Experimenteller Wohnungs- und Städtebau - Der Stresstest für Städte: Bundesweiter Rollout in Kommunen

Leistungsumfang

Der Auftragnehmer verbreitet die vom BBSR entwickelte Web-Anwendung 'Stresstest für Städte' bundesweit in der kommunalen Praxis. Kern ist die direkte Ansprache und Beratung von rund 50 Städten und Gemeinden in eigens konzipierten, in der Regel zweistündigen Informations- und Austauschformaten, die bevorzugt vor Ort in den Kommunen stattfinden. Ergänzend präsentiert der Auftragnehmer das Instrument auf mindestens vier Fachveranstaltungen mit kommunalem Publikum.

Kommunale Spitzenverbände auf Bundes- und Landesebene sowie thematische Facharbeitskreise werden aktiv eingebunden und als Multiplikatoren gewonnen. Zu Projektbeginn entwickelt der Auftragnehmer eine Kommunikations- und Transferstrategie einschließlich eines Auswahlrasters für die Zielkommunen und eines Veranstaltungskonzepts. Die Projektlaufzeit beträgt 14 Monate (Januar 2027 bis Februar 2028).

Einsatzort ist das gesamte Bundesgebiet mit regional ausgeglichener Verteilung.

Anforderungen an die Leistung

• Die Veranstaltungen für Kommunen sind in der Regel als etwa zweistündige Informations- und Austauschformate zu konzipieren und finden bevorzugt vor Ort in den Kommunen statt.
• Es sind rund 50 Städte und Gemeinden zu erreichen; maßgeblich ist die Anzahl der erreichten Kommunen, nicht die Anzahl der Termine.
• Auf eine bundesweite und regional ausgeglichene Verteilung der erreichten Kommunen ist zu achten.
• Die Nutzung bestehender Fremdveranstaltungen zur Kommunenansprache darf nicht mehr als ein Fünftel der zu erreichenden Kommunen ausmachen.
• Auf mindestens vier Fachveranstaltungen mit kommunalem Publikum ist der Stresstest vorzustellen.
• Kommunale Spitzenverbände auf Bundesebene (insbesondere Deutscher Städtetag, Deutscher Landkreistag, Deutscher Städte- und Gemeindebund) sowie kommunale Landesverbände sind aktiv anzusprechen.
• In AP 1 sind eine Kommunikations- und Transferstrategie, ein Veranstaltungskonzept sowie ein detaillierter Arbeits- und Zeitplan zu entwickeln und mit dem Auftraggeber abzustimmen.
• Der Auftragnehmer hat alle Kontakte und Termine mit kommunalen Verbänden zu dokumentieren.
• Präsentationsunterlagen für Fachveranstaltungen sind nach den Veranstaltungen dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen.
• Das im Angebot benannte Personal ist einzusetzen; ein Personalwechsel bedarf der Zustimmung des Auftraggebers.
• Die Kalkulation ist im Angebotsformular nach Personalkosten (Stundensatz x Stunden je Arbeitspaket), Sachkosten und Reisekosten aufzuschlüsseln.
• Eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Bezugs zu Russland gemäß Verordnung (EU) 2022/576 ist einzureichen.

Vertrag und Vergütung

Es wird ein Werkvertrag mit Pauschalpreisvereinbarung geschlossen, der sämtliche Leistungen einschließlich aller Nebenkosten abdeckt. Optionale Leistungen können vom Auftraggeber bis zu zwei Monate nach fachlicher Abnahme des Endberichts abgerufen werden; der Auftragnehmer bleibt bis dahin an sein Angebot gebunden. Teilzahlungen nach Leistungsfortschritt sind vorgesehen; die Schlusszahlung erfolgt nach vollständiger Leistungserbringung, Abnahme und anerkannter Schlussrechnung.

Notwendige Überarbeitungen bei unveränderter Leistungsbeschreibung sowie forschungsbegleitende Gespräche und Präsentationen auf Anforderung des Auftraggebers in Bonn oder Berlin werden nicht zusätzlich vergütet. Ein Wechsel der im Angebot benannten Mitarbeiter ist dem Auftraggeber anzuzeigen und bedarf dessen Zustimmung, die nur aus wichtigem Grund verweigert werden darf. Vertragsgrundlagen sind die Leistungsbeschreibung, das Angebot des Auftragnehmers, ggf.

eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung sowie die Dokumentations- und Gestaltungsrichtlinien des BBSR.

Ablauf des Verfahrens

Die Projektlaufzeit beginnt im Januar 2027 und endet im Februar 2028. Ein konkretes Datum für die Angebotsfrist, eine Bindefrist in Tagen oder ein geplanter Zuschlagstermin sind in den vorliegenden Unterlagen nicht genannt. Der Zeitplan im Angebotsformular sieht eine quartalsweise bzw. monatliche Darstellung der Arbeitsschritte für 2027 und 2028 vor. Abstimmungsgespräche mit dem Auftraggeber in Bonn oder Berlin sind während der gesamten Projektlaufzeit vorgesehen.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist klar in vier Arbeitspakete mit nachvollziehbaren Zielen, Mengengerüst (50 Kommunen, 4 Fachveranstaltungen) und zeitlicher Einordnung strukturiert, was eine gute Grundlage für Angebotskalkulation und spätere Leistungskontrolle bietet. Die Kombination aus harter Preisobergrenze und Ausschluss bei 0 Punkten in jedem Zuschlagskriterium ist ein wirkungsvolles Instrument zur Qualitätssicherung, sollte aber vorab vergaberechtlich abgesichert werden.

Die Eignungskriterien sind thematisch sehr spezifisch auf den Rollout-Charakter zugeschnitten und für vergleichbare Transfer- oder Disseminationsvorhaben gut übertragbar. Die Begrenzung der Fremdveranstaltungsnutzung auf ein Fünftel ist ein innovatives Steuerungselement, das Eigeninitiativen des Auftragnehmers sicherstellt und bei ähnlichen Kommunikationsaufträgen Nachahmung verdient.

Die optionale Leistungsabrufklausel mit zweimonatiger Bindungsfrist nach Endbericht ist praxistauglich, sollte aber mit einer klaren Beschreibung der Optionsinhalte im Angebotsformular verknüpft werden, die in den vorliegenden Unterlagen noch offen erscheint.