Das Deckblatt fasst alle Eckdaten der Vergabe zusammen: Vergabestelle, Projekt- oder Maßnahmenbezeichnung, Vergabenummer und Ausschreibungs-ID, Vergabeart und Vergabeordnung, Angebots- und Bindefrist sowie die Angaben des Bieters. Wir haben diese Felder genau so angelegt, wie sie uns in den ausgewerteten Unterlagen am häufigsten begegnet sind, inklusive Auswahllisten für Vergabeart und Vergabeordnung. So ist von der ersten Zeile an erkennbar, in welchem Verfahren sich die Beschaffung bewegt.

Den qualitativen Teil bildet ein Anforderungskatalog ab, in dem jede Anforderung einem Bereich zugeordnet und mit einem Multiplikations-Faktor gewichtet wird. In der Praxis hat sich die Staffelung sehr hoch, hoch, mittel und niedrig bewährt, aus der sich die erreichbaren Punkte je Kriterium ableiten. Wir haben die Spalte für die Bieterbestätigung sowie ein Kommentarfeld bereits vorgesehen, damit die spätere Wertung nachvollziehbar dokumentiert ist. Die eigentlichen Kriterien tragen Sie selbst ein, herstellerneutral und bei Bedarf mit dem Zusatz "oder gleichwertig" nach § 31 Abs. 6 VgV.

Für mengenbasierte Beschaffungen enthält die Vorlage ein klassisches Positionsraster mit Position, Bezeichnung, Menge, Einheit sowie Einzel- und Gesamtpreis, wobei der Gesamtpreis per Formel aus Menge und Einzelpreis berechnet wird. Das Preisblatt trennt sauber zwischen Einmalkosten, laufenden Kosten pro Jahr inklusive Mindestvertragslaufzeit und optionalen Kosten und führt alles zu einem Angebotsendpreis zusammen. Umsatzsteuer und Bruttobeträge ergänzt die Vorlage automatisch. Reale Preisblätter und Leistungsverzeichnisse als Anschauungsmaterial finden Sie im Vergabe-Archiv.

Ein eigenes Blatt listet die üblichen beizufügenden Nachweise und Eigenerklärungen auf, von der Erklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB über Eignungs- und Mindestlohnerklärungen bis zu Referenzen und Versicherungsnachweisen. Die Leistungsbeschreibung muss nach § 121 GWB eindeutig und erschöpfend sein, im Unterschwellenbereich gilt Entsprechendes nach der UVgO. Die Vorlage führt Sie durch genau diese Logik, ersetzt aber keine Rechtsberatung im Einzelfall.