Von der Bedarfsermittlung bis zum Zuschlag: was öffentliche Auftraggeber bei IT-Vergaben wissen müssen, kompakt aufbereitet auf Basis der UFAB 2018.
Stand: 29.10.2026
Ein Leistungsverzeichnis (LV) ist das zentrale Dokument einer Ausschreibung. Es beschreibt so eindeutig wie möglich, was beschafft werden soll, ohne ein konkretes Produkt oder einen konkreten Anbieter zu benennen. Das ist kein redaktioneller Stil, sondern gesetzliche Anforderung: Nach § 121 Abs. 1 GWB und § 23 Abs. 1 UVgO ist der Auftragsgegenstand so zu beschreiben, dass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die Angebote verglichen werden können; § 31 VgV konkretisiert das.
In der IT-Beschaffung bedeutet das konkret: Statt "Microsoft Server 2022 mit 16 Cores" schreibt man "Betriebssystem-Server, x86-64-Architektur, mindestens 16 physische Kerne, Virtualisierungsunterstützung gemäß SLES 15 / Windows Server 2022 oder gleichwertig". Markennamen und Typbezeichnungen sind nur ausnahmsweise zulässig und dann mit dem Zusatz "oder gleichwertig" zu versehen (§ 31 Abs. 6 VgV, § 23 Abs. 5 UVgO). Fehlt der Zusatz, ist die Ausschreibung angreifbar. Dahinter steckt manchmal Unkenntnis, manchmal die faktische Bevorzugung eines Herstellers. Beides ist vergaberechtlich problematisch.
Ein vollständiges IT-Leistungsverzeichnis enthält: Leistungspositionen mit Mengenangaben, technische Mindestanforderungen, Qualitätskriterien, Liefer- und Installationsbedingungen, Support- und Wartungsanforderungen sowie Nachweispflichten. Zu den Vergabeunterlagen gehören außerdem Eignungskriterien (zum Beispiel Umsatz, Referenzen, Zertifizierungen) und Zuschlagskriterien mit ihrer Gewichtung; beides legt die Vergabestelle fest. Wer diese Grundstruktur nicht beherrscht, scheitert bereits am Startpunkt, noch bevor die eigentliche Vergabe beginnt.
Die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen, kurz UFAB, ist ein Praxisleitfaden des Bundes für IT-Beschaffungen, erarbeitet unter Mitwirkung des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des Innern. Die aktuelle Fassung ist die UFAB 2018. Die UFAB ist kein Gesetz, aber sie zeigt, wie die Anforderungen aus GWB, VgV und UVgO in der IT-Beschaffung umgesetzt werden können. Sie kann als fachliche Orientierung für IT-Beschaffungen dienen.
Die UFAB deckt den gesamten Prozess in drei Phasen ab, von der ersten Bedarfsidee bis zur Auftragsvergabe. Die nachfolgend genannten Schritte sind Aufgaben der Vergabestelle, nicht Leistungen von IT-LV. Klicken Sie auf eine Phase, um die wichtigsten Aufgaben einzusehen:
Verfahrenswahl, Fristen, Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie die Wertungsentscheidung liegen in allen Phasen bei der Vergabestelle. IT-Leistungsverzeichnisse.DE stellt Vorlagen und Werkzeuge für Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis bereit.
Die UFAB steht auf der Website der Digitalen Verwaltung kostenlos zum Download bereit. Empfehlenswert ist, sie nicht nur als Nachschlagewerk zu nutzen, sondern als prozessbegleitendes Arbeitsmittel: Jede Phase sollte vollständig abgearbeitet sein, bevor der nächste Schritt beginnt.
Bevor das erste Wort im Leistungsverzeichnis steht, muss der Bedarf strukturiert erfasst werden. Wird dieser Schritt übersprungen, hat das Folgen: Anforderungen, die erst nach Zuschlag auftauchen, führen zu teuren Nachtragsverhandlungen oder zu Systemen, die am eigentlichen Bedarf vorbeigehen.
Man unterscheidet dabei zwei Anforderungstypen, die beide im LV abgebildet sein sollten:
Die Markterkundung nach §28 VgV erlaubt es Auftraggebern, vor der Ausschreibung den Markt zu erkunden: Gespräche mit potenziellen Bietern, Anforderung von Informationsmaterial, Teilnahme an Messen. Wichtig dabei: Die Markterkundung sollte dokumentiert werden (§ 8 VgV). Hat ein Unternehmen den Auftraggeber beraten oder war es auf andere Weise an der Vorbereitung beteiligt, muss der Auftraggeber angemessene Maßnahmen ergreifen, damit der Wettbewerb durch seine Teilnahme nicht verzerrt wird (§ 7 VgV).
Die Make-or-Buy-Entscheidung gehört ebenfalls in diese Phase: Soll eine Eigenentwicklung entstehen oder ein Standardprodukt beschafft werden? Soll der Betrieb ausgeschrieben oder in Eigenregie gehalten werden? Diese Weichenstellungen bestimmen die gesamte Ausschreibungsstruktur. Es bietet sich an, die Entscheidung schriftlich zu begründen und zu den Akten zu nehmen. Das hilft bei späteren Fragen der Rechnungsprüfung.
Welche Vorschriften gelten, hängt vom geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer ab (§ 106 GWB, § 3 VgV). Für öffentliche Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB gilt bei Liefer- und Dienstleistungen Folgendes (Stand 29.10.2026). Filtern Sie nach Schwellenbereich, um die relevanten Zeilen hervorzuheben:
| EU-weites Vergabeverfahren (GWB, VgV) | ab 216.000 Euro netto; Bundeskanzleramt und Bundesministerien ab 140.000 Euro netto |
| Nationales Vergabeverfahren (UVgO bzw. Landesrecht) | unterhalb der EU-Schwellenwerte |
| Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, Verhandlungsvergabe | Wertgrenzen legen die Länder fest; maßgeblich ist die Vorschrift Ihres Landes bzw. Ihrer Kommune |
| Direktauftrag (ohne Vergabeverfahren) | Bund: bis 50.000 Euro netto (§ 55 Abs. 2 BHO); Länder und Kommunen: eigene Wertgrenzen |
Hinweis: Die EU-Schwellenwerte gelten seit 01.01.2026 (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152). Unterhalb der EU-Schwellenwerte legen die Länder eigene Wertgrenzen fest; maßgeblich ist die Vorschrift Ihres Landes bzw. Ihrer Kommune. Mehr zu Direktaufträgen lesen Sie in unserem Ratgeber Direktvergabe bei IT-Beschaffungen.
Ein typischer Fehler: Auftraggeber unterschätzen den Gesamtauftragswert, indem sie Wartung, Updates und Schulungen herausrechnen. Maßgeblich ist der voraussichtliche Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer, einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen (§ 3 Abs. 1 VgV). Gehören Wartung, Updates und Schulungen zur Leistung, zählen sie mit. Eine zu niedrige Schätzung kann zur Wahl des falschen Verfahrens führen und macht die Vergabe angreifbar.
Außerdem gilt der Losgrundsatz (§ 97a GWB): Leistungen sind in Teillose und Fachlose aufgeteilt zu vergeben. Mehrere Lose dürfen nur zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97a Abs. 2 GWB). Eine Gesamtvergabe kann spezialisierte Anbieter ausschließen. Die Gründe für eine Zusammenvergabe gehören in den Vergabevermerk (§ 8 Abs. 2 Nr. 11 VgV).
Bis zur Wertgrenze für Direktaufträge ist kein Vergabeverfahren durchzuführen. Die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gelten trotzdem, und der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln (§ 55 Abs. 2 BHO, § 14 UVgO). Es bietet sich deshalb an, Vergleichsangebote einzuholen und die Entscheidung zu dokumentieren.
Typische Schwachstellen in IT-Leistungsverzeichnissen sind zu vage oder zu enge Leistungsbeschreibungen. Zu vage: Bieter interpretieren Anforderungen unterschiedlich, Angebote werden unvergleichbar, und nach Zuschlag entstehen Nachtragsstreitigkeiten. Zu eng: eine einzige Produktlösung wird faktisch beschrieben, was den Wettbewerb ausschließt und zur Aufhebung führen kann.
Der richtige Ansatz ist die funktionale Leistungsbeschreibung: Was soll das IT-System leisten, nicht wie es aufgebaut sein soll. Für eine Firewall heißt das: "Stateful Packet Inspection, IPS-Funktion für mindestens 10 Gbit/s Durchsatz, zentralisiertes Management für mehr als 50 Geräte, Common Criteria EAL4+ zertifiziert oder gleichwertig." Nicht: "Palo Alto PA-3220." Die Muster-LVs von IT-LV sind herstellerneutral formuliert und dienen als Vorlage, die Sie an Ihren Bedarf anpassen.
Üblich ist eine Gliederung in drei Ebenen. Die UFAB spricht bei den ersten beiden von A-Kriterien (Ausschlusskriterien) und B-Kriterien (Bewertungskriterien):
Bewertungskriterien müssen vorab festgelegt und bekanntgegeben werden. Eine feste Regelgewichtung gibt es nicht; die Gewichtung legt die Vergabestelle je Verfahren fest. Eignungskriterien wie Unternehmensreferenzen gehören in die Eignungsprüfung und nicht in die Angebotswertung. Als Zuschlagskriterium nennt § 58 Abs. 2 VgV unter anderem die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals, wenn dessen Qualität erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann.
Sobald Angebote vorliegen, stellt sich die Frage: Welches ist das wirtschaftlichste? "Günstigster Preis" ist eine valide Methode, aber nicht immer die richtige. Die UFAB 2018 stellt drei Bewertungsmethoden vor; eine zwingende Zuordnung zu bestimmten Beschaffungsgegenständen gibt es nicht. Wählen Sie eine Methode, um Details, Formel und Einsatzhinweise einzusehen:
Der Zuschlag geht an das Angebot mit dem niedrigsten Preis. Technische Unterschiede zwischen den Bietern spielen keine Rolle, vorausgesetzt, alle Angebote erfüllen die Mindestanforderungen.
Wann geeignet: Standardbeschaffungen mit klar definierten, homogenen Leistungen. Beispiel: Laptops nach exakter technischer Spezifikation, Softwarelizenzen für ein bestimmtes Produkt. Die Leistung ist so eng definiert, dass alle konformen Angebote qualitativ gleichwertig sind.
Jedes Angebot erhält eine Leistungspunktzahl (L) und wird am Preis (P) gemessen. Der Quotient Z = L / P bestimmt die Rangfolge: Wer den höchsten Wert pro Euro liefert, gewinnt.
Wann geeignet: Nach der UFAB, wenn Leistung und Preis die gleiche Bedeutung erhalten sollen. Beispiel: Netzwerk-Switches mit variierenden Durchsatz- und Management-Eigenschaften, bei denen eine reine Preiswertung zu Lasten der Leistung ginge.
Die einfache Richtwertmethode, ergänzt um einen Schwankungsbereich und ein Entscheidungskriterium. Zuerst wird für jedes Angebot Z = L / P berechnet. Angebote, deren Kennzahl mehr als den vorab festgelegten Prozentsatz unter der besten Kennzahl liegt, scheiden aus. Unter den übrigen entscheidet das vorab festgelegte Entscheidungskriterium, zum Beispiel der Preis oder die Leistungspunktzahl.
Wann geeignet: Nach der UFAB, wenn viele Bewertungskriterien in die Wertung eingehen, eng beieinanderliegende Angebote erwartet werden und in dieser Führungsgruppe ein einzelnes Kriterium den Ausschlag geben soll. Aus haushaltsrechtlicher Sicht nennt die UFAB grundsätzlich den Preis als Entscheidungskriterium.
| Bieter | Leistungspunkte (L) | Preis in EUR (P) | Z = L / P |
|---|---|---|---|
| Bieter A | - | ||
| Bieter B | - | ||
| Bieter C | - |
Die meisten Vergabefehler sind vermeidbar. Hier sind sechs Fehler, die in IT-Ausschreibungen immer wieder vorkommen. Klicken Sie auf einen Fehler, um Details und den Lösungsansatz einzusehen.
Werden IT-Ausschreibungen unter unpassenden CPV-Hauptgruppen veröffentlicht, etwa aus Unkenntnis des über 9.000 Einträge umfassenden Katalogs, sinkt ihre Sichtbarkeit für spezialisierte Bieter. Das kann zu weniger Wettbewerb und schlechteren Konditionen führen.
In der Praxis: CPV-Codes werden anhand einer strukturierten Analyse der Leistungsbeschreibung ausgewählt, mit Blick darauf, ob ein spezifischerer Code verfügbar ist. Tipp: Die CPV-Code-Suche von IT-LV findet passende Codes per Freitexteingabe.
Markenbezeichnungen sind nach § 31 Abs. 6 VgV nur ausnahmsweise zulässig und dann mit dem Zusatz "oder gleichwertig" zu versehen. Fehlt der Zusatz, ist die Ausschreibung angreifbar. Das passiert zum Beispiel, wenn die interne IT-Abteilung ein bestimmtes Produkt kennt und die Anforderungen direkt aus dessen Datenblatt übernimmt, ohne an die vergaberechtlichen Konsequenzen zu denken.
Üblich ist, ausschließlich funktional zu formulieren, abgeleitet aus den Leistungsmerkmalen marktführender Produkte, aber ohne Markenbindung. So bleibt das LV wettbewerbsoffen, weil es Leistungsmerkmale statt Marken beschreibt.
Eine ISO-27001-Pflicht und 5 Mio. EUR Mindestumsatz für einen 30.000-EUR-Auftrag schränken den Bieterkreis stark ein. Zum Nachlesen: § 122 Abs. 4 GWB, wonach Eignungskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu diesem sowie dem Auftragswert in einem angemessenen Verhältnis stehen müssen. Ob die Anforderungen im konkreten Verfahren angemessen sind, prüft die Vergabestelle. Überhöhte Anforderungen schließen qualifizierte spezialisierte Anbieter aus und können zur Aufhebung des Verfahrens führen.
Vergabestellen stimmen Eignungskriterien in der Praxis auf Auftragswert und Risikostruktur ab. Einen Mindestjahresumsatz von mehr als dem Zweifachen des geschätzten Auftragswerts darf die Vergabestelle oberhalb der EU-Schwellenwerte nur verlangen, wenn aufgrund der Art des Auftragsgegenstands spezielle Risiken bestehen; das ist zu begründen (§ 45 Abs. 2 VgV).
Nach Zuschlag stellt sich heraus, dass kein Wartungsvertrag ausgeschrieben wurde. Dann beginnen teure Nachtragsverhandlungen, bei denen der Lieferant die Preissetzungshoheit hat. Dieses Problem ist strukturell: Viele Auftraggeber denken das LV nur bis zur Lieferung, nicht bis zum Ende der Nutzungsdauer des Systems.
In der Praxis: Optionale Positionen für Wartung, Updates und Schulung werden häufig von Anfang an im LV vorgesehen, damit sie im Wettbewerb bepreist sind.
Auftraggeber unterschätzen den Auftragswert, indem sie Verlängerungsoptionen, Folgekosten oder parallele Rahmenverträge herausrechnen. Nach § 3 VgV ist vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistung auszugehen, einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen; bei Rahmenvereinbarungen zählt der Gesamtwert aller geplanten Einzelaufträge (§ 3 Abs. 4 VgV). Eine zu niedrige Schätzung, die zu einem falschen Verfahren führt, macht die Vergabe angreifbar.
Nach § 3 VgV ist der Auftragswert zu schätzen; die Annahmen werden üblicherweise dokumentiert. Welche Verfahrensart gilt, entscheidet Ihre Vergabestelle.
§ 8 VgV verlangt, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren (Abs. 1) und einen Vergabevermerk mit festgelegten Mindestangaben anzufertigen (Abs. 2), etwa zu den Gründen für die Auswahl und Nichtberücksichtigung von Bietern und für die Wahl bestimmter Verfahrensarten. Ein lückenhafter Vermerk macht das Verfahren im Nachprüfungsverfahren angreifbar, selbst wenn die inhaltlichen Entscheidungen korrekt waren.
Nach §8 VgV ist das Verfahren fortlaufend zu dokumentieren. In der Praxis führen Vergabestellen den Vermerk parallel zum Verfahren und dokumentieren Entscheidungen zeitnah.
Quellen
Muster-LVs für IT-Ausschreibungen
Muster-Leistungsverzeichnisse als Vorlage für EDR, SIEM, Rechenzentrum und mehr, zum Anpassen an Ihren Bedarf.
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