Was ist ein Software-Lizenz-Leistungsverzeichnis?
Software-Lizenzen sind die Nutzungsrechte für Standardsoftware: Betriebssysteme, Office- und Kollaborationslösungen, Server- und Datenbanklizenzen sowie Cloud-Abonnements. Öffentliche Stellen beschaffen sie meist nicht einzeln, sondern über einen Rahmenvertrag mit einem Lizenzhändler, der über die Vertragslaufzeit Volumenlizenzen, Verlängerungen und Beratung liefert. Der Knackpunkt in der Ausschreibung sind die Lizenzmetriken und die Preisbindung, weil unklare Formulierungen später zu Compliance-Risiken und unvergleichbaren Angeboten führen.
Unser Muster-LV für Software-Lizenzen beschreibt die herstellerneutrale Ausschreibung eines Lizenz-Rahmenvertrags: von den abgedeckten Lizenzprogrammen und Metriken über die Reseller- und Beratungsleistungen bis zu Lizenzmanagement, Reporting und Preisbildung. Es ist auf öffentliche Verwaltung, Kliniken, Schulen und Kommunen ausgerichtet und orientiert sich an den öffentlichen Vergabestandards EVB-IT und UfAB sowie an der Rahmenvereinbarung nach VgV.
Für wen geeignet?
Leistungsumfang des Muster-LV Software-Lizenzen
Lizenzprogramme & Metriken
Der erste Abschnitt legt fest, welche Lizenzen der Rahmenvertrag überhaupt abdecken soll. Wir haben die gängigen Programme und Bezugswege verbindlich aufgenommen: Volumenlizenzprogramme und Cloud-Abonnements der marktüblichen Hersteller, Neulizenzen ebenso wie Verlängerungen und Upgrades. Besonders wichtig sind die Lizenzmetriken (nach Nutzer, Gerät, Prozessorkern oder Abonnement), weil eine falsch gewählte Metrik in der Praxis zu Unter- oder Überlizenzierung führt. Etablierte Programme sind unter anderem Microsoft Volume Licensing und die Adobe Buying Programs. Die Ausschreibung bleibt dabei herstellerneutral: gefordert wird der Bezugsweg, nicht ein bestimmter Anbieter.
Reseller-Leistungen & Beratung
Ein Lizenz-Rahmenvertrag ist mehr als reiner Einkauf. In diesem Abschnitt fordern wir die begleitenden Dienstleistungen des Auftragnehmers: eine bedarfsgerechte Lizenzberatung, die Über- und Unterlizenzierung vermeidet und Kosten optimiert, einen nachvollziehbaren Bestellprozess über ein Portal, verbindliche Lieferzeiten sowie einen festen Ansprechpartner mit Herstellerkontakt. Gerade bei Migrationen (etwa von On-Premises zu Cloud-Abonnements) ist die Beratungsleistung entscheidend, damit die Verwaltung nicht in teure Doppellizenzierungen läuft. Für die vergaberechtlich saubere Gestaltung der Rahmenvereinbarung unterstützt Sie bei Bedarf unsere IT-Ausschreibungsunterstützung.
Lizenzmanagement & Compliance
Lizenz-Compliance ist für öffentliche Stellen ein echtes Risiko: Bei Hersteller-Audits drohen Nachforderungen, wenn die Lizenzbilanz nicht sauber geführt ist. Unser Leistungsverzeichnis fordert deshalb ein transparentes Lizenzmanagement mit Reporting: eine regelmäßige Lizenzbilanz, Unterstützung beim Software Asset Management, eine Übersicht laufender Verträge samt Kündigungs- und Verlängerungsfristen sowie audit-sichere Nachweise. So behält die Verwaltung jederzeit den Überblick über Bestand, Bedarf und Fristen, statt bei jeder Vertragsverlängerung neu zu recherchieren. Reale Ausschreibungsunterlagen zu Lizenz-Rahmenverträgen im öffentlichen Sektor finden Sie als Referenz im Vergabe-Archiv.
Vertrag, Preise & Service Level
Der letzte Abschnitt regelt die kaufmännische Seite. Wir strukturieren die Rahmenvereinbarung mit Laufzeit und Abrufmodalitäten und fordern eine transparente Preisbildung: nachvollziehbare Rabattstaffeln mit Bezug auf die jeweiligen Herstellerlistenpreise, damit Angebote über die gesamte Laufzeit vergleichbar bleiben und nicht nur der Einstiegspreis zählt. Service Levels (Reaktionszeiten, Ansprechbarkeit) sowie Datenschutz und der Bezug zu den EVB-IT sind als eigene, bewertbare Positionen ausgeführt. So vergleichen Sie Angebote über die Gesamtkosten und die Servicequalität, nicht über einen einzelnen Listenpreis.
Quellen
- CIO Bund: „EVB-IT: Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen", cio.bund.de.
- Beschaffungsamt des BMI: „UfAB: Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen", bescha.bund.de.
Technische Details
| Format | Microsoft Excel (.xlsx) + PDF |
| Umfang | mehr als 40 Leistungspositionen |
| Sprache | Deutsch |
| Vergaberecht | GWB, VgV, UVgO konform (Rahmenvereinbarung) |
| Standards | EVB-IT, UfAB |
| Umfasst | Lizenzprogramme, Reseller-Leistungen, Lizenzmanagement |
| Stand | 2026 (regelmäßige Revision) |
| Lieferung | Innerhalb von 5 Werktagen nach Zahlung |
| Nutzungsrecht | Einfach, für eigene Organisation |
Muster-LV: Software-Lizenzen
- aus vergangenen Projekten entwickelt
- EVB-IT & UfAB orientiert
- herstellerneutraler Lizenz-Rahmenvertrag
- Lizenzmetriken, Compliance und Reporting
- GWB / VgV / UVgO konform
- Stand 2026 (regelmäßige Revision)
- E-Mail Support inklusive
