Die Stadt Aachen beschafft eine marktgängige KiTa-App (SaaS-Lösung) zur Ablösung des bisherigen Kita-Kompass für 56 städtische Tageseinrichtungen. Die App soll die Bereiche Information, Kommunikation und Organisation für rund 1.089 Mitarbeitende, 162 Leitungskräfte und ca. 7.000 Eltern unterstützen. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate.
| Reichweite | national/EU (oeVergabe) |
| Vergabeart | Negotiated award with public participation competition |
| Kategorie | IT |
| Erfüllungsort | 52058 Aachen |
| Website | www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de Freischalten |
| Formblatt | 120 KB | |
| Leistungsverzeichnis | 157 KB | |
| Leistungsverzeichnis | 98 KB | |
| Vertrag | 93 KB | |
| Vertrag | 313 KB | |
| Sonstige | 94 KB | |
| Sonstige | 119 KB | |
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| Sonstige | 9.3 MB | |
| Sonstige | 82 KB | |
| Formblatt | 157 KB | |
| Formblatt | 26 KB | |
| Formblatt | 62 KB | |
| Sonstige | 96 KB | |
| Formblatt | 163 KB |
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Muster-Leistungsverzeichnisse ansehen Vergabe-Archiv durchsuchenDie Stadt Aachen beschafft eine bestehende, marktgängige KiTa-App als Software-as-a-Service-Lösung für 56 städtische Tageseinrichtungen mit ca. 3.843 Betreuungsplätzen, rund 1.089 Mitarbeitenden und ca. 7.000 Eltern. Die Leistung umfasst die Bereitstellung, den Betrieb und das Hosting der App, Wartung, Updates und Datensicherung sowie die Basismodule Information, Kommunikation, Organisation und Administration.
Hinzu kommen Support inklusive Service-Hotline sowie Einrichtung, Datenmigration, initiale Parametrisierung und eine Träger-Einführungsschulung. Optional können Bausteine für Online-Schulungen des KiTa-Personals, Dokumentation und Portfolio sowie Stunden- und Tagespauschalen abgerufen werden. Die App muss auf Apple iOS, Android und über ein Web-Interface nutzbar sein und Schnittstellen zu Little Bird (Kinderdaten) sowie kitafino (Essensbestellung und -abrechnung) bieten.
Die Anwendung muss in Deutschland, Belgien und den Niederlanden verfügbar sein. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate, der Projektstart ist voraussichtlich im Winter 2026/2027.
Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate. Es wird ein EVB-IT Cloud Vertrag (Version 1.0.2 vom 01.03.2026) abgeschlossen. Die Vergütung setzt sich aus laufenden monatlichen Kosten (Leistungsbausteine 1 und 2) und einmaligen Kosten (Leistungsbaustein 3 für Einrichtung und Einführungsschulung) zusammen; optionale Leistungsbausteine werden nach Stunden-, Einheits- oder Monatspauschalen vergütet.
Die Verfügbarkeit muss mindestens 99 % je Kalendermonat betragen und an mindestens 360 Kalendertagen im Jahr gesichert sein. Reaktionszeiten bei Störungen sind vertraglich festgelegt (schwerwiegend: max. 30 Minuten Reaktion, max. 12 Stunden Wiederherstellung). Bei Verstößen gegen Tariftreue- und Mindestlohnverpflichtungen droht eine Vertragsstrafe von 1 bis 5 Prozent des Auftragswertes sowie ein ausserordentliches Kündigungsrecht des Auftraggebers.
Das Verfahren wird als Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb analog der UVgO durchgeführt. Nach Einreichung des Erstangebots erhalten Bieter nach Rücksprache die Möglichkeit, ein überarbeitetes finales Angebot abzugeben; der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag bereits auf das Erstangebot zu erteilen. Konkrete Termine für Bieterfragen, Angebotsfristen oder Zuschlagstermin sind in den vorliegenden Unterlagen nicht genannt.
Der Projektstart ist voraussichtlich im Winter 2026/2027 vorgesehen.
Die Wertungsmatrix ist sehr ausdifferenziert und trennt fachliche Bewertung (35 %), technische Bewertung (35 %) und Preis (30 %) klar voneinander; dieses Dreiklang-Modell ist für vergleichbare SaaS-Beschaffungen gut übertragbar. Die zahlreichen Ausschlusskriterien direkt in der Wertungsmatrix (z. B. keine deutsche Oberfläche, fehlende Abfragemöglichkeit, kein Gruppenbuch) stärken die Rechtssicherheit, weil sie den Ausschlussgrund bereits im Vorfeld transparent machen.
Vergabestellen sollten prüfen, ob der EVB-IT Cloud Vertrag in der jeweils aktuellen Version vorliegt, da das Dokument eine konkrete Versionsnummer (1.0.2 vom 01.03.2026) nennt. Der stufenweise Rollout über drei Phasen mit unterschiedlichen Hardware-Voraussetzungen sollte in künftigen Verfahren bereits im Leistungsverzeichnis preislich abgebildet werden, um Nachträge zu vermeiden.
Die optionalen Leistungsbausteine (Dokumentation, Portfolio, Schulung) ermöglichen Flexibilität, sind aber nur dann vergaberechtlich unbedenklich, wenn ihr Umfang und die Abrufbedingungen bereits in den Unterlagen hinreichend bestimmt sind.
Aus den Original-Unterlagen dieses Verfahrens gewonnen.
Die Bekanntmachung stammt aus einer Quelle, die nationale und EU-weite Verfahren gemeinsam führt. Ob ober- oder unterschwellig vergeben wurde, steht in der Bekanntmachung selbst und in den Vergabeunterlagen des Verfahrens.
Für eine eigene Beschaffung lässt sich aus diesem Verfahren mehr ableiten als der Gegenstand: wie der Auftraggeber die Leistung beschrieben und gegliedert hat, welche Eignungsnachweise er verlangt, wie er Preis und Qualität gewichtet und welche Vertragsbedingungen er beilegt. Genau diese Unterlagen liegen im Vergabe-Archiv vollständig vor, auch nachdem das Verfahren auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde.
Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 ist der öffentliche Auftraggeber dieser Ausschreibung mit Erfüllungsort 52058 Aachen.
Die Stadt Aachen beschafft eine bestehende, marktgängige KiTa-App als Software-as-a-Service-Lösung für 56 städtische Tageseinrichtungen mit ca. 3.843 Betreuungsplätzen, rund 1.089 Mitarbeitenden und ca. 7.000 Eltern. Die Leistung umfasst die Bereitstellung, den Betrieb und das Hosting der App, Wartung, Updates und Datensicherung sowie die Basismodule Information, Kommunikation, Organisation und Administration. Hinzu kommen Support inklusive Service-Hotline sowie Einrichtung, Datenmigration, initiale Parametrisierung und eine Träger-Einführungsschulung.
Die Angebotsfrist läuft bis zum 25.09.2026.
Das Verfahren wird als Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb analog der UVgO durchgeführt. Nach Einreichung des Erstangebots erhalten Bieter nach Rücksprache die Möglichkeit, ein überarbeitetes finales Angebot abzugeben; der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag bereits auf das Erstangebot zu erteilen. Konkrete Termine für Bieterfragen, Angebotsfristen oder Zuschlagstermin sind in den vorliegenden Unterlagen nicht genannt. Der Projektstart ist voraussichtlich im Winter 2026/2027 vorgesehen.
Barrierefreiheit gemäß WCAG 2.2 Level AA und EN 301549 muss umgesetzt werden Geschlechtsneutralität mit vier Kategorien (männlich, weiblich, divers, keine Angabe) ist verpflichtend Betrieb und Hosting durch den Anbieter selbst ist erforderlich; Bereitstellung aktueller Programmstände inklusive Updates und Releases ist verpflichtend Verfügbarkeit in Deutschland, Belgien und den Niederlanden mit mindestens 99 % je Kalendermonat und mindestens 360 Tagen pro Jahr App muss auf Android (ab Version 8) und iOS (ab Version 15) sowie über marktübliche Webbrowser ohne zusätzliche Plugins lauffähig sein Service-Desk muss 24/7/365 erreichbar sein; Hotline und allgemeiner Support mindestens werktags 9-16 ...
Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate. Es wird ein EVB-IT Cloud Vertrag (Version 1.0.2 vom 01.03.2026) abgeschlossen. Die Vergütung setzt sich aus laufenden monatlichen Kosten (Leistungsbausteine 1 und 2) und einmaligen Kosten (Leistungsbaustein 3 für Einrichtung und Einführungsschulung) zusammen; optionale Leistungsbausteine werden nach Stunden-, Einheits- oder Monatspauschalen vergütet. Die Verfügbarkeit muss mindestens 99 % je Kalendermonat betragen und an mindestens 360 Kalendertagen im Jahr gesichert sein. Reaktionszeiten bei Störungen sind vertraglich festgelegt (schwerwiegend: max. 30 Minuten Reaktion, max. 12 Stunden Wiederherstellung).
Aus den Unterlagen haben wir 2 Eignungskriterien und 3 Zuschlagskriterien herausgezogen, darunter: Referenz in vergleichbaren KiTas oder Kommunen.
Alle Dokumente dieses Verfahrens liegen im Vergabe-Archiv und lassen sich als ZIP herunterladen, auch nachdem die Ausschreibung auf den Vergabeplattformen offline genommen wurde. Enthalten sind je nach Verfahren Leistungsverzeichnis, Bewerbungsbedingungen, Vertragsbedingungen und die auszufüllenden Formulare.
Die vollständigen Vergabeunterlagen stehen Vergabe-Archiv Nutzern zur Verfügung. Die Registrierung ist kostenlos. Der Download läuft anschließend über Ihr Guthaben im Vergabe-Archiv, wie gewohnt.