Wartung- und Instandhaltung RWA-Anlage - Fraunhofer ISE

Leistungsumfang

Der Auftragnehmer führt die jährliche Wartung und Instandhaltung aller RWA-Anlagen an acht verschiedenen Standorten bzw. Gebäudekomplexen des Fraunhofer ISE in Freiburg durch. Die Leistung umfasst Funktionsprüfungen aller Anlagenteile, Überprüfung von Antrieben, Meldern, Signalgebern, Energieversorgung und Ansteuereinrichtungen sowie Schmieren, Ölen und Reinigen beweglicher Teile.

Sicherheitsrelevante Kleinreparaturen wie Batterie- und Akkutausch sowie Meldertausch sind im Pauschalpreis enthalten. Nach jeder Wartung ist ein Wartungsbericht zu erstellen; für weitergehende Reparaturen ist ein gesondertes Angebot zu fertigen. Alle benötigten Hilfsmittel, Werkzeuge und Hilfsstoffe sind vom Auftragnehmer selbst bereitzustellen; die Abfallentsorgung obliegt ebenfalls dem Auftragnehmer.

Die Grundlaufzeit beträgt drei Jahre (01.01.2027 bis 31.12.2029), mit bis zu drei Verlängerungsoptionen von je zwölf Monaten, sodass eine Gesamtlaufzeit von bis zu sechs Jahren möglich ist. Der Einsatzort erstreckt sich auf mehrere Adressen in Freiburg (Heidenhofstraße 1b-7, Berliner Allee 30, Elsässer Straße 11, Auerstraße 8, Zinkmattenstraße 30).

Anforderungen an die Leistung

• Die Wartung muss durch einen BHE-zertifizierten Fachbetrieb mit aktuell geschulten Fachkräften durchgeführt werden.
• Es sind die Normen DIN 18232-2, DIN EN 12101 sowie die VdS/CEA-Richtlinie 4020 einzuhalten.
• Zusätzlich gelten ArbSchG, BetrSichV, TRBS, SPrüfV und UVV.
• Beim Austausch von Anlagenteilen dürfen nur Originalteile oder anerkannte Ersatzteile nach DIN 18232-2 verwendet werden.
• Nach jeder Wartung ist ein Wartungsbericht in Papier- und digitaler Form (PDF) je Anlage zu erstellen.
• Prüf- und Mängelberichte müssen Beschreibung des Schadens und genaue Maßnahmen zur Mängelbeseitigung enthalten, ggf. mit Bilddokumentation.
• Eine Terminabstimmung mit mindestens drei Wochen Vorlaufzeit ist zwingend erforderlich.
• Wartungen sollen grundsätzlich in den Kalenderwochen 17 oder 42 stattfinden.
• Fremdmitarbeiter dürfen Labore nur in Begleitung von Labormitarbeitenden betreten.
• Jährlich ist eine Gefährdungsbeurteilung einzureichen und mit der gebäudespezifischen GBU des ISE abzugleichen.
• Der Auftragnehmer stellt alle Hilfsmittel und Hilfsstoffe selbst und entsorgt Abfälle umweltgerecht auf eigene Kosten.
• Nach Zuschlag ist ein SAP-Ariba-Netzwerk-Konto für die elektronische Rechnungslegung einzurichten.

Vertrag und Vergütung

Die Grundlaufzeit des Wartungsvertrags beträgt drei Jahre vom 01.01.2027 bis 31.12.2029 mit einer Verlängerungsoption von 3 x 12 Monaten. Die ersten zwölf Monate gelten als Probezeit, während der beide Seiten mit einer Frist von vier Wochen kündigen können. Die Vergütung erfolgt als jährliche Pauschale, die alle Tätigkeiten, Prüfungen, Dokumentationen, Fahrt- und Personalkosten einschließt; Materialkosten für Reparaturen werden separat beauftragt.

Die vereinbarten Preise gelten für die Dauer der Grundlaufzeit als Festpreise; Preisanpassungen bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Die Zahlung erfolgt 30 Tage netto nach Leistungserbringung. Der Auftragnehmer muss bei Vertragsunterzeichnung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgegebenen Mindestdeckungssummen nachweisen und diese über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten.

Ablauf des Verfahrens

Die Vergabeunterlagen wurden am 14. September 2026 versandt. Bieterfragen sind bis spätestens acht Tage vor Ablauf der Angebotsfrist einzureichen; die Beantwortung erfolgt bis vier Kalendertage vor Fristende. Die Angebotsfrist endet am 12.10.2026 um 12:00 Uhr. Die Bindefrist läuft bis zum 30.10.2026. Ein konkretes Datum für den geplanten Zuschlag ist nicht genannt. Die Leistung soll am 01.01.2027 beginnen.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist gut strukturiert: Sie trennt klar zwischen pauschalierten Wartungsleistungen und gesondert zu beauftragenden Reparaturmaterialien, was Preisvergleiche erleichtert und spätere Nachtragsstreitigkeiten reduziert. Die Festlegung von Wartungsfenstern auf konkrete Kalenderwochen ist ein übertragbares Instrument für Auftraggeber mit empfindlichen Laborumgebungen.

Die Probezeitregelung mit beidseitigem Sonderkündigungsrecht von vier Wochen ist für technische Dienstleistungsverträge mit unbekanntem Auftragnehmer empfehlenswert. Das Bewertungsmodell enthält nur ein Zuschlagskriterium (Preis), was die Wertung vereinfacht, aber für komplexe Instandhaltungsleistungen mit qualitativem Spielraum kritisch hinterfragt werden sollte. Die Vorgabe einer namentlichen tagesaktuellen An- und Abmeldung auf dem Institutsgelände sowie das Verbot des Laborberetens ohne Begleitung sind sicherheitsrechtlich sinnvoll und auf andere forschungsintensive Liegenschaften übertragbar.