Empfang und Bewachung 2027

Leistungsumfang

Der Auftragnehmer übernimmt für das Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht in Heidelberg (Im Neuenheimer Feld 535) einen kombinierten Empfangs- und Sicherheitsdienst. Der Empfangsdienst umfasst montags bis donnerstags von 16:00 bis 19:30 Uhr und freitags von 15:00 bis 19:30 Uhr den Betrieb durch jeweils einen Mitarbeiter; Aufgaben sind Gäste- und Mitarbeiterempfang, Telefonvermittlung, Postbearbeitung, Schlüsselausgabe und Büromaterialverwaltung.

Die Bewachung bzw. Kontrollgänge durch das gesamte Gebäude und den Außenbereich finden montags bis freitags von 19:30 bis 21:00 Uhr statt. Ergänzend werden täglich (Montag bis Sonntag) Revierfahrten über das Außengelände von 02:00 bis 03:00 Uhr durchgeführt. Bei Kontrollgängen ist das Institut auf Einbruch, Vandalismus sowie Brand-, Wasser- und Sturmschäden zu kontrollieren; Meldungen erfolgen über ein wöchentlich einzureichendes Wachbuch.

Der Auftragnehmer muss eine rund um die Uhr besetzte Wachzentrale betreiben und bei Gefahrenmeldungen innerhalb von 10 Minuten Verstärkung entsenden können. Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.03.2027 und beträgt mindestens 24, höchstens 48 Monate.

Anforderungen an die Leistung

• Alle eingesetzten Mitarbeiter müssen eine Sachkundeprüfung nach § 34a GewO nachweisen und im Bewacher-Register als zuverlässig geführt werden.
• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Sicherheits- oder Empfangsdienst ist für jeden Mitarbeiter erforderlich.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse mindestens auf Niveau A2 GER sind für alle eingesetzten Mitarbeiter Pflicht.
• Grundkenntnisse in MS-Office und Verständnis für einfache technische Zusammenhänge (Bedienung Lichttableau, Computersysteme an der Pforte) sind vorgeschrieben.
• Der Auftragnehmer muss eine 24 Stunden besetzte Wachzentrale vor Ort betreiben und im Gefahrenfall innerhalb von 10 Minuten Einsatzfahrer schicken können.
• Ersatz für ausgefallene Mitarbeiter muss innerhalb einer Stunde durch eingewiesenes Personal mit Objektkenntnis gestellt werden.
• Alle Mitarbeiter haben einheitliche Dienstkleidung (Jacke, Hose, Hemd, Krawatte, Weste; ggf. Schutzweste oder Anzug für festliche Anlässe) mit sichtbarem Dienstausweis zu tragen.
• Das Wachbuch ist einmal wöchentlich (bei Vorfällen am nächsten Arbeitstag) webbasiert oder als PDF an das Institut zu übergeben.
• Schusswaffen sind im Institut verboten; die DSGVO ist einzuhalten; kein Einblick in Akten oder Schriftgut ist gestattet.
• Einweisung aller vorgesehenen Mitarbeiter beim Verwaltungsleiter mindestens eine Woche vor Einsatzbeginn auf Kosten des Auftragnehmers und mit Dokumentation.
• Zwei Konzepte (Empfangs- und Telefondienst sowie Sicherheits- und Revierdienst) sind mit dem Angebot einzureichen, je maximal 3 DIN-A4-Seiten in Schriftgröße 11 pt.
• Die Teilnahmebestätigung der Objektbesichtigung ist dem Angebot zwingend beizufügen.

Vertrag und Vergütung

Der Vertrag beginnt am 01.03.2027 und läuft zunächst für 24 Monate (bis 28.02.2029). Nach Ablauf dieser Grundlaufzeit besteht eine optionale Verlängerungsmöglichkeit um weitere 24 Monate bis zum 28.02.2031. Das Vergütungsmodell basiert auf den im Preisblatt (Anlage A.2) angegebenen Preisen; die Abrechnung erfolgt auf Grundlage von Einheitspreisen, wobei Rechnungen mit Nettopreisen zuzüglich Umsatzsteuer zu stellen sind.

Regelungen zu Vertragsstrafen bei Verzug sind im Formblatt 634 vorgesehen, jedoch ohne konkrete Prozentsätze ausgefüllt. Eine Erfüllungssicherheit durch Bürgschaft ist möglich, wenn die Auftragssumme mindestens 50.000 Euro netto beträgt und dies ausnahmsweise erforderlich erscheint. Der Auftragnehmer hat bei Ausfall von Mitarbeitern innerhalb einer Stunde eingewiesenen Ersatz zu stellen und ist bei Notstandslagen zur kurzfristigen Entsendung zusätzlicher Kräfte verpflichtet.

Änderungen und Anweisungen dürfen nur vom Geschäftsführenden Direktor, dem Verwaltungsleiter oder dessen Vertreter schriftlich erteilt werden.

Ablauf des Verfahrens

Die Vergabeunterlagen wurden am 16.09.2026 versandt; alle Unterlagen sind über das Vergabeportal tender24.de abrufbar. Bieter müssen ihren Wunschtermin für die Objektbesichtigung bis spätestens 09.10.2026 über das eVergabeportal anmelden; die Besichtigung selbst ist im Zeitraum 21.09.2026 bis 14.10.2026 möglich. Die Angebotsfrist endet am 23.10.2026 um 12:00 Uhr. Die Bindefrist läuft bis zum 04.12.2026.

Die Leistung soll am 01.03.2027 beginnen. Ausschließlich elektronische Angebote sind zugelassen; schriftliche Einreichungen sind nicht möglich.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung ist klar in Empfangsdienst und Sicherheitsdienst getrennt und enthält konkrete Zeitfenster und Personalschlüssel, was die Preisbildung für Bieter erleichtert und die Vergleichbarkeit der Angebote erhöht. Die Kombination aus Ausschlusskriterium Objektbesichtigung und Mindestleistungspunktzahl (L über 2) als zweite Hürde ist ein wirksames Instrument zur Qualitätssicherung, das andere Vergabestellen für ähnliche Objektschutzleistungen übernehmen können.

Die Wirtschaftlichkeitsformel Z = L/P mit explizit benanntem Skalierungsfaktor ist transparent, aber die fehlende Befüllung der Vertragsstrafe-Prozentsätze im Formblatt 634 ist ein handwerklicher Mangel, der bei künftigen Verfahren vermieden werden sollte. Die Anforderung zweier kurzer Konzepte (je max. 3 Seiten) ist gut skalierbar für Bewachungsdienstleistungen und vermeidet übermäßigen Aufwand auf Bieterseite.

Die optionale Verlängerungsklausel (24 plus 24 Monate) ist sauber dokumentiert und schafft Planungssicherheit auf beiden Seiten, sollte aber stets mit einer klaren Ausübungsfrist verknüpft werden, die hier nicht explizit genannt ist.