Abschluss einer Rahmenvereinbarung ueber den Transport der internen Dienstpost fuer das Bezirksamt Lichtenberg von Berlin

Leistungsumfang

Beschafft werden Kurierdienstleistungen für den internen Posttransport des Bezirksamts Lichtenberg von Berlin. Täglich werden von der Postverteilerstelle Alt-Friedrichsfelde 60 aus zwei Touren gefahren: eine Bürotour von Montag bis Freitag zu Bürostandorten, Bibliotheken, Kultureinrichtungen und Seniorenheimen sowie eine Schultour zu Schulstandorten des Bezirksamts. Der Fahrtbeginn ist täglich um 6:15 Uhr; die Bürostandorte sind in der Regel zwischen 7:00 Uhr und 15:30 Uhr besetzt.

Die transportierten Güter umfassen Briefe, Umlaufmappen, Verschlussmappen, Aktenordner, Posttaschen (400 x 300 x 210 mm, ca. 10 kg), PVC-Transportbehälter (400 x 300 x 320 mm, ca. 11-12 kg) sowie Pakete; das Einzelgewicht liegt stets unter 20 kg. Bei der Bürotour werden täglich ca. 55 Postkisten, bei der Schultour ca. 35 Postkisten je Leistungstag befördert. Personal und Fahrzeug werden vom Auftragnehmer gestellt; Transport- und Wechselbehälter sowie ein Transportwagen für Innengebäude werden vom Auftraggeber bereitgestellt.

Die Rahmenvereinbarung läuft vom 01.01.2027 bis 31.12.2030 und umfasst Standorte im gesamten Bezirk Lichtenberg.

Anforderungen an die Leistung

• Der Transport der internen Dienstpost hat taggleich zu erfolgen; der Tourenplan ist verbindlich einzuhalten.
• Fahrtbeginn täglich um 6:15 Uhr in der Postverteilerstelle Alt-Friedrichsfelde 60.
• Das eingesetzte Fahrzeug muss unternehmenseigen sein; Personal für Be- und Entladung wird vom Auftragnehmer gestellt.
• Transportbehälter dürfen nicht vor verschlossenen Türen oder in unverschlossenen Räumen abgestellt werden; Plomben dürfen nicht entfernt werden.
• Das Post-, Brief- und Dienstgeheimnis ist während der gesamten Leistungserbringung zu wahren.
• Beim Befahren von Dienstgrundstücken ist Schrittgeschwindigkeit gemäß StVO einzuhalten.
• Der Auftragnehmer muss jederzeit Kenntnis über den Standort der eingesetzten Fahrzeuge haben.
• Bei Fahrzeugen über 3,5 t zulässigem Gesamtgewicht sind eine gültige Versicherung nach § 7a GüKG und eine Güterkraftverkehrserlaubnis nach § 3 GüKG erforderlich.
• Das Unternehmen muss im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur eingetragen sein oder unverzüglich einen Antrag stellen.
• An gesetzlichen Feiertagen am Erfüllungsort sowie am 24. und 31.12. entfällt der Posttransport.
• Die Umweltschutzanforderungen gemäß Anlage A.1 sind einzuhalten.
• Für Standorte mit Schlüsselübergabe haftet der Auftragnehmer für Schlüsselverlust einschließlich Kosten für Ersatzbeschaffung und Schließanlagenaustausch.

Vertrag und Vergütung

Es wird eine einseitig verbindliche Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit vom 01.01.2027 bis 31.12.2030 abgeschlossen. Die Vergütung erfolgt auf Basis von Pauschalpreisen pro Woche für die Bürotour (52 Wochen/Jahr) und die Schultour (38 Wochen/Jahr), die jeweils An- und Abfahrtspauschalen sowie Fixkosten einschließen. Einzelne Anfahrtsstellen können mit einer Frist von vier Wochen zum Ende eines jeden Monats gekündigt werden, wenn sie ganz oder teilweise aufgegeben oder für andere Zwecke genutzt werden.

Eigenmächtige Touränderungen durch den Auftragnehmer können Schadensersatzforderungen begründen; Sanktionen bei Verstößen gegen Zwischenstoppzeiten sind in Teil D1 geregelt. Die Betriebshaftpflichtversicherung ist spätestens 14 Tage nach Vertragsschluss nachzuweisen.

Ablauf des Verfahrens

Die Bekanntmachung wurde auf der Vergabeplattform Berlin veröffentlicht und ist auf Datierung 08.09.2026 datiert. Die Angebotsfrist endet am 22.09.2026 um 10:00 Uhr. Die Bindefrist läuft bis zum 30.10.2026. Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform Berlin einzureichen. Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der 01.01.2027.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist strukturell gelungen, weil sie konkrete Mengenwerte (Postkisten pro Tour, Gewichte, Behältermaße) und Zeitvorgaben direkt in die Ausschreibungsunterlagen integriert und so eine nachvollziehbare Angebotskalkulation ermöglicht. Die Aufteilung des Leistungsverzeichnisses in Wochen-Pauschalpreise für Büro- und Schultour erleichtert spätere Abrechnungskontrolle erheblich.

Übertragbar ist auch die explizite Regelung zur Einzelkündigung von Anfahrtsstellen mit Fristbindung, die dem Auftraggeber Flexibilität sichert, ohne die Gesamtrahmenvereinbarung kündigen zu müssen. Kritisch zu prüfen ist die Referenzanforderung: die inhaltlichen Vorgaben im Kriterienpapier beschreiben Referenzinhalte (Fahrzeugtyp, Mietdauer), die nicht zum Leistungsgegenstand Kurierdienstleistungen passen - dies kann bei Bietern zu Unsicherheit führen und sollte bei Übernahme bereinigt werden.

Die einseitige Verbindlichkeit der Rahmenvereinbarung sollte in eigenen Verfahren stets ausdrücklich und frühzeitig kommuniziert werden, da sie Bieter bei der Risikoeinschätzung wesentlich beeinflusst.