Reinigungsdienstleistungen für das TMBWK Erfurt

Leistungsumfang

Gegenstand der Beschaffung sind Reinigungsdienstleistungen für die Mietflächen des Thüringer Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) im Gebäude Petersberg 15 in 99084 Erfurt. Die Gesamtnutzfläche beträgt ca. 1.363,66 m² und umfasst Büroräume, Besprechungsräume, Küchen, Archiv- und Lagerräume, Sanitärräume, Flure und technische Flächen. In der Mieteinheit sind ca.

43 Bedienstete tätig, zudem sind monatlich 100 bis 200 Besucher zu erwarten. Die Leistung gliedert sich in fünf Titel: Unterhaltsreinigung (Titel 1) mit unterschiedlichen Reinigungshäufigkeiten je Raumart, Grundreinigung und Einpflege als Bedarfsposition (Titel 2), Glas- und Rahmenreinigung mit einer Gesamtglasfläche von ca. 190,65 m² zweimal jährlich (Titel 3), Sonderreinigungen nach Stundenverrechnungssätzen sowie Polsterreinigung als Bedarfspositionen (Titel 4) sowie die Lieferung von Verbrauchsmaterial wie Toilettenpapier, Papiertücher, Seife und Hygienebeutel (Titel 5).

Vertragsbeginn ist der 01.12.2026.

Anforderungen an die Leistung

• Der Auftragnehmer muss ein qualifiziertes Fachunternehmen für Reinigungsdienstleistungen sein.
• Die Leistungserbringung hat ausschließlich durch Stammpersonal zu erfolgen.
• Für die gesamte Vertragsdauer ist ein kompetenter Objektverantwortlicher mit mindestens 3 Jahren Erfahrung in dieser Funktion zu stellen.
• Der Objektverantwortliche muss in der ersten Woche der Start-up-Phase täglich präsent sein, anschließend vierzehntäglich im ersten Quartal und danach mindestens einmal monatlich.
• Qualitätskontrollen sind mindestens einmal monatlich durchzuführen und schriftlich zu protokollieren; die Kontrollfunktion darf nicht von Personal wahrgenommen werden, das an den zu kontrollierenden Arbeiten beteiligt ist.
• Es sind ausschließlich geeignete Werkzeuge, Maschinen, Betriebsmittel sowie Reinigungs- und Pflegemittel zu verwenden.
• Der durchschnittliche Leistungswert in der Unterhaltsreinigung darf 209 m² pro Stunde nicht überschreiten.
• Für Reinigungsarbeiten in Sanitärbereichen und anderen Raumarten ist eine Farbcodierung gemäß den Qualitätsstandards der Leistungsbeschreibung einzuhalten.
• Vor dem Einsatz von Nachunternehmern ist die Zustimmung des Auftraggebers einzuholen; die ThürVgG-Pflichten sind an diese weiterzugeben und deren Einhaltung zu kontrollieren.
• Das Reinigungspersonal sowie alle Nachunternehmer unterliegen strikter Verschwiegenheits- und Datenschutzpflicht.
• Der Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung ist erstmalig zwei Wochen vor Beginn der Auftragsausführung vorzulegen.
• Verbrauchsmaterial (Toilettenpapier, Faltpapierhandtücher, Handwaschseife, Handdesinfektionsmittel, Hygienebeutel) ist nach den vorgegebenen Spezifikationen zu liefern.

Vertrag und Vergütung

Der Vertrag beginnt am 01.12.2026. Eine Vertragslaufzeit oder Verlängerungsoption ist in den vorliegenden Unterlagen nicht explizit genannt. Die Vergütung erfolgt auf Basis von Einheitspreisen aus dem Leistungsverzeichnis, wobei die Titel 1 und 3 als feste Positionen und die Titel 2, 4 und 5 als Bedarfspositionen nach tatsächlichem Abruf abgerechnet werden. Bei Mengenänderungen erfolgt eine Anpassung des Leistungsentgelts auf Basis der vereinbarten Einheitspreise.

Für Sonderreinigungen und bestimmte Personaleinsätze gelten Stundenverrechnungssätze. Der Auftragnehmer muss eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgegebenen Mindestdeckungssummen für die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten. Bei Verstößen gegen ThürVgG-Pflichten drohen Vertragsstrafen, fristlose Kündigung und bis zu dreijähriger Ausschluss von Vergabeverfahren.

Ablauf des Verfahrens

Die Vergabeunterlagen wurden als Öffentliche Ausschreibung nach ThürVgG veröffentlicht. Eine optionale Objektbesichtigung ist in der 40. Kalenderwoche (28.09. bis 02.10.2026) möglich; der Ansprechpartner für die Terminabsprache ist Herr Lange (TMBWK). Die Angebotsfrist endet am 15.10.2026 um 8:00 Uhr; in diesem Zeitraum ist die eVergabe-Plattform vom 08. bis 13.10.2026 nicht erreichbar.

Die Bindefrist läuft bis zum 01.12.2026. Die Leistung soll ebenfalls zum 01.12.2026 beginnen. Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist klar nach Titeln gegliedert und unterscheidet konsequent zwischen festen Positionen und Bedarfspositionen, was eine präzise Kalkulation und spätere Abrechnung erleichtert und für vergleichbare Verwaltungsgebäude gut übertragbar ist. Der explizite Ausschluss bei Überschreitung des Leistungswertes von 209 m²/Stunde ist ein wirkungsvolles Instrument zur Vermeidung unrealistischer Kalkulationen und sollte bei Reinigungsausschreibungen grundsätzlich erwogen werden.

Die strikte Nachforderungsregel kombiniert mit dem Ausschluss bei geschützten Tabellenfeldern schafft Rechtssicherheit, erhöht aber die Anforderungen an die Verfahrensvorbereitung und Bieterkommunikation erheblich. Der Hinweis auf die Plattformunterverfügbarkeit kurz vor Angebotsfristende ist vergaberechtlich heikel und sollte bei eigenen Verfahren vermieden oder durch eine Fristverlängerung abgesichert werden.

Die Mindestdeckungssummen für die Betriebshaftpflicht sind konkret und differenziert ausgewiesen, was bei Reinigungsleistungen mit Schlüsselzugang zu sensiblen Behördenräumen sinnvoll ist und als Vorlage dienen kann.