Direktvergabe bei IT-Beschaffungen: Wann sie zulässig ist und wann nicht
Schnell, unkompliziert, kein Ausschreibungsaufwand: Die Direktvergabe klingt verlockend. Doch öffentliche Auftraggeber, die IT-Leistungen ohne Wettbewerb vergeben, riskieren mehr als eine Beanstandung durch den Rechnungshof. Eine Internetrecherche reicht als Markterkundung nicht. Und wer oberhalb der EU-Schwellenwerte eine technische Alleinstellung behauptet, ohne sie zu belegen, riskiert, dass der Vertrag im Nachprüfungsverfahren für unwirksam erklärt wird (§ 135 GWB).
Eine Direktvergabe bezeichnet die Vergabe eines öffentlichen Auftrags ohne formales Wettbewerbsverfahren: kein Teilnahmewettbewerb, keine öffentliche Bekanntmachung, kein Vergleich mehrerer Angebote. Der Auftraggeber wendet sich direkt an einen einzigen Anbieter und erteilt ihm den Auftrag.
Das klingt nach einem Sonderrecht. Im deutschen Vergaberecht ist es das auch, in einem engen Rahmen. Unterhalb bestimmter Wertgrenzen ist der Direktauftrag ohne Vergabeverfahren zulässig. Oberhalb dieser Grenzen gilt ein striktes Wettbewerbsgebot, von dem es nur wenige, eng begrenzte Ausnahmen gibt.
Rechtliche Grundlagen im Überblick
Unterschwellenbereich
Geregelt durch das Haushaltsrecht und je nach Land die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) oder eigene Landesregeln. Direktvergabe als „Direktauftrag“ möglich bis zur jeweils geltenden Wertgrenze, für den Bund bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer (§ 55 Abs. 2 BHO).
Oberschwellenbereich
Geregelt durch § 14 Abs. 4 VgV. Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nur in eng definierten Ausnahmefällen, insbesondere bei technischer Alleinstellung des Anbieters.
Für öffentliche Auftraggeber in der IT-Beschaffung ist die Unterscheidung dieser beiden Regimes entscheidend. Typische Fehler entstehen daraus, dass Auftraggeber die Instrumente des Unterschwellenbereichs auf oberschwellige Aufträge anwenden oder den Begriff der "Direktvergabe" unscharf verwenden.
Wertgrenzen 2026: Was sich geändert hat
Für den Bund wurde die Wertgrenze für Direktaufträge 2026 zweimal geregelt: durch Abweichende Verwaltungsvorschriften, die das Bundeskabinett am 17.12.2025 beschlossen hat (gültig ab 1. Januar 2026, BAnz AT 29.12.2025 B1), und durch das Vergabebeschleunigungsgesetz, das seit dem 1. Juli 2026 in Kraft ist (§ 55 Abs. 2 BHO).
Bereich
Bis 30.06.2026
Ab 01.07.2026 (VBG)
Verfahren
Liefer- und Dienstleistungen (Bund)
bis 15.000 € ohne USt (Abweichende Verwaltungsvorschriften zu § 14 UVgO)
bis 50.000 € ohne USt (§ 55 Abs. 2 BHO)
Direktauftrag ohne Vergabeverfahren, unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
Liefer- und Dienstleistungen (Länder und Kommunen)
eigene Wertgrenzen der Länder
eigene Wertgrenzen der Länder
maßgeblich ist die Vorschrift Ihres Landes bzw. Ihrer Kommune
Aufträge ab EU-Schwellenwert
seit 01.01.2026: 216.000 € ohne USt (Liefer-/DL) · 140.000 € für Bundeskanzleramt und Bundesministerien (bis 30.06.2026 für alle obersten und oberen Bundesbehörden)
EU-weites Verfahren nach GWB und VgV
Wichtig: Gesamtauftragswert zählt
Der relevante Auftragswert ist der geschätzte Gesamtwert über die gesamte Vertragslaufzeit, einschließlich aller Verlängerungsoptionen. Wer einen IT-Wartungsvertrag mit 15.000 € Jahreswert und dreimaliger Verlängerungsoption als „unter der Grenze“ des Bundes einstuft, liegt falsch: 4 × 15.000 € = 60.000 € Gesamtwert. Künstliches Aufsplitten von Aufträgen ist verboten; für EU-Vergaben regelt das § 3 Abs. 2 VgV ausdrücklich.
Für IT-Beschaffungen des Bundes ist die neue Grenze praktisch relevant: Softwarelizenzen, Cloud-Abonnements, kleinere Wartungsverträge und einmalige Dienstleistungen fallen öfter in den Bereich des Direktauftrags. Ob auch dann Vergleichsangebote einzuholen sind, regeln die Haushalts- und Hausregeln des Auftraggebers. Der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln (§ 55 Abs. 2 Satz 2 BHO).
Direktvergabe wegen technischer Alleinstellung (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV)
Oberhalb des EU-Schwellenwerts gibt es keinen Direktauftrag im klassischen Sinne. Was es gibt, ist das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b und c VgV. Es darf angewendet werden, wenn aus technischen Gründen (lit. b) oder wegen des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten (lit. c) nur ein bestimmtes Unternehmen als Auftragnehmer in Betracht kommt. § 14 Abs. 6 VgV stellt zusätzlich klar: Es darf keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung geben, und der mangelnde Wettbewerb darf nicht Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter sein.
In der IT-Beschaffung wird dieser Ausnahmetatbestand vor allem für Folgeaufträge an bestehende Systemanbieter, herstellerspezifische Wartungsleistungen oder proprietäre Software herangezogen. Die Anforderungen daran sind hoch.
Voraussetzungen nach Normtext und Rechtsprechung
1
Objektive Alleinstellung: Kein Wettbewerb am Markt
Zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Angebotsabgabe darf der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden können (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV). Subjektive Präferenzen, Kompatibilitätswünsche oder wirtschaftliche Effizienzüberlegungen reichen nicht. Die Alleinstellung muss aus technischen Gründen oder aus ausschließlichen Rechten (z. B. Urheberrecht, Patente) folgen.
Fehler in der Praxis: "Wir kennen nur einen Anbieter" oder "der Anbieter kennt unser System am besten" sind keine technischen Alleinstellungen.
2
Keine vernünftige Alternative oder kein Ersatz vorhanden
Die Ausnahme gilt nur, wenn es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt (§ 14 Abs. 6 VgV). Selbst wenn ein Anbieter eine bestimmte Funktion allein beherrscht, ist also zu klären, ob andere Lösungen den Bedarf ebenfalls decken können, auch wenn sie technisch abweichen. Ein Konkurrenzprodukt mit anderem Ansatz kann eine „vernünftige Alternative“ sein, die die Direktvergabe ausschließt.
Praxistipp: Die Anforderungen müssen lösungsoffen formuliert werden. Wer nur ein bestimmtes Produkt beschreiben kann, hat möglicherweise die Leistungsbeschreibung produktspezifisch verengt.
3
Alleinstellung nicht selbst herbeigeführt
Der EuGH hat mit Urteil vom 09.01.2025 (Rechtssache C-578/23) entschieden: Auf ausschließliche Rechte kann sich der Auftraggeber nicht berufen, wenn ihm die Ausschließlichkeitssituation zuzurechnen ist; dass sie ihm nicht zuzurechnen ist, muss er nachweisen. § 14 Abs. 6 VgV verlangt zudem, dass der mangelnde Wettbewerb nicht auf einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter beruht. Wer durch früheren Einkauf ohne Nutzungsrechte für Dritte, ohne Exit-Strategie oder ohne offene Schnittstellen einen Lock-in selbst erzeugt hat, kann sich daher womöglich nicht auf die Ausnahme berufen.
Konsequenz: Auftraggeber sollten bereits bei Erstaufträgen auf Portabilität, Quellcode-Hinterlegung und Drittnutzungsrechte achten, damit spätere Folgeaufträge nicht an einer selbst erzeugten Abhängigkeit scheitern.
4
Vollständige Dokumentation im Vergabevermerk
Der Vergabevermerk muss die Umstände nennen, die das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb rechtfertigen (§ 8 Abs. 2 Nr. 7 VgV). Alle drei vorstehenden Punkte sollten nachvollziehbar dokumentiert sein, möglichst gestützt auf überprüfbare Belege statt auf interne Einschätzungen. Die Beweislast für die Ausnahme liegt beim Auftraggeber. Eine fehlende oder lückenhafte Dokumentation ist ein eigener Verfahrensfehler.
Markterkundungspflicht: Was Gerichte verlangen
Ein typischer Fehler ist eine unzureichende Markterkundung. Die Vergabekammer Bund hat mit Beschluss vom 28.01.2025 (Az. VK 2-109/24) deutlich gemacht: Eine Internetrecherche reicht nicht aus, um das Vorliegen einer technischen Alleinstellung zu belegen.
Sinngemäß: Die durchgeführte Internetrecherche reicht nicht aus, um eine technische Alleinstellung zu belegen. Notwendig wäre eine aktive Kontaktaufnahme mit potenziellen Anbietern gewesen, um objektiv festzustellen, ob andere Unternehmen ein vergleichbares Angebot unterbreiten können, gegebenenfalls auch durch Anpassung ihres bisherigen Modells.
Vergabekammer Bund, Beschluss vom 28.01.2025, Az. VK 2-109/24 (wiedergegeben nach Vergabeblog vom 13.04.2026)
Im konkreten Fall wollten mehrere Krankenkassen eine Telemedizin-Plattform direkt an einen Anbieter vergeben. Ein Mitbewerber rügte das und erklärte, die Anforderungen mit seinem anderen Geschäftsmodell ebenfalls erfüllen zu können. Die Vergabekammer untersagte den Zuschlag und verpflichtete die Krankenkassen, bei fortbestehender Beschaffungsabsicht ein EU-weites Vergabeverfahren durchzuführen.
Auch die Vergabekammer Südbayern hat in einem vergleichbaren Fall eine umfassende Marktanalyse auf europäischer Ebene verlangt (Beschluss vom 05.06.2023, Az. 3194.Z3-3_01-22-54).
Was nach dieser Rechtsprechung zu einer belastbaren Markterkundung gehört
Nicht ausreichend
Google-Suche nach Anbietern
Interne Einschätzung der Fachabteilung
Verweis auf frühere Vergaben
Branchenkenntnis ohne Belege
Anfrage nur beim Wunschanbieter
Belastbare Wege
Aktive Kontaktaufnahme mit potenziellen Alternativen
Markterkundung nach § 28 VgV mit dokumentierter Bieteranfrage
Sachverständigengutachten zur Alleinstellung
Stellungnahmen anderer Anbieter einholen und dokumentieren
EU-weite Bekanntmachung der Bedarfsanforderungen
Besonders zu beachten: Ein Mitbewerber muss seine Leistung nicht schon heute exakt so anbieten. Nach der Entscheidung der Vergabekammer Bund kommt es darauf an, ob andere Anbieter die Leistung, gegebenenfalls mit Anpassungen ihres Modells, ebenfalls erbringen könnten. Äußerste Dringlichkeit ist ein eigener Ausnahmetatbestand mit eigenen Voraussetzungen (§ 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV).
Fünf typische Fehler bei der Direktvergabe von IT-Leistungen
1
Auftragswert falsch schätzen
Der geschätzte Auftragswert wird auf die Jahresrate reduziert, statt auf den Gesamtwert inklusive Verlängerungsoptionen. Damit wird die Wertgrenze künstlich unterschritten. Das widerspricht den Regeln zur Schätzung des Auftragswerts (für EU-Vergaben § 3 Abs. 1 und 2 VgV).
2
Alleinstellung behaupten statt belegen
Im Vergabevermerk steht: "Nur Firma X kann diese Leistung erbringen." Belege fehlen. Keine externe Expertise, keine Marktabfrage, keine Begründung, warum Alternativen nicht in Betracht kommen. Damit sind die Voraussetzungen der Ausnahme nicht dargelegt.
Die Beweislast für das Vorliegen der Ausnahmevoraussetzungen liegt beim Auftraggeber.
3
Lock-in durch frühere Einkaufsentscheidungen selbst erzeugt
Ein Softwaresystem wurde ohne Quellcode-Hinterlegung, ohne offene Schnittstellen und ohne Portabilitätsklauseln beschafft. Jetzt kann nur der Ursprungsanbieter Wartung und Weiterentwicklung leisten. Nach dem EuGH-Urteil C-578/23 vom 09.01.2025 kann sich der Auftraggeber auf eine ihm zurechenbare Ausschließlichkeit nicht berufen. Er muss nachweisen, dass ihm die Situation nicht zuzurechnen ist.
Präventiv: Bereits im ersten Vertrag Exit-Strategien, Datenmigration und Drittnutzungsrechte vereinbaren.
4
Produktspezifische Leistungsbeschreibung als Alleinstellungsnachweis verwechseln
Die Leistungsbeschreibung ist so eng formuliert, dass nur ein Anbieter passen kann. Das erzeugt keine Alleinstellung im Sinne des § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV. § 31 Abs. 6 VgV verbietet Verweise auf bestimmte Produkte oder Hersteller, wenn sie Unternehmen begünstigen oder ausschließen und nicht durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt sind. § 14 Abs. 6 VgV schließt die Ausnahme aus, wenn der mangelnde Wettbewerb auf einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter beruht.
5
Markterkundung nach Entscheidung statt vor Entscheidung
Der Auftraggeber hat intern bereits entschieden, wer den Auftrag bekommt, und führt die Markterkundung anschließend als formale Übung durch. Eine Markterkundung, die nur ein vorab feststehendes Ergebnis bestätigen soll, kann die objektive Prüfung von Alternativen nicht belegen, die § 14 Abs. 6 VgV voraussetzt.
Die Markterkundung muss ergebnisoffen durchgeführt werden, bevor die Vergabeentscheidung fällt.
Die folgende Checkliste gilt für Direktvergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte, die auf technische Alleinstellung (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b und c VgV) oder andere Ausnahmetatbestände nach § 14 Abs. 4 VgV gestützt werden. Für Direktaufträge im Unterschwellenbereich gelten vereinfachte Anforderungen, aber eine nachvollziehbare Dokumentation ist auch dort sinnvoll.
Prüfpunkt
Anforderung
Auftragswert
Gesamtwert über gesamte Laufzeit inkl. Optionen geschätzt und dokumentiert
Ausnahmetatbestand
Einschlägige Nummer aus § 14 Abs. 4 VgV identifiziert und im Vermerk genannt
Alleinstellung objektiv
Überprüfbare Belege (z. B. Gutachten, Marktanalyse, Anbietererklärungen)
Alternativen geprüft
Aktive Kontaktaufnahme mit potenziellen Alternativanbietern, Ergebnisse dokumentiert
Kein selbst erzeugter Lock-in
Darlegung, dass die Abhängigkeit nicht durch frühere Entscheidungen des Auftraggebers entstanden ist
Keine produktspezifische Verengung
Leistungsbeschreibung war/ist lösungsoffen; Anforderungen ergeben sich aus dem Bedarf, nicht aus einem Produkt
Zeitdruck geprüft (falls relevant)
Falls äußerste Dringlichkeit nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV geltend gemacht wird: Ereignis für den Auftraggeber nicht vorhersehbar, Mindestfristen nicht einhaltbar, Umstände dem Auftraggeber nicht zuzurechnen
Vergabevermerk vollständig
Alle Punkte in Textform im Vergabevermerk nach § 8 VgV (Abs. 2 Nr. 7); Belege beigefügt
Hinweis zum Vergabebeschleunigungsgesetz (in Kraft seit 01.07.2026)
Das Vergabebeschleunigungsgesetz hebt die Wertgrenze für Direktaufträge des Bundes auf 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer an (§ 55 Abs. 2 BHO). Die Voraussetzungen des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb in § 14 Abs. 4 Nr. 2 und Abs. 6 VgV hat es nicht geändert. Die dargestellten Anforderungen an Markterkundung und Dokumentation gelten daher weiter.
Fazit
Die Direktvergabe ist kein Schlupfloch, sondern ein eng begrenztes Instrument mit erheblichen Dokumentationspflichten. Für IT-Beschaffungen bedeutet das:
Unterhalb der Wertgrenzen (Bund seit Juli 2026: 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer, Länder mit eigenen Werten) ist der Direktauftrag zulässig. Ob dabei Vergleichspreise einzuholen sind, richtet sich nach den eigenen Haushalts- und Vergaberegeln.
Oberhalb der Wertgrenzen ist Wettbewerb die Regel. Ausnahmen nach § 14 Abs. 4 VgV müssen substanziell begründet werden, nicht behauptet.
Eine Internetrecherche ist keine ausreichende Markterkundung. Die Vergabekammer Bund verlangte eine aktive Kontaktaufnahme mit möglichen Alternativanbietern.
Wem die Ausschließlichkeit zuzurechnen ist, der kann sich nach der Rechtsprechung des EuGH nicht auf sie berufen. Vorsorge bei Erstaufträgen ist günstiger als Vergabeverstöße bei Folgeprojekten.
Die Rechtsprechung zeigt: Vergabekammern und Gerichte prüfen Direktvergaben von IT-Leistungen genau. Die Entscheidung der Vergabekammer Bund vom 28.01.2025 und das EuGH-Urteil C-578/23 vom 09.01.2025 setzen klare Maßstäbe.
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