Der DAAD beschafft eine extern gehostete E-Mail-Lösung (SaaS) für externe Nutzergruppen wie DAAD-Informationszentren, Lektorate, Langzeitdozenturen, Freundeskreise und das Programm Europa macht Schule. Die Lösung soll professionelle Kommunikation, IT- und Datensicherheit sowie einfache Nutzbarkeit auf mobilen Endgeräten gewährleisten, ohne Anbindung an die internen Systeme des DAAD. Ergänzend können Entwicklungs- und Schulungsleistungen auf Abruf beauftragt werden.
| Reichweite | national/EU (oeVergabe) |
| Vergabeart | Öffentliche Ausschreibung |
| Kategorie | Sonstige |
| Erfüllungsort | Bonn |
| vergabe-einkauf@daad.de Freischalten | |
| Telefon | +49 228 882-0 Freischalten |
| Website | www.daad.de Freischalten |
| Verfahrensunterlage | 126 KB | |
| Verfahrensunterlage | 282 KB | |
| Formblatt | 183 KB | |
| Formblatt | 174 KB | |
| Leistungsverzeichnis | 198 KB | |
| Vertrag | 294 KB | |
| Vertrag | 401 KB | |
| Sonstige | 82 KB | |
| Sonstige | 185 KB | |
| Sonstige | 188 KB | |
| Sonstige | 176 KB | |
| Sonstige | 24 KB | |
| Sonstige | 172 KB | |
| Sonstige | 183 KB | |
| Sonstige | 172 KB | |
| Formblatt | 172 KB | |
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| Sonstige | 1 KB |
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Muster-Leistungsverzeichnisse ansehen Vergabe-Archiv durchsuchenBeschafft wird eine extern gehostete E-Mail-Lösung als SaaS für mehrere externe Nutzergruppen des DAAD: DAAD-Informationszentren (ca. 150 Postfächer unter standortspezifischen Domänen wie z. B. daad-ukraine.org), DAAD-Lektorate (ca. 300 personalisierte und ca. 470 Funktionspostfächer unter daad-lektorat.de) sowie künftig rund 40 bis 50 Langzeitdozenturen und weitere Gruppen wie DAAD-Freundeskreis und Europa macht Schule.
Die Lösung muss professionelle Kommunikation, Skalierbarkeit, mobile Nutzbarkeit sowie IT- und Datensicherheit gewährleisten. Es sind sowohl personalisierte Postfächer als auch standortbezogene Funktionspostfächer vorzusehen, die miteinander verknüpft werden können. Die Verwaltung der Postfächer erfolgt durch DAAD-Mitarbeitende in der Zentrale. Ergänzend können auf Abruf Entwicklungs- und Schulungsleistungen beauftragt werden, etwa für die Realisierung von Kann-Anforderungen oder die Schulung neuer Nutzer.
Das Gesamtabrufvolumen der Rahmenvereinbarung ist auf 200.000 EUR netto begrenzt.
Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung, die Leistung startet am 16.11.2026. Die Grundlaufzeit endet am 15.11.2027. Der Vertrag verlängert sich automatisch bis zu fünfmal um jeweils ein Jahr, sofern der Auftraggeber nicht spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich kündigt; die maximale Laufzeit endet am 15.11.2032. Es handelt sich vergaberechtlich um eine Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen gemäß § 103 Abs.
5 GWB i. V. m. § 21 VgV; Einzelabrufe begründen keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Beauftragung, Mindestabnahmemengen sind nicht geschuldet. Die Vergütung umfasst laufende SaaS-Entgelte sowie Stunden- bzw. Tagessätze für Leistungen nach Aufwand (Entwicklung, Schulung). Vertragsgrundlagen sind EVB-IT Cloud-AGB, VOL/B sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Die Aufforderung zur Angebotsabgabe datiert vom 08. September 2026. Bieterfragen können ausschließlich über die Kommunikationsplattform des Bundes gestellt werden, Fristende ist der 12.10.2026 um 12:00 Uhr; Beantwortung erfolgt bis spätestens 15.10.2026. Die Angebotsfrist endet am 22.10.2026 um 12:00 Uhr. Die Bindefrist läuft bis zum 22.01.2027. Der Leistungsbeginn ist für den 16.11.2026 vorgesehen.
Die Leistungsbeschreibung ist gut strukturiert, weil sie die verschiedenen Nutzergruppen mit ihren jeweiligen Postfachstrukturen, Domänen und Verwaltungsprozessen einzeln beschreibt - das erleichtert die Angebotskalkulation erheblich und ist für ähnliche Beschaffungen übertragbar. Die Entscheidung, eine Rahmenvereinbarung mit Höchstabrufvolumen zu wählen und Entwicklungs- sowie Schulungsleistungen als Abrufpositionen zu integrieren, bietet Flexibilität und vermeidet Folgevergaben für kleinere Zusatzleistungen.
Der ausdrückliche Ausschluss jeglicher Schnittstellen zu internen Systemen schützt die interne IT-Sicherheit und vereinfacht datenschutzrechtliche Abgrenzungen. Beachtenswert ist, dass die automatische Vertragsverlängerung mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten kombiniert wird - dies gibt dem Auftraggeber Planungssicherheit, bindet ihn aber bei mangelnder interner Prozesssteuerung für bis zu sechs Jahre.
Ein zweiter Blick lohnt bei der Gewichtung der Zuschlagskriterien: Preis, Konzept und Team werden zwar genannt, aber keine konkreten Prozentsätze sind in den vorliegenden Unterlagen ausgewiesen, was die Nachvollziehbarkeit der Wertung erschweren kann.
Aus den Original-Unterlagen dieses Verfahrens gewonnen.
Die öffentliche Ausschreibung ist das nationale Gegenstück zum offenen Verfahren: unbeschränkter Bieterkreis, keine vorgeschaltete Eignungsprüfung, Angebote werden direkt eingereicht.
Die Bekanntmachung stammt aus einer Quelle, die nationale und EU-weite Verfahren gemeinsam führt. Ob ober- oder unterschwellig vergeben wurde, steht in der Bekanntmachung selbst und in den Vergabeunterlagen des Verfahrens.
Für eine eigene Beschaffung lässt sich aus diesem Verfahren mehr ableiten als der Gegenstand: wie der Auftraggeber die Leistung beschrieben und gegliedert hat, welche Eignungsnachweise er verlangt, wie er Preis und Qualität gewichtet und welche Vertragsbedingungen er beilegt. Genau diese Unterlagen liegen im Vergabe-Archiv vollständig vor, auch nachdem das Verfahren auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde.
Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V. ist der öffentliche Auftraggeber dieser Ausschreibung mit Erfüllungsort Bonn.
Beschafft wird eine extern gehostete E-Mail-Lösung als SaaS für mehrere externe Nutzergruppen des DAAD: DAAD-Informationszentren (ca. 150 Postfächer unter standortspezifischen Domänen wie z. B. daad-ukraine.org), DAAD-Lektorate (ca. 300 personalisierte und ca. 470 Funktionspostfächer unter daad-lektorat.de) sowie künftig rund 40 bis 50 Langzeitdozenturen und weitere Gruppen wie DAAD-Freundeskreis und Europa macht Schule. Die Lösung muss professionelle Kommunikation, Skalierbarkeit, mobile Nutzbarkeit sowie IT- und Datensicherheit gewährleisten. Es sind sowohl personalisierte Postfächer als auch standortbezogene Funktionspostfächer vorzusehen, die miteinander verknüpft werden können.
Die Aufforderung zur Angebotsabgabe datiert vom 08. September 2026. Bieterfragen können ausschließlich über die Kommunikationsplattform des Bundes gestellt werden, Fristende ist der 12.10.2026 um 12:00 Uhr; Beantwortung erfolgt bis spätestens 15.10.2026. Die Angebotsfrist endet am 22.10.2026 um 12:00 Uhr. Die Bindefrist läuft bis zum 22.01.2027. Der Leistungsbeginn ist für den 16.11.2026 vorgesehen.
Die E-Mail-Lösung muss als SaaS extern gehostet sein und darf keine Anbindung an interne Systeme des DAAD haben. Der Dienst muss auf mobilen Endgeräten nutzbar sein. Es müssen personalisierte Postfächer und standortbezogene Funktionspostfächer angelegt und miteinander verknüpft werden können. Die Verwaltung der Postfächer (Einrichten, Abschalten, Löschen) muss durch DAAD-Mitarbeitende in der Zentrale erfolgen können. Die Lösung muss mehrere unterschiedliche Domänen unterstützen (z. B. standortspezifische Domänen für Informationszentren, daad-lektorat.de). IT- und Datensicherheitsanforderungen müssen erfüllt sein; es ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.
Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung, die Leistung startet am 16.11.2026. Die Grundlaufzeit endet am 15.11.2027. Der Vertrag verlängert sich automatisch bis zu fünfmal um jeweils ein Jahr, sofern der Auftraggeber nicht spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich kündigt; die maximale Laufzeit endet am 15.11.2032. Es handelt sich vergaberechtlich um eine Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen gemäß § 103 Abs. 5 GWB i. V. m. § 21 VgV; Einzelabrufe begründen keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Beauftragung, Mindestabnahmemengen sind nicht geschuldet. Die Vergütung umfasst laufende SaaS-Entgelte sowie Stunden- bzw. Tagessätze für Leistungen nach Aufwand (Entwicklung, Schulung).
Aus den Unterlagen haben wir 4 Eignungskriterien und 3 Zuschlagskriterien herausgezogen, darunter: Umsatz- und Beschäftigtenzahlen.
Alle Dokumente dieses Verfahrens liegen im Vergabe-Archiv und lassen sich als ZIP herunterladen, auch nachdem die Ausschreibung auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde. Enthalten sind je nach Verfahren Leistungsverzeichnis, Bewerbungsbedingungen, Vertragsbedingungen und die auszufüllenden Formulare.
Die vollständigen Vergabeunterlagen stehen Vergabe-Archiv Nutzern zur Verfügung. Die Registrierung ist kostenlos. Der Download läuft anschließend über Ihr Guthaben im Vergabe-Archiv, wie gewohnt.