Die Deutsche Stiftung für internationale rechtliche Zusammenarbeit (IRZ) e.V. beschafft eine cloudbasierte, integrierte Standard-Buchhaltungs- und Controlling-Software (FI/CO-Software) einschließlich Einführung, Konfiguration, Schulung sowie Betrieb, Wartung und Support. Die Software soll GoBD-konforme Finanzbuchhaltung, Fremdwährungsprozesse, Projekt- und Kostenrechnung sowie ein konfigurierbares Controlling-Berichtswesen abbilden. Der Produktivstart der Buchhaltungsfunktionalitäten ist zum 01.01.2027 vorgesehen.
| Reichweite | national/EU (oeVergabe) |
| Vergabeart | Negotiated award with public participation competition |
| Kategorie | IT |
| Erfüllungsort | Bonn |
| vergabe@irz.de Freischalten | |
| Website | evergabe-online.de Freischalten |
| Verfahrensunterlage | 486 KB | |
| Verfahrensunterlage | 362 KB | |
| Verfahrensunterlage | 390 KB | |
| Formblatt | 253 KB | |
| Sonstige | 132 KB | |
| Sonstige | 101 KB | |
| Formblatt | 353 KB | |
| Formblatt | 294 KB | |
| Sonstige | 1 KB | |
| Formblatt | 405 KB |
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Muster-Leistungsverzeichnisse ansehen Vergabe-Archiv durchsuchenDie IRZ beschafft eine integrierte, cloudbasierte Standard-Buchhaltungs- und Controlling-Software für einen Verein mit 55 Mitarbeitern und rund 20 Partnerstaaten. Die Software muss GoBD-konforme Finanzbuchhaltung nach HGB und AO, eine Einnahmen-Überschussrechnung, Fremdwährungsprozesse sowie ein konfigurierbares Controlling-Berichtswesen abbilden. Einzuführen ist ein neuer einheitlicher Kontenplan, ein Kostenstellensystem und Projektkostenträger.
Der Leistungsumfang umfasst Lizenzierung, Konzeption, Konfiguration, Einrichtung des Controlling-Berichtswesens, Anwenderschulung sowie laufenden Betrieb, Wartung, Pflege und Support über die Vertragslaufzeit. Besonderer Wert wird auf die Abbildung von Fördermittelanforderungen (Sphärenrechnung, Mittelverwendung, Spenden) und die Anbindung an externe Berichtspflichten gegenüber EU und Bund gelegt.
Standardschnittstellen zur Reduktion manueller Medienbrüche sind gefordert. Die Software wird als Cloud-/SaaS-Lösung betrieben; Anforderungen an DSGVO-Konformität sind umfassend geregelt.
Angaben zu Vertragslaufzeit, Verlängerungsoptionen und konkretem Vergütungsmodell (Festpreis, Einheitspreise, Stundensätze) sind den Unterlagen nicht ausdrücklich zu entnehmen. Das Preisblatt ist mit dem Angebot einzureichen; die Kosten für Drittprodukte zur Erfüllung von Muss-Anforderungen sind dort auszuweisen. Es gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B).
Angaben zu Service Level Agreements, Vertragsstrafen oder Kündigungsrechten finden sich in den vorliegenden Unterlagen nicht.
Das Verfahren wird als zweistufige Verhandlungsvergabe mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Teilnahmeanträge waren bis zum 28. September 2026, 12.00 Uhr, ausschließlich über die Plattform evergabe-online.de einzureichen. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Bewerber war voraussichtlich für den 1. Oktober 2026 vorgesehen; die konkrete Angebotsfrist wird mit dieser Aufforderung festgelegt.
Die Bindefrist der Angebote endet laut Teilnahmeaufforderung am 30. Oktober 2026, laut Leistungskatalog am 31. Oktober 2026. Ein konkretes Datum für den Zuschlag ist nicht angegeben; Leistungsbeginn ist de facto Oktober 2026 mit Produktivstart zum 01.01.2027.
Die Vergabeunterlagen zeigen eine gut strukturierte, mehrstufige Eignungs- und Zuschlagsbewertung: Der Teilnahmewettbewerb mit einem transparenten Punktesystem (max. 85 Punkte) und klaren Referenzschwellen ermöglicht eine nachvollziehbare Bewerberauswahl und ist auf ähnliche Softwarebeschaffungen übertragbar. Der detaillierte Anforderungskatalog mit Muss- und Soll-Kriterien sowie abgestuften Erfüllungsstufen (Standard, Konfiguration, Customizing, Drittprodukt) ist ein bewährtes Instrument, das anderen Vergabestellen als Vorlage für funktionale Leistungsbeschreibungen bei Softwarevergaben dienen kann.
Besonders beachtenswert ist die konsequente Regelung, dass fehlende Angaben zur Erfüllungsstufe als nicht erfüllt gelten, was Interpretationsspielräume minimiert. Der sehr enge Projektzeitplan mit Go-Live innerhalb weniger Monate nach Zuschlag birgt Risiken und sollte bei Nachnutzung realistischer bemessen werden. Die Divergenz der Bindefrist zwischen zwei Dokumenten (30. Oktober vs.
31. Oktober 2026) zeigt, dass eine abschließende Querprüfung aller Vergabeunterlagen auf Widerspruchsfreiheit unerlässlich ist.
Aus den Original-Unterlagen dieses Verfahrens gewonnen.
Die Bekanntmachung stammt aus einer Quelle, die nationale und EU-weite Verfahren gemeinsam führt. Ob ober- oder unterschwellig vergeben wurde, steht in der Bekanntmachung selbst und in den Vergabeunterlagen des Verfahrens.
Für eine eigene Beschaffung lässt sich aus diesem Verfahren mehr ableiten als der Gegenstand: wie der Auftraggeber die Leistung beschrieben und gegliedert hat, welche Eignungsnachweise er verlangt, wie er Preis und Qualität gewichtet und welche Vertragsbedingungen er beilegt. Genau diese Unterlagen liegen im Vergabe-Archiv vollständig vor, auch nachdem das Verfahren auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde.
Deutsche Stiftung für internationale rechtliche Zusammenarbeit e.V. ist der öffentliche Auftraggeber dieser Ausschreibung mit Erfüllungsort Bonn.
Die IRZ beschafft eine integrierte, cloudbasierte Standard-Buchhaltungs- und Controlling-Software für einen Verein mit 55 Mitarbeitern und rund 20 Partnerstaaten. Die Software muss GoBD-konforme Finanzbuchhaltung nach HGB und AO, eine Einnahmen-Überschussrechnung, Fremdwährungsprozesse sowie ein konfigurierbares Controlling-Berichtswesen abbilden. Einzuführen ist ein neuer einheitlicher Kontenplan, ein Kostenstellensystem und Projektkostenträger. Der Leistungsumfang umfasst Lizenzierung, Konzeption, Konfiguration, Einrichtung des Controlling-Berichtswesens, Anwenderschulung sowie laufenden Betrieb, Wartung, Pflege und Support über die Vertragslaufzeit.
Das Verfahren wird als zweistufige Verhandlungsvergabe mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Teilnahmeanträge waren bis zum 28. September 2026, 12.00 Uhr, ausschließlich über die Plattform evergabe-online.de einzureichen. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Bewerber war voraussichtlich für den 1. Oktober 2026 vorgesehen; die konkrete Angebotsfrist wird mit dieser Aufforderung festgelegt. Die Bindefrist der Angebote endet laut Teilnahmeaufforderung am 30. Oktober 2026, laut Leistungskatalog am 31. Oktober 2026. Ein konkretes Datum für den Zuschlag ist nicht angegeben; Leistungsbeginn ist de facto Oktober 2026 mit Produktivstart zum 01.01.2027.
GoBD-konforme Finanzbuchhaltung nach §§ 238, 239, 257 HGB sowie §§ 145, 146, 147 AO Abbildung einer Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und eines wirtschaftlichen Zweckbetriebs als steuerlich separierbarer Sphäre Durchgängige Unterstützung von Fremdwährungs- und Auslandsprozessen Konfigurierbares Controlling-Berichtswesen mit Echtzeitdatenaustausch zur Finanzbuchhaltung Abbildung von Projektkostenträgern, Kostenstellen und einem einheitlichen Kontenplan (Neuanlage) Umfassende Fördermittelabrechnung inklusive Sphärenrechnung, Mittelverwendungsnachweis und Spendenabbildung
Angaben zu Vertragslaufzeit, Verlängerungsoptionen und konkretem Vergütungsmodell (Festpreis, Einheitspreise, Stundensätze) sind den Unterlagen nicht ausdrücklich zu entnehmen. Das Preisblatt ist mit dem Angebot einzureichen; die Kosten für Drittprodukte zur Erfüllung von Muss-Anforderungen sind dort auszuweisen. Es gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B). Angaben zu Service Level Agreements, Vertragsstrafen oder Kündigungsrechten finden sich in den vorliegenden Unterlagen nicht.
Aus den Unterlagen haben wir 3 Eignungskriterien und 3 Zuschlagskriterien herausgezogen, darunter: Das Unternehmen hat in den letzten drei Jahren mindestens 1 Projekt zur Einführung einer Buchhaltungs- oder Controllingsoftware bei Auftraggebern vergleichbarer Größe durchgeführt ....
Alle Dokumente dieses Verfahrens liegen im Vergabe-Archiv und lassen sich als ZIP herunterladen, auch nachdem die Ausschreibung auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde. Enthalten sind je nach Verfahren Leistungsverzeichnis, Bewerbungsbedingungen, Vertragsbedingungen und die auszufüllenden Formulare.
Die vollständigen Vergabeunterlagen stehen Vergabe-Archiv Nutzern zur Verfügung. Die Registrierung ist kostenlos. Der Download läuft anschließend über Ihr Guthaben im Vergabe-Archiv, wie gewohnt.