Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der BfN-Konferenz „Progress in Marine Conservation 2027“

Leistungsumfang

Die auftragnehmende Partei unterstützt das Bundesamt für Naturschutz bei Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Konferenz 'Progress in Marine Conservation 2027', die vom 20. bis 23. September 2027 im Ozeaneum Stralsund stattfinden soll. Das Angebot ist auf Basis von 200 Teilnehmenden zu kalkulieren. Arbeitspaket 1 umfasst fachlich-inhaltliche Leistungen wie Programmentwicklung, Gewinnung von Referentinnen und Referenten sowie Moderatorinnen und Moderatoren, Organisation eines fachlich-kulturellen Beitrags, eines Ocean Innovation Market Place und einer Underwater Soundscape Experience sowie die Dokumentation und Veröffentlichung der Ergebnisse nach der Veranstaltung.

Arbeitspaket 2 umfasst organisatorische Leistungen wie Raumbuchung, Teilnehmermanagement, Catering, Veranstaltungstechnik, Fotodokumentation sowie Abrechnung mit externen Dienstleistern. Die Kooperation mit dem Deutschen Meeresmuseum und dem Exklusivpartner Basic Events ist dabei verbindlich zu beachten. Die Projektlaufzeit beginnt mit Auftragserteilung und endet mit der Nachbereitung, deren letzte Lieferpflichten bis 20.

November 2027 zu erfüllen sind.

Anforderungen an die Leistung

• Alle Arbeiten sind in enger Absprache mit der Abteilung II 3 Meeresnaturschutz des BfN durchzuführen.
• Das Angebot ist auf Basis von 200 Teilnehmenden zu kalkulieren.
• Catering muss den Nachhaltigkeitsanforderungen gemäß Punkt 6.3 der Leistungsbeschreibung entsprechen (u. a. vegetarische Verpflegung vorgesehen).
• Veröffentlichungen müssen barrierefrei gestaltet sein; die AN ist für Endredaktion und Barrierefreiheit des Abschlussdokuments zuständig.
• Papierprodukte, Druckerzeugnisse und Hygienepapier müssen den Anforderungen in Punkt 6.5 der Leistungsbeschreibung genügen.
• Die AN muss Nutzungsrechte und Bildrechte für das Abschlussdokument einholen.
• Alle Dokumente und die Kommunikation mit dem BfN sind in deutscher Sprache abzufassen; die Konferenz selbst ist englischsprachig.
• Der Ablaufplan muss Meilensteine enthalten und laufend angepasst werden; erster Zeitplan bis 15. November 2026.
• Kosten müssen nach Haushaltsjahren getrennt mit Personalaufwand in Personentagen, Stundensatz/Tagessatz und Sachkosten ausgewiesen werden.
• Die Zusammenarbeit mit dem Exklusivpartner Basic Events des Ozeaneums ist für Raummiete und Catering der Mittagsverpflegung und Kaffeepausen verbindlich.
• Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen und der VN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte ist per Eigenerklärung zu bestätigen.
• Datenschutzanforderungen gemäß Punkt 6.1 der Leistungsbeschreibung sind einzuhalten.

Vertrag und Vergütung

Auftraggeber ist das Bundesamt für Naturschutz, vertreten durch die Präsidentin, als Behörde im Geschäftsbereich des BMUKN. Die Vergütung ist auf Basis eines Angebotsvordrucks zu kalkulieren, wobei Preise ohne Umsatzsteuer anzugeben sind und Sachkosten für Catering nach tatsächlichen Kosten erstattet werden. Preisvorbehalte und Preiserhöhungen während der Vertragslaufzeit sind ausgeschlossen; lediglich gesetzliche Anpassungen des Umsatzsteuersatzes bleiben davon unberührt.

Eigene Geschäftsbedingungen der auftragnehmenden Partei finden keine Anwendung. Der Kostenplan muss sämtliche Leistungen nach Haushaltsjahren getrennt ausweisen, inklusive Zeitaufwand, Stundensatz bzw. Tagessatz sowie Sachkosten. Weitere Vertragsdetails zu Laufzeitverlängerung, Vertragsstrafen oder Kündigungsrechten sind den vorgelegten Unterlagen nicht zu entnehmen.

Ablauf des Verfahrens

Das Verfahren wird als öffentliche Ausschreibung nach UVgO durchgeführt und ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) abgewickelt. Bieterfragen sind über die Plattform zu stellen; konkrete Fristen hierfür werden in der Bekanntmachung mitgeteilt. Die Angebotsfrist sowie die Bindefrist werden ebenfalls in der Bekanntmachung veröffentlicht; konkrete Daten sind den vorliegenden Unterlagen nicht zu entnehmen.

Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt eine vierstufige Prüfung und Wertung (formale Prüfung, Eignungsprüfung, Angemessenheit der Preise, Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots). Die Leistungsbeschreibung datiert vom 26. August 2026, was auf einen Verfahrensbeginn im Herbst 2026 hindeutet.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist klar in zwei Arbeitspakete (fachlich-inhaltlich und organisatorisch) gegliedert, was die Angebotserstellung und spätere Leistungskontrolle erleichtert und für ähnliche Veranstaltungsvergaben gut übertragbar ist. Die Verwendung der einfachen Richtwertmethode (L/P-Kennzahl nach UfaB 2018) ermöglicht eine transparente Preis-Leistungs-Abwägung und ist bei inhaltlich anspruchsvollen Dienstleistungen empfehlenswert.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Einbindung von Exklusivpartnern (Basic Events) als verbindliche Rahmenbedingung: Dies schränkt den Gestaltungsspielraum der Bietenden ein und sollte in Vergabeunterlagen stets klar kommuniziert und vergaberechtlich abgesichert werden. Die Kombination aus zwingenden fachlichen Referenzen im Meeresnaturschutz und der Anforderung englischsprachiger Konferenzerfahrung als Eignungskriterium ist gut geeignet, den Bieterkreis sachgerecht einzugrenzen, sollte aber bei anderen Themen entsprechend angepasst werden.

Der Kostenplan nach Haushaltsjahren mit Personentagen und Stundensätzen ist ein sinnvolles Transparenzinstrument, das auch in anderen komplexen Dienstleistungsvergaben genutzt werden sollte.