Was ist eine Leistungsbeschreibung und wo unterscheidet sie sich vom Leistungsverzeichnis?
Die Leistungsbeschreibung (LB) ist das Herzstück jeder Vergabeunterlage. Sie beschreibt textuell, was beschafft werden soll, in welchem Umfang, mit welchen Anforderungen und unter welchen Rahmenbedingungen. Anders als das Leistungsverzeichnis (LV), das die Anforderungen in strukturierte Positionen mit Mengen und Einheitspreisen gliedert, formuliert die Leistungsbeschreibung den fachlichen und funktionalen Kontext. In der Praxis sind beide Dokumente bei IT-Vergaben oft eng verzahnt: Die LB beschreibt zum Beispiel den gewünschten Service, das LV listet die konkreten Lizenzen, Schulungstage oder Beratertage auf, die dafür zu beschaffen sind.
Textuelle Darstellung des Auftragsgegenstands: was wird beschafft, mit welchem Zweck, in welchem Umfang, unter welchen Rahmenbedingungen. Funktional und qualitativ orientiert. Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist sie den Vergabeunterlagen beizufügen (§ 121 Abs. 3 GWB).
Strukturierte Aufschlüsselung in einzelne Positionen mit Mengen, Einheiten und Einheitspreisen. Wird häufig als Excel-Vorlage oder GAEB-Datei mitgeliefert und dient als Grundlage für den Preisvergleich der Angebote.
Bei IT-Dienstleistungen verschiebt sich das Gewicht: Hier dominiert die LB, weil die Leistung schwerer in Stückzahlen darstellbar ist als bei Hardware-Beschaffungen. Die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) sehen für Dienstleistungen entsprechend einen eigenen Vertragstyp vor, der eine ausführliche Leistungsbeschreibung als zentrales Element nutzt. Wer ein LV für eine reine Dienstleistung verlangt, erzwingt eine Aufschlüsselung, die nicht zum Leistungsgegenstand passt und vergleichbare Angebote erschwert.
§ 31 VgV: Was die Leistungsbeschreibung enthalten muss
Für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte geben § 121 GWB und § 31 der Vergabeverordnung (VgV) die rechtlichen Anforderungen vor. Unterhalb der Schwellenwerte gilt, soweit Bund oder Land sie eingeführt haben, § 23 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) mit vergleichbaren Grundsätzen. § 31 VgV gliedert die Anforderungen in sechs Absätze:
| Absatz | Anforderung | Bedeutung in der IT-Praxis |
|---|---|---|
| Abs. 1 | Gleicher Zugang für alle Unternehmen, kein ungerechtfertigtes Wettbewerbshindernis | Keine Anforderungen, die faktisch nur ein einziger Anbieter erfüllen kann (Beispiel: zu enge Zertifikatsvorgaben) |
| Abs. 2 | Merkmale als Leistungs- oder Funktionsanforderungen oder als Beschreibung der zu lösenden Aufgabe, so genau wie möglich | Bei IT-Dienstleistungen die Funktion beschreiben, nicht das Produkt: was die Lösung leisten muss, nicht wie |
| Abs. 2 (Norm-Rangfolge) | Bezug auf technische Anforderungen in fester Rangfolge: nationale Normen zur Umsetzung europäischer Normen, Europäische Technische Bewertungen, gemeinsame technische Spezifikationen, internationale Normen | DIN-, EN- und ISO-Normen sauber referenzieren; jede solche Bezugnahme mit „oder gleichwertig“ ergänzen |
| Abs. 3 | Qualitäts-, Innovations-, Umwelt- und soziale Aspekte möglich, wenn sie mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und verhältnismäßig sind | Nachhaltigkeits- und Energieeffizienz-Anforderungen für Rechenzentrums-Dienstleistungen sind möglich, müssen aber zum Auftragsgegenstand passen |
| Abs. 4 | Festlegung möglich, ob Rechte des geistigen Eigentums übertragen oder Nutzungsrechte eingeräumt werden müssen | Bei Software-Eigenentwicklungen und Customizing in der LB klar festhalten, welche Rechte am Quellcode der Auftraggeber erhalten soll |
| Abs. 5 | Auf verpflichtende Zugänglichkeitserfordernisse aus EU-Rechtsakten Bezug nehmen (Barrierefreiheit, vgl. § 121 Abs. 2 GWB) | Bei Bürgerportalen, Fachverfahren und öffentlichen Web-Anwendungen die Anforderungen an Barrierefreiheit aufnehmen, etwa nach BITV 2.0 und EN 301 549 |
| Abs. 6 | Keine Verweise auf bestimmte Produkte, Hersteller oder Verfahren, die Unternehmen begünstigen oder ausschließen; Ausnahme nur, wenn der Auftragsgegenstand es rechtfertigt oder ausnahmsweise mit „oder gleichwertig“ | Das Produktneutralitätsgebot. Marken- oder Herstellervorgaben brauchen einen sachlichen Grund aus dem Auftragsgegenstand |
Praxishinweis: Besonders sorgfältig lohnt es sich bei Absatz 2 (Genauigkeit der Beschreibung) und Absatz 6 (Produktneutralität). Ist die LB zu unscharf, lassen sich die Angebote kaum vergleichen. Ist sie zu produktnah, drohen Rügen und im Nachprüfungsverfahren Korrekturen bis hin zur Aufhebung.
Der Aufbau einer IT-Dienstleistungs-LB in sieben Blöcken
Für Dienstleistungs-LBs in der IT-Beschaffung eignet sich ein Aufbau in sieben Blöcken. Jeder Block beantwortet eine spezifische Frage, die Bieter für eine belastbare Angebotskalkulation brauchen. Wer einen Block weglässt, riskiert Bieterfragen, Nachforderungen oder eine spätere Auseinandersetzung um den Leistungsumfang.
Was wird beschafft. Kurzbeschreibung des Auftrags in zwei bis drei Sätzen, einschließlich Anwendungsbereich, geografischer Geltung und Vertragslaufzeit. Antwort auf: Worum geht es hier?
Was die Lösung fachlich leisten muss. User-Stories, Geschäftsprozesse, Rollen, Mengengerüst. Antwort auf: Welche Aufgabe löst die Lösung?
Plattform, Protokolle, APIs, Performance, Skalierung, Verschlüsselung, BSI-Bezug. Antwort auf: Wie muss die Lösung sich in unsere IT einfügen?
Verfügbarkeit, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Service-Zeiten, Eskalationsstufen, Pönalen. Antwort auf: Wie zuverlässig muss der Service laufen?
Übernahme aus Altsystem, Datenübernahme, Schulungen, Pilotphase, Abnahmemeilensteine. Antwort auf: Wie kommen wir vom Ist zum Soll?
Bereitstellung von Testdaten, Ansprechpartnern, Räumen, VPN-Zugängen. Antwort auf: Was steuern wir selbst bei, damit der Auftragnehmer liefern kann?
Wann ist die Leistung abgenommen, welche Testverfahren gelten, welche Nachweise (Sicherheitskonzept nach BSI IT-Grundschutz, Penetrationstest-Berichte, Zertifikate wie ISO 27001) sind vorzulegen. Antwort auf: Wann gilt die Leistung als erbracht?
Wer diese sieben Blöcke konsequent durchhält, gibt Bietern die Grundlage für vergleichbare Angebote und reduziert das Risiko von Bieterfragen oder späteren Nachträgen. Herstellerneutral formulierte Leistungsbeschreibungen öffnen den Wettbewerb zudem für mehr Anbieter.
Fünf typische Fehler in IT-Leistungsbeschreibungen
Bestimmte Probleme tauchen in IT-Leistungsbeschreibungen immer wieder auf. Sie führen zu Bieterfragen, weniger Angeboten oder im schlimmsten Fall zu Nachprüfungsverfahren. Wie andere Auftraggeber vergleichbare Leistungen beschrieben haben, zeigt das Vergabe-Archiv. Fünf typische Muster:
| Fehler | Konsequenz | Was hilft |
|---|---|---|
| Produktnamen statt Funktionen | Rügen wegen Verstoßes gegen § 31 Abs. 6 VgV, Korrektur der Unterlagen bis hin zur Aufhebung möglich | Funktionale Anforderung formulieren, Produkte nur mit „oder gleichwertig“ und sachlicher Begründung |
| Fehlendes Mengengerüst | Unkalkulierbare Angebote, hohe Streuung der Preise, Nachträge im Betrieb | User-Zahl, Datenvolumen, Standorte, Schulungstage, Lizenzklassen klar quantifizieren |
| SLAs nur als Schlagwort | Im Betrieb keine Durchsetzbarkeit, Streit über Service-Qualität | Verfügbarkeitsfenster, Reaktionszeiten je Priorität, Pönalen-Höhe konkret vereinbaren |
| Mitwirkungspflichten ausgespart | Auftragnehmer kann später Verzögerungen mit fehlender Zuarbeit begründen | Eigenleistungen des Auftraggebers explizit benennen, mit Fristen und Ansprechpartner-Rollen |
| Abnahme nicht definiert | Streit über Werkvertrags-Erfüllung, Zahlungsverzug, Klage | Abnahmekriterien, Testverfahren, Abnahmeprotokoll-Vorlage in die LB aufnehmen |
Was öffentliche Auftraggeber 2025 ausschreiben
Für das Muster haben wir im Vergabe-Archiv 2.835 IT-relevante Verfahren aus den Jahren 2020 bis 2025 nach Themen und Auftraggeber-Typ ausgezählt (Datenstand Mai 2026). Die Verteilung zeigt, welche IT-Themen der öffentliche Sektor ausschreibt, und hilft Ihnen, die eigene Beschaffung einzuordnen.
- Software & Lizenzen: 722 Verfahren
- IT-Sicherheit & Cyber: 641 Verfahren
- Server & Storage: 351 Verfahren
- Hardware & Endgeräte: 291 Verfahren
- Digitalisierung & Fachverfahren: 286 Verfahren
- Netzwerk & Infrastruktur: 164 Verfahren
- Cloud & Hosting: 54 Verfahren
- Telekommunikation & VoIP: 45 Verfahren
- Stadt- und Gemeindeverwaltungen: 391
- Bundesbehörden und Ministerien: 379
- Hochschulen und Universitäten: 362
- Kreis- und Landkreisverwaltungen: 207
- Kliniken und Krankenhäuser: 154
- Landesbehörden: 96
- Schulen und Bildungseinrichtungen: 73
- Kommunale Rechenzentren / IT-Eigenbetriebe: 26
Erkenntnis: 84 Prozent der ausgezählten Verfahren stammen aus dem Jahr 2025. IT-Sicherheit ist nach Software das zweitgrößte Beschaffungsfeld. Das spricht dafür, Sicherheitsanforderungen, etwa nach BSI IT-Grundschutz, in der LB früh mitzudenken. Stadt- und Gemeindeverwaltungen sind die häufigsten Auftraggeber, knapp gefolgt von Bundesbehörden und Hochschulen.
Muster zum Download: Leistungsbeschreibung IT-Dienstleistung
Auf Basis dieser Auszählung haben wir ein Muster für die Leistungsbeschreibung einer IT-Dienstleistung zusammengestellt, mit Marktdaten aus dem Vergabe-Archiv. Es ist ein Ausgangspunkt, den Sie an Ihr Vorhaben anpassen. Der Download ist kostenfrei.
Blättern Sie durch die ersten Seiten des Musters. Das vollständige Dokument erhalten Sie kostenfrei über das Formular darunter.
Muster mit Marktdaten aus dem Vergabe-Archiv. Ausgangspunkt für die eigene Leistungsbeschreibung, den Sie an Ihr Vorhaben anpassen.
Vorlagen und Archiv
Wer eine Leistungsbeschreibung von Grund auf erstellt, startet oft bei null. Zwei Produkte helfen beim Einstieg. Einen eigenen Entwurf erstellt außerdem der Leistungsbeschreibung-Generator in wenigen Minuten; rechtliche Festlegungen bleiben darin Platzhalter für Ihre Vergabestelle.
Excel-Vorlagen mit Leistungspositionen, technischen Mindestanforderungen und messbaren Bewertungsmerkmalen für SIEM, SOC, EDR, MFA, IAM, MDM, Vulnerability Management und weitere IT-Themen. Die Gewichtung legt Ihre Vergabestelle fest.
Durchsuchbares Archiv mit abgeschlossenen und laufenden öffentlichen Verfahren ab 2020. Reale Leistungsbeschreibungen, Bewertungsmatrizen und Preisblätter als Referenz für die eigene Ausschreibung.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: "§ 31 VgV: Leistungsbeschreibung", gesetze-im-internet.de, Stand 2026.
- Bundesministerium der Justiz: "§ 121 GWB: Leistungsbeschreibung", gesetze-im-internet.de, Stand 2026.
- Bundesministerium für Wirtschaft und Energie: "Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)", bundeswirtschaftsministerium.de, 2024.
- CIO Bund: "EVB-IT und BVB: Vertragsmuster für die IT-Beschaffung", cio.bund.de, 2024.
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: "IT-Grundschutz-Baustein OPS.2.1 Outsourcing für Kunden", bsi.bund.de, 2022.
