Das Sächsische Staatsarchiv beschafft Digitalisierungsleistungen für drei Arten von Archivgut: Mikrofilme (Los 1), Makrofiches (Los 2) und originale Karten (Los 3). Umfasst sind jeweils die Erstellung von Bilddigitalisaten sowie zugehörige Transportleistungen.
| Reichweite | national/EU (oeVergabe) |
| Vergabeart | Öffentliche Ausschreibung |
| Kategorie | Sonstige |
| Erfüllungsort | Los Nr. 1: Sächsisches Staatsarchiv Standort Dresden Archivstraße 14 01097 Dresden Archivzentrum Hubertusburg Hubertusb |
| poststelle@sta.smi.sachsen.de Freischalten | |
| Telefon | 0351/89219-710 Freischalten |
| Website | www.evergabe.sachsen.de Freischalten |
| Verfahrensunterlage | 149 KB | |
| Verfahrensunterlage | 275 KB | |
| Verfahrensunterlage | 151 KB | |
| Verfahrensunterlage | 614 KB | |
| Formblatt | 10 KB | |
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| Formblatt | 10 KB | |
| Leistungsverzeichnis | 672 KB | |
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| Leistungsverzeichnis | 12 KB | |
| Sonstige | 186 KB | |
| Sonstige | 241 KB | |
| Sonstige | 210 KB | |
| Sonstige | 150 KB | |
| Sonstige | 186 KB | |
| Sonstige | 185 KB | |
| Sonstige | 242 KB | |
| Sonstige | 210 KB | |
| Sonstige | 150 KB | |
| Sonstige | 186 KB | |
| Sonstige | 184 KB | |
| Sonstige | 185 KB | |
| Sonstige | 241 KB | |
| Sonstige | 210 KB | |
| Sonstige | 150 KB | |
| Sonstige | 5.9 MB | |
| Sonstige | 304 KB | |
| Sonstige | 195 KB | |
| Sonstige | 185 KB | |
| Sonstige | 766 KB | |
| Sonstige | 12 KB | |
| Sonstige | 12 KB | |
| Sonstige | 15 KB |
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Muster-Leistungsverzeichnisse ansehen Vergabe-Archiv durchsuchenDas Sächsische Staatsarchiv vergibt in drei Losen Digitalisierungsdienstleistungen für verschiedene Archivmaterialien. Los 1 umfasst die Digitalisierung von Mikrofilmen (451 Dickfilme mit etwa 925 Aufnahmen) einschließlich der Erstellung von Bilddigitalisaten und Transportleistungen; die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich bearbeiteter Menge. Los 2 betrifft die Digitalisierung von Makrofiches zu einem Festpreis von 17.500,00 Euro netto einschließlich Transportleistungen und Erstellung von Bilddigitalisaten.
Los 3 umfasst die Digitalisierung von originalen Karten zu einem Festpreis von 10.500,00 Euro netto einschließlich Transportleistungen. Leistungsorte sind für Los 1 und 3 der Standort Dresden (Archivstraße 14) und das Archivzentrum Hubertusburg in Wermsdorf, für Los 2 das Bergarchiv Freiberg (Schlossplatz 4) und das Archivzentrum Hubertusburg. Der Auftragnehmer hat die Digitalisate auf Festplatten zu liefern und das Archivgut nach Abnahme zurückzusenden.
Die tatsächlich bearbeiteten Mengen sind zu dokumentieren, bei Los 2 und 3 in einer Konkordanzliste.
Die Vergütung erfolgt bei Los 1 als Einheitspreis pro erstelltem Scan, bei Los 2 und Los 3 jeweils als Festpreis. Vertragsbestandteile sind die Vergabeunterlagen, das Angebot und das Auftragsschreiben sowie die VOL/B; AGB des Auftragnehmers gelten nicht. Die Zahlung erfolgt innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Abnahme der Digitalisate und Kontrolle des Archivgutes. Skonto ist mit 2 Prozent innerhalb von 14 Tagen vereinbar; Vorauszahlungen werden nicht geleistet.
Der Auftraggeber kann bei bemängelter Leistung Mittel in Höhe des strittigen Leistungsumfangs zurückbehalten. Eine Kostenobergrenze ist für alle Lose vorgesehen; bei deren Erreichen ist der Auftragnehmer zur unverzüglichen Information und zur Einholung schriftlicher Zustimmung vor weiteren kostenpflichtigen Maßnahmen verpflichtet.
Die Bekanntmachung erfolgte am 16. September 2026. Bieterfragen sind bis zum 20. Oktober 2026 per E-Mail einzureichen und werden an alle Bieter beantwortet. Die Angebotsfrist endet am 23. Oktober 2026 um 12:00 Uhr; Angebote sind elektronisch über www.evergabe.sachsen.de einzureichen, der Testscan für Los 2 zusätzlich postalisch. Die Bindefrist endet mit dem geplanten Zuschlagsdatum am 12.
November 2026. Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch geändert oder zurückgezogen werden.
Die Losaufteilung nach Materialtyp (Mikrofilm, Microfiche, Karten) ermöglicht eine zielgenaue Vergabe an spezialisierte Dienstleister und ist für ähnliche Archivdigitalisierungsprojekte übertragbar. Die Kombination aus Einheitspreis (Los 1) und Festpreis (Los 2 und 3) zeigt, wie unterschiedliche Abrechnungsmodelle je nach Vorhersehbarkeit der Menge sinnvoll eingesetzt werden können.
Besonders beachtenswert ist das Wertungsmodell für Los 2, das technische Qualitätsmerkmale (Schärfe und Grauwerte) mit 70 Prozent Gewicht neben dem Preis bewertet - dieses Modell eignet sich für alle Beschaffungen, bei denen Qualität messbar gemacht werden kann. Die Anforderung eines physischen Testscans als Pflichtbestandteil des Angebots ist ein praktikabler Weg, Qualitätsversprechen vorab zu überprüfen, verursacht aber logistischen Mehraufwand.
Das ausschließliche Zuschlagskriterium 'Gesamtbearbeitungsmenge' für Los 3 ist ungewöhnlich und sollte bei Übernahme sorgfältig auf seine Vereinbarkeit mit dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz geprüft werden.
Aus den Original-Unterlagen dieses Verfahrens gewonnen.
Die öffentliche Ausschreibung ist das nationale Gegenstück zum offenen Verfahren: unbeschränkter Bieterkreis, keine vorgeschaltete Eignungsprüfung, Angebote werden direkt eingereicht.
Die Bekanntmachung stammt aus einer Quelle, die nationale und EU-weite Verfahren gemeinsam führt. Ob ober- oder unterschwellig vergeben wurde, steht in der Bekanntmachung selbst und in den Vergabeunterlagen des Verfahrens.
Für eine eigene Beschaffung lässt sich aus diesem Verfahren mehr ableiten als der Gegenstand: wie der Auftraggeber die Leistung beschrieben und gegliedert hat, welche Eignungsnachweise er verlangt, wie er Preis und Qualität gewichtet und welche Vertragsbedingungen er beilegt. Genau diese Unterlagen liegen im Vergabe-Archiv vollständig vor, auch nachdem das Verfahren auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde.
Sächsisches Staatsarchiv ist der öffentliche Auftraggeber dieser Ausschreibung mit Erfüllungsort Los Nr. 1: Sächsisches Staatsarchiv Standort Dresden Archivstraße 14 01097 Dresden Archivzentrum Hubertusburg Hubertusb.
Das Sächsische Staatsarchiv vergibt in drei Losen Digitalisierungsdienstleistungen für verschiedene Archivmaterialien. Los 1 umfasst die Digitalisierung von Mikrofilmen (451 Dickfilme mit etwa 925 Aufnahmen) einschließlich der Erstellung von Bilddigitalisaten und Transportleistungen; die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich bearbeiteter Menge. Los 2 betrifft die Digitalisierung von Makrofiches zu einem Festpreis von 17.500,00 Euro netto einschließlich Transportleistungen und Erstellung von Bilddigitalisaten. Los 3 umfasst die Digitalisierung von originalen Karten zu einem Festpreis von 10.500,00 Euro netto einschließlich Transportleistungen.
Die Angebotsfrist läuft bis zum 23.10.2026.
Die Bekanntmachung erfolgte am 16. September 2026. Bieterfragen sind bis zum 20. Oktober 2026 per E-Mail einzureichen und werden an alle Bieter beantwortet. Die Angebotsfrist endet am 23. Oktober 2026 um 12:00 Uhr; Angebote sind elektronisch über www.evergabe.sachsen.de einzureichen, der Testscan für Los 2 zusätzlich postalisch. Die Bindefrist endet mit dem geplanten Zuschlagsdatum am 12. November 2026. Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch geändert oder zurückgezogen werden.
Digitalisate sind gemäß den Vorgaben der jeweiligen Leistungsbeschreibung (Anlage Nr. 1) zu erstellen Scans sind auf Festplatten zu liefern; der Testscan für Los 2 auf USB-Stick postalisch Bei Los 2 müssen Größenbezug und Farbwerte des Testscans den fachlichen Vorgaben entsprechen (Ausschlusskriterien) Konservatorische Rahmenbedingungen für den schonenden Umgang mit dem Archivgut sind einzuhalten Tatsächlich bearbeitete Mengen sind zu dokumentieren, bei Los 2 und 3 in einer Konkordanzliste Unterauftragnehmer sind nur für Transportleistungen zulässig und müssen nachgewiesen geeignet und zuverlässig sein
Die Vergütung erfolgt bei Los 1 als Einheitspreis pro erstelltem Scan, bei Los 2 und Los 3 jeweils als Festpreis. Vertragsbestandteile sind die Vergabeunterlagen, das Angebot und das Auftragsschreiben sowie die VOL/B; AGB des Auftragnehmers gelten nicht. Die Zahlung erfolgt innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Abnahme der Digitalisate und Kontrolle des Archivgutes. Skonto ist mit 2 Prozent innerhalb von 14 Tagen vereinbar; Vorauszahlungen werden nicht geleistet. Der Auftraggeber kann bei bemängelter Leistung Mittel in Höhe des strittigen Leistungsumfangs zurückbehalten.
Aus den Unterlagen haben wir 5 Eignungskriterien und 5 Zuschlagskriterien herausgezogen, darunter: Firmendarstellung mit Referenzen.
Alle Dokumente dieses Verfahrens liegen im Vergabe-Archiv und lassen sich als ZIP herunterladen, auch nachdem die Ausschreibung auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde. Enthalten sind je nach Verfahren Leistungsverzeichnis, Bewerbungsbedingungen, Vertragsbedingungen und die auszufüllenden Formulare.
Die vollständigen Vergabeunterlagen stehen Vergabe-Archiv Nutzern zur Verfügung. Die Registrierung ist kostenlos. Der Download läuft anschließend über Ihr Guthaben im Vergabe-Archiv, wie gewohnt.