Biodiversitätskriterien in der Beschaffung - Einführung, Umsetzung u. praxisbezogene Konkretisierung

Leistungsumfang

Der Auftragnehmer soll Materialien erarbeiten, die öffentliche Beschaffungsstellen des Bundes bei der Integration von Biodiversitätsaspekten in Vergabe- und Beschaffungsprozesse unterstützen, mit Fokus auf Catering- und Kantinenleistungen. In Arbeitspaket 1 (Anteil 45 %) sind zwei Handreichungen inkl. Formulierungshilfen, Mindest- und Wertungskriterien sowie Nachweismöglichkeiten (je max.

50 Seiten) zu erstellen, gestützt auf Desk Research und bis zu zwei virtuelle Stakeholder-Austauschformate. In Arbeitspaket 2 (Anteil 40 %) ist aufbauend auf den Handreichungen ein 90-minütiges Schulungsmodul inkl. Präsentationsunterlagen, Übungen und Begleitmaterialien zu konzipieren, zu erproben und zu dokumentieren. In Arbeitspaket 3 (Anteil 15 %) sind zwei Imagevideos zur Kommunikation und für Schulungszwecke zu produzieren.

Alle Arbeitspakete werden in enger Abstimmung mit dem BfN durchgeführt; eine vorzeitige Veröffentlichung einzelner Ergebnisse ist erwünscht. Die vorgeschlagene Laufzeit für Arbeitspaket 1 beginnt in Q4 2026 und endet in Q1 2027; die Gesamtprojektlaufzeit ergibt sich aus dem Mustervertrag.

Anforderungen an die Leistung

• Handreichungen müssen vergaberechtskonforme Biodiversitätskriterien für Catering- und Kantinenleistungen enthalten und max. je 50 Seiten umfassen.
• Schulungsmodul muss als 90-minütige Einheit konzipiert sein und eigenständig in Fortbildungsangebote für Bundesbehörden integrierbar sein.
• Stakeholder-Austauschformate sind virtuell durchzuführen, mit je ca. 7-10 Teilnehmenden und einer Dauer von etwa einem halben Arbeitstag.
• Alle Veröffentlichungen müssen die Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen.
• Beim Sitzungs- und Veranstaltungscatering im Rahmen der Leistungserbringung sind Anforderungen zum Schutz der Biodiversität einzuhalten.
• Rechnungen sind ausschließlich elektronisch gemäß E-Rechnungsverordnung zu übermitteln.
• Die Arbeitspakete sind in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin durchzuführen; Berichtspflichten sind einzuhalten.
• Die entwickelten Materialien sollen in geeigneten Formaten veröffentlichungsfähig aufbereitet werden.
• Zwei Imagevideos zur Kommunikation und für Schulungszwecke sind zu produzieren.
• Synergien und Überschneidungen mit Kriterien anderer Nachhaltigkeitsbereiche sind in der Analyse zu berücksichtigen.

Vertrag und Vergütung

Die Vergütung erfolgt als Festpreis; sämtliche Leistungen und Nebenkosten sind damit abgegolten, zusätzliche Kosten werden nur nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung erstattet. Der Höchstwert beträgt 90.000 Euro brutto. Abschlags- und Teilzahlungen sind möglich, setzen aber einen entsprechenden Zahlungsplan voraus. Die Schlusszahlung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach vollständiger Leistungserbringung, erfolgreicher Endabnahme und Zugang einer prüffähigen Rechnung.

Rechnungen sind ausschließlich elektronisch gemäß E-Rechnungsverordnung zu übermitteln. Bei gesetzlicher Änderung des Steuersatzes wird der Preis entsprechend angepasst. Bedarfspositionen sind Eventualpositionen ohne Anspruch auf Ausführung; ihr Abruf liegt im alleinigen Ermessen des BfN.

Ablauf des Verfahrens

Die Vergabeunterlagen wurden am 28. Juli 2026 datiert. Bieterfragen können bis zum 28.08.2029 über die e-Vergabe-Plattform gestellt werden. Die Angebotsfrist endet am 28.09.2026 um 10 Uhr. Die Bindefrist läuft bis zum 11.11.2026. Angebote sind ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen. Ein konkretes Datum für den Zuschlag oder den Leistungsbeginn ist in den vorliegenden Unterlagen nicht genannt.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist klar in drei Arbeitspakete mit prozentualen Anteilen gegliedert, was die Kalkulation und Wertung erleichtert und als Vorbild für ähnliche Forschungs- und Entwicklungsvorhaben taugt. Die Verknüpfung von Zuschlagskriterien direkt mit den Arbeitspaketen schafft Transparenz und reduziert das Risiko von Anfechtungen. Das Modell der Wirtschaftlichkeitskennzahl Z = L/P ohne feste Gewichtungsquoten ermöglicht Flexibilität, sollte aber für Bieter und Prüfinstanzen vorab gut dokumentiert werden.

Die Mindestpunktzahl je Kriterium als Ausschlussschwelle ist ein wirksames Instrument zur Qualitätssicherung, das auch bei anderen Beschaffungen von Beratungsleistungen übertragbar ist. Der explizite Höchstwert als hartes Ausschlusskriterium erleichtert die Haushaltssicherung, schränkt aber den Wettbewerb ein, wenn er nicht sorgfältig kalibriert ist. Die Anforderung, bis zu sechs Referenzprojekte zuzulassen, wenn drei nicht ausreichen, ist ein praxisnahes und bietterfreundliches Element.