufertigen. Im Anschluss an die Sicherungsverfilmung sind die erstellten Mikrofilme im Rahmen der Sicherungsdigitalisierung zu digitalisieren.
Nach Abschluss aller Arbeiten sind die Archivalien zusammen mit Originalfilmen, Sicherheitskopien, Digitalisaten und der bearbeiteten Projektliste vollständig und in der übernommenen Reihenfolge an das Stadtarchiv zurückzuliefern. Die Leistungserbringung findet in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers statt.
Der Vertrag sieht einen festen Ausführungszeitraum mit Anlieferung ab 01.11.2026 und Abschluss der Leistung bis 11.12.2026 vor. Das Vergütungsmodell basiert auf einem Gesamtpreis inkl. aller Nebenkosten (Pauschalpreisstruktur für die Sicherungsverfilmung und die Sicherungsdigitalisierung), der netto ohne Umsatzsteuer anzubieten ist; die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent ist gesondert auszuweisen.
Rechnungen sind zweifach beim Auftraggeber einzureichen. Bei Überschreitung der Ausführungsfristen wird pro Werktag eine Vertragsstrafe von 1,00 Prozent des nicht nutzbaren Teils der Leistung fällig, begrenzt auf insgesamt 5,00 Prozent der Auftragssumme ohne Umsatzsteuer. Eine Sicherheitsleistung ist nur vorgesehen, wenn die Auftragssumme mindestens 50.000 Euro netto beträgt und die sach- und fristgemäße Leistung dies ausnahmsweise erfordert.
Die Vergabeunterlagen wurden am 11.09.2026 versandt. Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der Stadt Halle (Saale) einzureichen; die Angebotsfrist endet am 28.09.2026 um 12:00 Uhr. Die Bindefrist endet am 23.10.2026. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Nachzufordernde Unterlagen müssen vom Bestbieter innerhalb von 3 Tagen nach Absendung der Aufforderung elektronisch eingereicht werden.
Ein geplantes Zuschlagsdatum ist den Unterlagen nicht zu entnehmen; die Leistung soll ab 01.11.2026 beginnen.
Die Leistungsbeschreibung ist für Archivdigitalisierungsprojekte gut strukturiert: Sie trennt klar zwischen Verfilmung, Sicherheitskopie und Digitalisierung und gibt konkrete Mengengerüste (Blatt- und Aufnahmezahlen, Kartonanzahl) sowie technische Normen (DIN ISO 6199:2008-12) vor, was Vergleichbarkeit der Angebote sicherstellt. Die Pauschalpreisstruktur ist für diesen Leistungstyp nachvollziehbar, aber andere Vergabestellen sollten prüfen, ob Einheitspreise je 1.000 Aufnahmen mehr Kostentransparenz bieten, besonders wenn Abweichungen vom Mengengerüst wahrscheinlich sind.
Die sehr knappe Ausführungsfrist von rund sechs Wochen für rund 65.000 Aufnahmen ist ein kritischer Punkt, der im Marktgespräch vorab validiert werden sollte. Das Bonus-Modell für Werkstätten für Behinderte ist gesetzlich zulässig und kann übernommen werden. Die Vorgabe detaillierter Filmnummer-Startwerte setzt voraus, dass die eigene Archivnummerierung bereits definiert ist, was bei der Vorbereitung ähnlicher Verfahren früh geklärt werden sollte.
Aus den Original-Unterlagen dieses Verfahrens gewonnen.
Die öffentliche Ausschreibung ist das nationale Gegenstück zum offenen Verfahren: unbeschränkter Bieterkreis, keine vorgeschaltete Eignungsprüfung, Angebote werden direkt eingereicht.
Die Bekanntmachung stammt aus einer Quelle, die nationale und EU-weite Verfahren gemeinsam führt. Ob ober- oder unterschwellig vergeben wurde, steht in der Bekanntmachung selbst und in den Vergabeunterlagen des Verfahrens.
Für eine eigene Beschaffung lässt sich aus diesem Verfahren mehr ableiten als der Gegenstand: wie der Auftraggeber die Leistung beschrieben und gegliedert hat, welche Eignungsnachweise er verlangt, wie er Preis und Qualität gewichtet und welche Vertragsbedingungen er beilegt. Genau diese Unterlagen liegen im Vergabe-Archiv vollständig vor, auch nachdem das Verfahren auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde.
Stadt Halle (Saale), FB Recht, Team Submission ist der öffentliche Auftraggeber dieser Ausschreibung mit Erfüllungsort Stadt Halle (Saale) Stadtarchiv Halle (Saale) Rathausstraße 1 06108 Halle (Saale).
Der Auftragnehmer hat ca. 85 Archivkartons mit 402 Archivalieneinheiten und einem Gesamtumfang von rund 65.700 Blatt aus dem Stadtarchiv Halle (Saale) abzuholen. Die Archivalien umfassen Historische Akten des Magistrats (1603 bis 1884), Handschriften der Handschriftenabteilung (1620 bis 1932) sowie Namenverzeichnisse der Standesamtsbücher für Geburten 1915, Eheschließungen 1945 und Sterbefälle 1995. Aus den Originalen sind voraussichtlich rund 65.000 Mikrofilmaufnahmen auf 35-mm-Silbergelatinefilm herzustellen; die Blätter sind doppelseitig zu verfilmen. Von jedem Originalfilm ist eine vollständige Sicherheitskopie als Diazo-Duplikat-Rollfilm anzufertigen.
Die Angebotsfrist läuft bis zum 28.09.2026.
Die Vergabeunterlagen wurden am 11.09.2026 versandt. Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der Stadt Halle (Saale) einzureichen; die Angebotsfrist endet am 28.09.2026 um 12:00 Uhr. Die Bindefrist endet am 23.10.2026. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Nachzufordernde Unterlagen müssen vom Bestbieter innerhalb von 3 Tagen nach Absendung der Aufforderung elektronisch eingereicht werden. Ein geplantes Zuschlagsdatum ist den Unterlagen nicht zu entnehmen; die Leistung soll ab 01.11.2026 beginnen.
Verfilmung auf 35-mm-Silbergelatinefilm nach DIN ISO 6199:2008-12 Doppelseitige Verfilmung aller informationshaltigen Seiten einschließlich Akten- und Buchdeckel Anfertigung einer vollständigen Sicherheitskopie als Diazo-Duplikat-Rollfilm von jedem Originalfilm Originalfilme und Sicherheitskopien sind in säurefreier Banderole zu sichern und in beschrifteten, für die dauerhafte Archivierung geeigneten Kunststoff-Archivboxen getrennt bereitzustellen Eindeutige Zuordnung von Originalfilm und Sicherheitskopie über identische Filmnummer; Sicherheitskopie zusätzlich mit Zusatz 'Duplikat' zu kennzeichnen Beschriftung der Archivboxen dauerhaft, eindeutig und gut lesbar mit vorgeschriebenen Angaben ...
Der Vertrag sieht einen festen Ausführungszeitraum mit Anlieferung ab 01.11.2026 und Abschluss der Leistung bis 11.12.2026 vor. Das Vergütungsmodell basiert auf einem Gesamtpreis inkl. aller Nebenkosten (Pauschalpreisstruktur für die Sicherungsverfilmung und die Sicherungsdigitalisierung), der netto ohne Umsatzsteuer anzubieten ist; die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent ist gesondert auszuweisen. Rechnungen sind zweifach beim Auftraggeber einzureichen. Bei Überschreitung der Ausführungsfristen wird pro Werktag eine Vertragsstrafe von 1,00 Prozent des nicht nutzbaren Teils der Leistung fällig, begrenzt auf insgesamt 5,00 Prozent der Auftragssumme ohne Umsatzsteuer.
Aus den Unterlagen haben wir 4 Eignungskriterien und 1 Zuschlagskriterium herausgezogen, darunter: Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.
Alle Dokumente dieses Verfahrens liegen im Vergabe-Archiv und lassen sich als ZIP herunterladen, auch nachdem die Ausschreibung auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde. Enthalten sind je nach Verfahren Leistungsverzeichnis, Bewerbungsbedingungen, Vertragsbedingungen und die auszufüllenden Formulare.
Die vollständigen Vergabeunterlagen stehen Vergabe-Archiv Nutzern zur Verfügung. Die Registrierung ist kostenlos. Der Download läuft anschließend über Ihr Guthaben im Vergabe-Archiv, wie gewohnt.