Markterkundung bei IT-Vergaben: Rechtssicher vorbereiten, anonym Angebote einholen

Was ist Markterkundung und warum lohnt sie sich?

Markterkundung bezeichnet die gezielte Sondierung des Anbietermarkts vor dem Start eines formalen Vergabeverfahrens. Ziel ist es, ein realistisches Bild über verfügbare Lösungen, relevante Anbieter und zu erwartende Preisrahmen zu gewinnen, bevor Leistungsbeschreibung und Eignungskriterien festgezurrt werden.

Das klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis aber nicht. Erfahrungsgemäß startet ein Großteil der Vergabestellen direkt mit dem Schreiben der Leistungsbeschreibung, ohne zuvor systematisch den Markt befragt zu haben. Das Ergebnis sind Anforderungen, die entweder zu eng auf einen bestimmten Anbieter zugeschnitten sind oder technische Möglichkeiten ignorieren, die der Markt bereits bietet.

Die Konsequenzen zeigen sich in den Zahlen: Laut einer Analyse des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO) sank die durchschnittliche Anzahl der Angebote pro öffentlichem Vergabeverfahren von 6,0 im Jahr 2011 auf 3,9 im Jahr 2021. Im IT-Bereich, wo technologische Entwicklungen besonders schnell sind, ist eine Ausschreibung ohne Marktkenntnis ein besonderes Risiko.

Rechtliche Grundlage: §28 VgV und §20 UVgO

Die Markterkundung ist im deutschen Vergaberecht ausdrücklich geregelt und zulässig. Für EU-weite Vergaben oberhalb der Schwellenwerte gilt § 28 VgV, für unterschwellige Vergaben § 20 UVgO. Beide Normen erlauben es dem öffentlichen Auftraggeber, vor Einleitung eines Vergabeverfahrens den Markt zu erkunden.

Die Norm setzt dabei klare Grenzen. Was erlaubt ist und was nicht:

Wichtig ist die Dokumentationspflicht: Die Markterkundung selbst sowie alle Kontakte zu Unternehmen im Rahmen der Markterkundung sind in einem Vergabevermerk festzuhalten. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert, dass eine spätere Nachprüfungsstelle die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens in Frage stellt.

Werden im Rahmen der Markterkundung Informationen eingeholt, die einzelnen Anbietern einen Wissensvorsprung verschaffen könnten, muss der Auftraggeber Maßnahmen ergreifen, um Wettbewerbsverzerrungen im späteren Vergabeverfahren auszuschließen. In der Praxis bedeutet das: Alle wesentlichen Informationen aus der Markterkundung werden in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen transparent offengelegt, und den übrigen Bietern wird ausreichend Zeit eingeräumt, etwaige Informationsrückstände aufzuholen.

Zwei Tiefen der Markterkundung

Nicht jede Markterkundung hat denselben Umfang. In der Praxis zeigt sich, dass das Ziel entscheidet, wie tief die Sondierung sein muss. IT-LV unterscheidet in der Beratung zwei grundlegende Ansätze.

Anonym Angebote einholen: kein Vertriebsdruck

Wer als öffentlicher Auftraggeber direkt bei Anbietern anfrägt, gibt seinen Namen preis. Das hat in der Praxis eine konkrete Konsequenz: Der Vertrieb kennt Sie. Und er wird Sie nicht vergessen. Auch Monate nach der Markterkundung werden Sie mit Angeboten, Telefonanrufen und Vertriebsterminen konfrontiert, obwohl das Vergabeverfahren noch gar nicht begonnen hat.

Noch problematischer ist die inhaltliche Verzerrung: Weiß ein Anbieter, wer fragt, wird er sein Angebot auf die vermuteten Präferenzen des Auftraggebers zuschneiden, nicht auf den tatsächlichen Marktpreis. Preisindikationen, die direkt an eine Behörde gehen, sind erfahrungsgemäß selten das, was ein neutraler Dritter für denselben Anforderungskatalog erhalten würde.

Die Anonymisierung ist auch aus vergaberechtlicher Sicht sauber: Der Auftraggeber führt die Markterkundung rechtmäßig nach §28 VgV durch, beauftragt dafür einen fachlich unabhängigen Dritten und erhält am Ende ein dokumentiertes Ergebnis, das im Vergabevermerk festgehalten wird. Die Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Verfahren sind damit vollständig erfüllt.

Wichtig ist dabei die Unabhängigkeit des Beraters: IT-LV vertritt keine Anbieterinteressen und steht in keiner wirtschaftlichen Beziehung zu den kontaktierten Unternehmen. Genau das unterscheidet eine neutrale Markterkundung von einer Beratung, die von einem Hersteller oder Systemintegrator durchgeführt wird, der später selbst im Bieterkreis auftaucht.

Typische Fehler ohne professionelle Begleitung

Die Markterkundung ist kein formales Vergabeverfahren, bietet aber viele Möglichkeiten, Fehler zu machen, die sich erst im späteren Ausschreibungsverfahren rächen. Die folgenden Situationen begegnen uns in der Praxis regelmäßig.

Wie IT-LV die Markterkundung durchführt

IT-LV unterstützt öffentliche Auftraggeber bei der Markterkundung als vollständig unabhängiger Berater. Wir treten selbst nie als Bieter in Vergabeverfahren auf und haben keine wirtschaftlichen Interessen an bestimmten Produkten oder Anbietern. Die Leistungen sind in zwei aufeinanderfolgende Module gegliedert, die einzeln beauftragt werden können.

Fazit: Markterkundung zahlt sich aus

Eine professionell durchgeführte Markterkundung ist kein Luxus, sondern eine Investition, die sich in jedem relevanten IT-Vorhaben mehrfach rechnet. Sie liefert einen realistischen Haushaltansatz, schützt die spätere Leistungsbeschreibung vor wettbewerbsrechtlichen Angriffspunkten und erhöht die Zahl der Bieter, weil die Anforderungen zum Markt passen.

Der entscheidende Mehrwert eines unabhängigen Beraters liegt dabei in zwei Punkten: Erstens im Schutz Ihrer Identität als Auftraggeber, wodurch ehrlichere Preisindikationen und kein nachlaufender Vertrieb entstehen. Zweitens in der Unabhängigkeit, die sicherstellt, dass kein Interessenkonflikt nach §6 VgV entsteht, der das spätere Verfahren gefährden könnte.