Unterstuetzungs- und Beratungsleistung fuer Pruefungshandlungen der EFRE-VB Berlin

Leistungsumfang

Der Auftragnehmer begleitet und unterstützt die EFRE-Verwaltungsbehörde Berlin bei Prüfungshandlungen im Geschäftsjahr 2026/2027. Konkret umfasst dies die Begleitung von Prüfungen bei ausgewählten Förderaktionen (zwischengeschaltete Stellen) sowie eine prozessbezogene Auswertung in Form einer Systemanalyse als Bericht, belegt durch Checklisten und ergänzende Prüfdokumentationen.

Darüber hinaus entwickelt der Auftragnehmer Referenzmodelle zur Abrechnung und Kontrolle für das regionale Kapitel des Deutschen National-Regionalen Partnerschaftsplans (DNRPP) für die Förderperiode 2028-2034, einschließlich Handlungsempfehlungen und eines Audit Readyness Checks. Weiterhin nimmt der Auftragnehmer an Koordinationstreffen und Arbeitsbesprechungen (auch per Videokonferenz) teil.

Optional können zusätzliche Zuarbeiten in beiden Arbeitspaketen beauftragt werden, ohne dass ein Anspruch darauf besteht. Die Leistungen sind in Berlin zu erbringen; die Vertragslaufzeit endet am 30.06.2027.

Anforderungen an die Leistung

• Die Projektleitung muss als Wirtschaftsprüfer/in i.S.d. § 1 WPO zugelassen und mindestens drei Jahre berufserfahren sein.
• Alle eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen im Angebot benannt werden; ein Wechsel ist nur aus wichtigem Grund mit Zustimmung des Auftraggebers möglich.
• Prüfungsbegleitungen sind durch Checklisten und ergänzende Prüfungsdokumentationen zu belegen.
• Für die Systemanalyse ist ein Bericht zu erstellen; der Endfassung sind fünfseitige Kurzfassungen in Deutsch und Englisch voranzustellen.
• Alle Dokumente sind in deutscher Sprache als Microsoft-Word-Datei und als PDF vorzulegen.
• Der Auftragnehmer muss die anerkannten Regeln der Tätigkeit als Wirtschaftsprüfer und die einschlägigen EU-Vorschriften für die Förderperiode 2021-2027 einhalten.
• Unteraufträge dürfen nur mit vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers vergeben werden.
• Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Interessenkollisionen mit der Prüfbehörde Berlin einzureichen.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftragnehmers sind auf das Datengeheimnis nach § 48 Abs. 5 BlnDSG zu verpflichten.
• Die vom Auftragnehmer verarbeiteten Dateien sind nach Auftragsabschluss an die Senatsverwaltung zurückzugeben.
• Das Angebot muss ein schriftliches Konzept einschliesslich Zeitplan enthalten.
• Referenzen und Nachweise zur Expertise des Personals sind mit dem Angebot einzureichen.

Vertrag und Vergütung

Der Vertrag beginnt ab Vertragsbeginn und endet am 30.06.2027. Das Honorar für die Kernleistungen ist als Festbetrag vereinbart; optionale Zusatzleistungen werden nach dem im Angebot angegebenen Tagessatz auf Basis des tatsächlich angefallenen und vom Auftraggeber bestätigten Aufwands vergütet. Die Zahlung erfolgt in zwei Tranchen: 40 % nach Abnahme der Prüfdokumentationen und der Systemanalyse, 60 % nach Abnahme der weiteren Leistungen.

Abgenommen gilt ein Bericht, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb eines Monats nach Abgabe Änderungswünsche mitteilt. Unteraufträge sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung des Auftraggebers zulässig; der Auftraggeber kann Unterauftragnehmer zurückweisen. Bei Verstössen gegen die Datenschutzvereinbarung ist eine Vertragsstrafe bis zu 20.000 EUR vorgesehen.

Ablauf des Verfahrens

Die Bekanntmachung erfolgte auf der Berliner Vergabeplattform unter der Vergabenummer 1032026-D-021. Die Angebotsfrist endet am 06.10.2026 um 08:00 Uhr; die Bindefrist läuft bis zum 05.11.2026. Die gesamte Kommunikation einschliesslich Angebotseinreichung erfolgt elektronisch über die Vergabeplattform. Der Leistungsbeginn ist ab Vertragsbeginn vorgesehen, die Leistung ist bis 30.06.2027 zu vollenden.

Was Vergabestellen daraus mitnehmen können

Die Leistungsbeschreibung trennt klar zwischen dem operativen Prüfungsbegleitungsauftrag für die laufende Förderperiode und einem konzeptionellen Entwicklungsauftrag für die Folgeperiode, was eine präzise Vergütungsstruktur und Abnahmedefinition ermöglicht - dieses Muster lässt sich auf andere mehrstufige Beratungsvorhaben übertragen. Das Interessenkonfliktverbot als zwingender Ausschlussgrund ist gut operationalisiert: Es verlangt eine konkrete Eigenerklärung zu laufenden Verträgen mit einer benannten Stelle, was Nachprüfbarkeit schafft und für alle Vergaben mit Prüf- oder Kontrollbezug nachahmbar ist.

Die Personalfestschreibung im Vertrag mit Zustimmungsvorbehalt bei Wechsel sichert die Qualität, schafft aber auch Risiken bei längeren Laufzeiten und sollte bei ähnlichen Verfahren mit einer Regelung für den Fall dauerhafter Nichtverfügbarkeit ergänzt werden. Die Kombination aus Festpreishonorar für Kernleistungen und Tagessatzabrechnung für Optionen ist pragmatisch, erfordert aber eine klare Abgrenzung der optionalen Leistungen im Vertrag, die hier noch ausfüllungsbedürftig erscheint.

Die Bewertungsmatrix mit Punkteskala 0-4 und linearer Preisinterpolation ist transparent und gut dokumentiert und kann unmittelbar als Vorlage für vergleichbare Beratungsvergaben verwendet werden.