Was eine vergabekonforme Leistungsbeschreibung für IT-Dienstleistungen enthalten muss, wie Sie sie strukturieren und welche Fehler in der Praxis am häufigsten zu Nachprüfungen führen. Auf Basis der Auswertung von 48.000+ realen Vergabeverfahren mit 100.000+ Unterlagen.
Die Leistungsbeschreibung (LB) ist das Herzstück jeder Vergabeunterlage. Sie beschreibt textuell, was beschafft werden soll, in welchem Umfang, mit welchen Anforderungen und unter welchen Rahmenbedingungen. Anders als das Leistungsverzeichnis (LV), das die Anforderungen in strukturierte Positionen mit Mengen und Einheitspreisen gliedert, formuliert die Leistungsbeschreibung den fachlichen und funktionalen Kontext. In der Praxis sind beide Dokumente bei IT-Vergaben oft eng verzahnt: Die LB beschreibt zum Beispiel den gewünschten Service, das LV listet die konkreten Lizenzen, Schulungstage oder Beratertage auf, die dafür zu beschaffen sind.
Textuelle Darstellung des Auftragsgegenstands: was wird beschafft, mit welchem Zweck, in welchem Umfang, unter welchen Rahmenbedingungen. Funktional und qualitativ orientiert. Pflichtbestandteil jeder Vergabe nach §121 GWB.
Strukturierte Aufschlüsselung in einzelne Positionen mit Mengen, Einheiten und Einheitspreisen. Wird häufig als Excel-Vorlage oder GAEB-Datei mitgeliefert und dient als Grundlage für den Preisvergleich der Angebote.
Bei IT-Dienstleistungen verschiebt sich das Gewicht: Hier dominiert die LB, weil die Leistung schwerer in Stückzahlen darstellbar ist als bei Hardware-Beschaffungen. Die EVB-IT-Vertragsmuster des Bundes-CIO sehen für Dienstleistungen entsprechend einen Vertragstyp vor, der eine ausführliche Leistungsbeschreibung als zentrales Element nutzt. Wer ein LV für eine reine Dienstleistung verlangt, erzwingt eine Aufschlüsselung, die nicht zum Leistungsgegenstand passt und vergleichbare Angebote erschwert.
Für EU-pflichtige Vergaben oberhalb der Schwellenwerte gibt §31 der Vergabeverordnung die rechtlichen Anforderungen vor. Im Unterschwellenbereich gelten die entsprechenden Vorschriften der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), die in der Substanz dieselben Prinzipien fordert. Aus der Praxis von 48.000+ ausgewerteten Vergabeverfahren zeigen sich sechs Pflichtbestandteile als prüfungsrelevant:
| Absatz | Anforderung | Bedeutung in der IT-Praxis |
|---|---|---|
| Abs. 1 | Gleicher Zugang für alle Unternehmen, kein ungerechtfertigtes Wettbewerbshindernis | Keine Anforderungen, die faktisch nur ein einziger Anbieter erfüllen kann (Beispiel: zu enge Zertifikatsvorgaben) |
| Abs. 2 | Merkmale so genau wie möglich beschreiben, Leistungs- oder Funktionsanforderungen erlaubt | Bei IT-Dienstleistungen die Funktion beschreiben, nicht das Produkt: was die Lösung leisten muss, nicht wie |
| Abs. 2 (Norm-Rangfolge) | Technische Anforderungen in fester Reihenfolge: nationale Normen, europäische Bewertungen, internationale Normen | DIN, ISO, BSI-Standards und EU-Normen sauber referenzieren; Verweise mit „oder gleichwertig" ergänzen |
| Abs. 3 | Qualitäts-, Innovations-, Umwelt- und soziale Aspekte erlaubt, wenn auftragsgegenstandsbezogen | Nachhaltigkeits- und Energieeffizienz-Kriterien für Rechenzentrums-Dienstleistungen sind möglich, müssen aber begründet sein |
| Abs. 4 | Regelung der Übertragung von Urheberrechten und Nutzungsrechten | Bei Software-Eigenentwicklungen und Customizing in der LB klar definieren, wem der Quellcode zusteht |
| Abs. 5 | Barrierefreiheit nach EU-Vorgaben berücksichtigen | Bei Bürgerportalen, Fachverfahren und allen öffentlichen Web-Anwendungen WCAG 2.1 oder BITV 2.0 als Mindeststandard verankern |
| Abs. 6 | Keine Verweise auf bestimmte Produkte oder Hersteller, außer ausnahmsweise mit „oder gleichwertig" | Das Produktneutralitätsgebot. Häufigste Rüge in IT-Vergaben: ungerechtfertigte Marken- oder Herstellervorgaben |
Praxishinweis: Erfahrungsgemäß sind Absatz 2 (Genauigkeit der Beschreibung) und Absatz 6 (Produktneutralität) die häufigsten Stolpersteine. In der Auswertung des Vergabe-Archivs zeigt sich: Wo die LB zu unscharf formuliert ist, kommen vergleichbare Angebote nicht zustande; wo sie zu produktnah formuliert ist, droht eine Rüge mit Verfahrensaufhebung als Folge.
Aus unserer Erfahrung mit der vergaberechtskonformen IT-Beschaffung hat sich für Dienstleistungs-LBs ein Sieben-Block-Aufbau bewährt. Jeder Block beantwortet eine spezifische Frage, die Bieter für eine belastbare Angebotskalkulation brauchen. Wer einen Block weglässt, riskiert Bieterfragen, Nachforderungen oder eine spätere Auseinandersetzung um den Leistungsumfang.
Was wird beschafft. Kurzbeschreibung des Auftrags in zwei bis drei Sätzen, einschließlich Anwendungsbereich, geografischer Geltung und Vertragslaufzeit. Antwort auf: Worum geht es hier?
Was die Lösung fachlich leisten muss. User-Stories, Geschäftsprozesse, Rollen, Mengengerüst. Antwort auf: Welche Aufgabe löst die Lösung?
Plattform, Protokolle, APIs, Performance, Skalierung, Verschlüsselung, BSI-Bezug. Antwort auf: Wie muss die Lösung sich in unsere IT einfügen?
Verfügbarkeit, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Service-Zeiten, Eskalationsstufen, Pönalen. Antwort auf: Wie zuverlässig muss der Service laufen?
Übernahme aus Altsystem, Datenübernahme, Schulungen, Pilotphase, Abnahmemeilensteine. Antwort auf: Wie kommen wir vom Ist zum Soll?
Bereitstellung von Testdaten, Ansprechpartnern, Räumen, VPN-Zugängen. Antwort auf: Was steuern wir selbst bei, damit der Auftragnehmer liefern kann?
Wann ist die Leistung abgenommen, welche Testverfahren gelten, welche Nachweise (Sicherheitskonzept nach BSI IT-Grundschutz, Penetrationstest-Berichte, Zertifikate wie ISO 27001) sind vorzulegen. Antwort auf: Wann gilt die Leistung als erbracht?
Wer diese sieben Blöcke konsequent durchhält, gibt Bietern die Grundlage für vergleichbare Angebote und reduziert das Risiko von Bieterfragen oder späteren Nachträgen. Bei vergaberechtskonform formulierten Leistungsbeschreibungen ist die Quote ungültiger oder unwirtschaftlicher Angebote in unserer Erfahrung deutlich niedriger.
Aus der Auswertung tausender realer Vergabeverfahren im Vergabe-Archiv wiederholen sich bestimmte Probleme. Häufig führen sie zu Bieterfragen, weniger Angeboten oder im schlimmsten Fall zu Nachprüfungsverfahren. Die fünf häufigsten Muster, geordnet nach Folgenschwere:
| Fehler | Konsequenz | Was hilft |
|---|---|---|
| Produktnamen statt Funktionen | Rüge nach §31 Abs. 6 VgV, Verfahrensaufhebung möglich | Funktionale Anforderung formulieren, Produkte nur mit „oder gleichwertig" und sachlicher Begründung |
| Fehlendes Mengengerüst | Unkalkulierbare Angebote, hohe Streuung der Preise, Nachträge im Betrieb | User-Zahl, Datenvolumen, Standorte, Schulungstage, Lizenzklassen klar quantifizieren |
| SLAs nur als Schlagwort | Im Betrieb keine Durchsetzbarkeit, Streit über Service-Qualität | Verfügbarkeitsfenster, Reaktionszeiten je Priorität, Pönalen-Höhe konkret vereinbaren |
| Mitwirkungspflichten ausgespart | Auftragnehmer kann später Verzögerungen mit fehlender Zuarbeit begründen | Eigenleistungen des Auftraggebers explizit benennen, mit Fristen und Ansprechpartner-Rollen |
| Abnahme nicht definiert | Streit über Werkvertrags-Erfüllung, Zahlungsverzug, Klage | Abnahmekriterien, Testverfahren, Abnahmeprotokoll-Vorlage in die LB aufnehmen |
Eine Auswertung von 48.000+ Vergabeverfahren mit über 100.000 Vergabeunterlagen aus den Jahren 2020 bis 2025 zeigt, welche IT-Themen öffentlichen Sektor aktuell tatsächlich beschafft. Wir haben 2.835 IT-relevante Verfahren identifiziert und nach Themen-Clustern und Auftraggeber-Typ ausgewertet. Die Verteilung hilft Ihnen, Ihre eigene Beschaffungsperspektive einzuordnen.
Erkenntnis: 84 Prozent der Vergaben stammen aus dem Jahr 2025, der Datenstand ist sehr aktuell. IT-Sicherheit ist nach Software das zweitgrößte Beschaffungsfeld, was die Bedeutung von KRITIS- und BSI-Anforderungen in der LB unterstreicht. Stadt- und Gemeindeverwaltungen sind die häufigsten Auftraggeber, gefolgt knapp von Bundesbehörden und Hochschulen.
Auf Basis dieser Analyse haben wir ein praxisorientiertes Muster für die Leistungsbeschreibung einer IT-Dienstleistung zusammengestellt. Das PDF enthält die Sieben-Block-Struktur mit ausfüllbaren Platzhaltern, ausgefüllten Beispielblöcken zur Orientierung und Marktdaten aus dem Vergabe-Archiv. Der Download ist kostenfrei.
Sieben-Block-Vorlage mit Platzhaltern, Beispielblöcken und Marktdaten aus 48.000+ Vergabeverfahren. Direkt einsetzbar als Ausgangspunkt für die eigene Ausschreibung.
Wer eine Leistungsbeschreibung von Grund auf erstellt, startet oft bei null. Wir bieten drei aufeinander abgestimmte Wege, das Risiko von Bieterfragen, Rügen und Nachträgen zu reduzieren:
Excel-Vorlagen mit allen Leistungspositionen, technischen Anforderungen und Wertungskriterien für SIEM, SOC, EDR, MFA, IAM, MDM, Vulnerability Management und weitere IT-Themen.
Durchsuchbares Archiv aus abgeschlossenen öffentlichen Verfahren ab 2020. Reale Leistungsbeschreibungen, Bewertungsmatrizen und Preisblätter als Referenz für die eigene Ausschreibung.
Begleitung von der Bedarfsaufnahme über die LB-Erstellung bis zur Wertungsmatrix. GWB-, VgV- und UVgO-konform, mit Erfahrung aus Verfahren der öffentlichen Hand.
Quellen
Von der Bedarfsanalyse bis zur vollständigen Vergabeunterlage: IT- und Vergabeexperten unterstützen Sie in jedem Schritt.