Standing-Order-Vertrag

Leistungsumfang

Der Auftragnehmer liefert laufend Bücher und AV-Medien (CDs, DVDs, Blu-rays) für die Stadtbibliothek Recklinghausen im Standing-Order-Modus. Der jährliche Auftragswert beläuft sich auf maximal 95.000 Euro brutto, wobei rund 80 % auf Bücher und rund 20 % auf AV-Medien entfallen. Die Titelauswahl trifft bibliothekarisch qualifiziertes Personal des Auftragnehmers nach festgelegten Kriterien (Eignung für öffentliche Bibliotheken, Neuerscheinungen, breite Empfehlung).

Die Sachgebietsverteilung wird jährlich mit der Bibliotheksleitung abgestimmt. Die Medien sind technisch zu bearbeiten, d. h. Bücher werden foliiert, CDs in geeignete Hüllen oder Media-Boxen verbracht und alle Bücher mit RFID-Etiketten ausgestattet. Zu jedem Medium werden Katalogdaten nach RDA im MARC21-Format für das Bibliothekssystem Bibliotheca plus (OCLC) geliefert. Geliefert wird frei Haus an die Zentrale Einarbeitung der Stadtbibliothek (Augustinessenstr.

3, Recklinghausen) sowie an eine Zweigstelle (Am Neumarkt 19, Recklinghausen). Die Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (01.02.2027 bis 31.01.2029).

Anforderungen an die Leistung

• Die Medienauswahl muss durch bibliothekarisch qualifiziertes Personal des Auftragnehmers erfolgen; die Titel müssen für öffentliche Bibliotheken geeignet, im laufenden Jahr erschienen und aktuell sowie breit empfohlen sein.
• Neuerscheinungen sind innerhalb von 21 Kalendertagen nach Erscheinungsdatum zu liefern; Spiegel-Bestseller innerhalb von 10 Kalendertagen.
• Bücher sind mit einer Folie zu versehen (Mindestdicke ca. 70 µm für Hardcover, ca. 200 µm für Softcover).
• CDs sind je nach Anzahl der Discs in CD-Hüllen (bis 4 Discs) oder Media-Boxen mit Klarsichtschutz (ab 5 Discs) unterzubringen.
• Alle Bücher sind mit selbstklebenden RFID-Etiketten nach ISO 15693 und ISO 18000-3 (Mode 1) auszustatten, die mit dem EasyCheck-System (Version 2.7.0.0) kompatibel sind; die Chips müssen das 'Dänische Datenmodell' unterstützen.
• Die RFID-Etiketten müssen eine Funktionalität von mindestens 10 Jahren und 100.000 Schreibvorgängen, eine Reichweite von mindestens 40 cm und eine Lagerungsfähigkeit der Klebstoffe von mindestens 2 Jahren gewährleisten.
• AV-Medien dürfen nicht mit RFID-Etiketten versehen werden.
• Katalogdaten sind nach RDA im MARC21-Format einspielfertig für Bibliotheca plus (OCLC) zu liefern, einschließlich Notation nach Klarsichtsystematik, Kurzinhalt/Annotation und Schlagworten nach RSWK.
• Rechnungen müssen Einzelpreise und Nettopreise unter Berücksichtigung der Rabatte ausweisen und innerhalb von 14 Kalendertagen nach Lieferung ausgestellt werden.
• Der Auftragnehmer muss einen festen Ansprechpartner für Reklamationen und inhaltliche Fragen benennen.
• Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Tariftreue- und Mindestarbeitsbedingungen gemäß TVgG NRW verpflichtet und hat diese Pflicht auf Nachunternehmen weiterzugeben.
• Lieferung erfolgt frei Haus an zwei Lieferadressen in Recklinghausen (Zentralbibliothek und Zweigstelle).

Vertrag und Vergütung

Die Vertragslaufzeit ist auf den Zeitraum vom 01.02.2027 bis zum 31.01.2029 begrenzt, eine Verlängerungsoption ist nicht ausdrücklich vorgesehen. Die Vergütung erfolgt auf Basis der gelieferten Einzelmedien zu Einheitspreisen unter Berücksichtigung eines Bibliotheksrabatts von 10 % auf Bücher, sofern der jeweilige Verlag dies einräumt, sowie eines vom Bieter anzubietenden Preisnachlasses auf AV-Medien (UVP).

Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen nach Lieferung zu stellen. Bei dreimaliger verspäteter Lieferung innerhalb eines Quartals kann der Auftraggeber das Vertragsverhältnis fristlos kündigen. Darüber hinaus besteht ein Kündigungsrecht aus wichtigem Grund bei Verstößen gegen die Tariftreue- und Mindestarbeitsbedingungen, bei Nichtvorlage von Nachweisen oder bei Verstößen durch Nachunternehmen; in diesen Fällen kann zusätzlich eine Vertragsstrafe von 1 % bis 5 % des Auftragswertes fällig werden.

Sicherheitsleistungen können verlangt werden, sofern die Auftragssumme mindestens 50.000 Euro netto beträgt und dies ausnahmsweise erforderlich erscheint.

Ablauf des Verfahrens

Das Verfahren wird als Öffentliche Ausschreibung nach VOL durchgeführt. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr, eine Registrierung dort ist zwingend erforderlich. Die Angebotsfrist endet am 12.10.2026 um 09:30 Uhr. Die Bindefrist endet am 11.11.2026. Ab einer Auftragssumme von mehr als 30.000 Euro fordert der Auftraggeber für den vorgesehenen Zuschlagsempfänger einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt an.

Der geplante Leistungsbeginn ist der 01.02.2027.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist für einen Standing-Order-Vertrag gut strukturiert, weil sie Mengengerüst, Titelauswahlkriterien, Lieferfristen und technische Bearbeitungsanforderungen klar trennt. Besonders übertragbar ist das zweistufige Preismodell: Preisnachlass auf AV-Medien plus Bearbeitungskosten je Stück, das eine sachgerechte Vergleichbarkeit der Angebote ermöglicht. Der Bonus von 15 % für Werkstätten für Behinderte ist ein sozialpolitisches Instrument, das auch andere Stellen in ihre Wertungsmatrix aufnehmen können.

Der Verweis auf ein spezifisches Softwaresystem (EasyCheck 2.7.0.0) und einen proprietären Standard ('Dänisches Datenmodell') schränkt den Wettbewerb faktisch ein und sollte bei einer Übernahme daraufhin geprüft werden, ob eine systemoffene Formulierung möglich ist. Das Kündigungsrecht bei dreimaliger Lieferfristverletzung innerhalb eines Quartals ist ein präzises und gut justiziables Kriterium, das sich für ähnliche Abrufverträge empfiehlt.