Markterkundung bei IT-Vergaben: sorgfältig vorbereiten, anonym Preisauskünfte einholen
Wer eine IT-Ausschreibung ohne vorherige Markterkundung startet, riskiert eine unrealistische Leistungsbeschreibung, eine falsche Haushaltschätzung und am Ende zu wenige oder unpassende Angebote. § 28 VgV erlaubt die Markterkundung ausdrücklich. Dieser Leitfaden zeigt, wie sie funktioniert und wie eine anonyme Markterkundung über eine neutrale Plattform abläuft.
Markterkundung bezeichnet die gezielte Sondierung des Anbietermarkts vor dem Start eines formalen Vergabeverfahrens. Ziel ist es, ein realistisches Bild über verfügbare Lösungen, relevante Anbieter und zu erwartende Preisrahmen zu gewinnen, bevor Leistungsbeschreibung und Eignungskriterien festgezurrt werden.
Das klingt selbstverständlich, wird aber nicht immer so gemacht. Wer direkt mit dem Schreiben der Leistungsbeschreibung beginnt, ohne den Markt zuvor systematisch befragt zu haben, riskiert Anforderungen, die entweder zu eng auf einen bestimmten Anbieter zugeschnitten sind oder technische Möglichkeiten ignorieren, die der Markt bereits bietet.
Der Wettbewerb um öffentliche Aufträge ist zurückgegangen: Laut dem Leitfaden Markterkundung des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO) und der Universität der Bundeswehr München sank in Deutschland die durchschnittliche Zahl der Angebote je Vergabeverfahren von 6,0 im Jahr 2011 auf 3,9 im Jahr 2021 (Daten des Europäischen Rechnungshofs). Im IT-Bereich, wo technologische Entwicklungen besonders schnell sind, ist eine Ausschreibung ohne Marktkenntnis ein besonderes Risiko.
Was Markterkundung leistet
Realistischen Haushaltansatz ermitteln
Anforderungskatalog auf Marktgegebenheiten ausrichten
Zu wenige Angebote: Verfahren wiederholen oder unter engen Voraussetzungen ohne Teilnahmewettbewerb verhandeln
Unzureichende Eignungskriterien: falsche Anbieter bewerben sich
Fehlende Architektur-Kompatibilität nach Zuschlag erkannt
Rechtliche Grundlage: § 28 VgV und § 20 UVgO
Die Markterkundung ist im deutschen Vergaberecht ausdrücklich geregelt und zulässig. Für EU-weite Vergaben oberhalb der Schwellenwerte gilt § 28 VgV, für unterschwellige Vergaben § 20 UVgO, soweit die UVgO im Bund oder im jeweiligen Land eingeführt ist. Beide Normen erlauben es dem öffentlichen Auftraggeber, vor Einleitung eines Vergabeverfahrens den Markt zu erkunden.
§ 28 Abs. 1 VgV (Wortlaut)
„Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens darf der öffentliche Auftraggeber Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen. Die Markterkundung kann auch soziale und umweltbezogene Aspekte, beispielsweise der Kreislaufwirtschaft, sowie Aspekte der Qualität und Innovation umfassen und auch elektronisch durchgeführt werden.“
Die Norm setzt dabei klare Grenzen. Was erlaubt ist und was nicht:
Zulässig nach § 28 VgV
Markt sondieren zur Vorbereitung einer echten Beschaffung
Anbieter über geplante Beschaffungsvorhaben informieren
Anforderungskataloge und RFIs versenden
Informationen und unverbindliche Preisauskünfte einholen
Technische Lösungen und Betriebsmodelle vergleichen
Nicht zulässig
Scheinverfahren ohne ernsthafte Beschaffungsabsicht
Vergabeverfahren ausschließlich zur Preisermittlung
Markterkundung als Ersatz für förmliche Ausschreibung
Bevorzugung einzelner Anbieter durch selektive Information
Wichtig ist die Dokumentation: § 8 Abs. 1 VgV verlangt eine fortlaufende Dokumentation, zu der ausdrücklich die Vorbereitung der Vergabeunterlagen und die Kommunikation mit Unternehmen gehören. Die Markterkundung und ihre Kontakte zu Unternehmen gehören deshalb in die Vergabeakte. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert, dass eine spätere Nachprüfungsstelle die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens in Frage stellt.
Haben einzelne Unternehmen durch ihre Beteiligung an der Vorbereitung einen Wissensvorsprung, muss der Auftraggeber angemessene Maßnahmen ergreifen, damit der Wettbewerb im späteren Vergabeverfahren nicht verzerrt wird (§ 7 VgV). Dazu gehört insbesondere, die anderen Unternehmen über die einschlägigen Informationen zu unterrichten und angemessene Fristen für Angebote und Teilnahmeanträge festzulegen.
Zwei Tiefen der Markterkundung
Nicht jede Markterkundung hat denselben Umfang. Das Ziel entscheidet, wie tief die Sondierung sein muss. Grundsätzlich lassen sich zwei Ansätze unterscheiden.
1
Tiefe 1
Schnelle Preisindikation
Ziel: Ein belastbarer Haushaltansatz und ein erster Überblick über das Preisniveau auf dem Markt. Dazu werden einige Anbieter, zum Beispiel drei bis fünf, mit einem kurzen, standardisierten Fragenkatalog angeschrieben.
Wann sinnvoll
Haushaltsjahr muss geplant werden
Grobe Entscheidung zwischen Eigenentwicklung und Kauf
Vorbereitung eines Direktauftrags unterhalb der Schwellenwerte
Erste Machbarkeitsprüfung vor internem Beschluss
Typisches Ergebnis
Preisindikationen mehrerer Anbieter
Überblick über Lizenz- und Betriebsmodelle
Erste Einschätzung zur technischen Machbarkeit
Entscheidungsvorlage für die Haushaltsplanung
Aufwand: gering. Er umfasst Fragenkatalog, Versand, Nachverfolgung und Auswertung.
2
Tiefe 2
Strukturierte Markterkundung (RFI-Prozess)
Ziel: Ein fundierter Marktüberblick als belastbare Grundlage für eine spätere EU-weite Ausschreibung. Der sogenannte Request for Information (RFI) ist ein strukturierter Fragenkatalog, der gezielt an eine vorab definierte Anbieterliste versendet wird. Die Antworten werden systematisch ausgewertet und in einer Entscheidungsmatrix zusammengeführt.
Vergleichsmatrix (Excel), Visualisierung der Stärken und Schwächen je Anbieter
Abschlussbericht
Konsolidierung in einer Entscheidungsvorlage mit Übersicht der Lösungen, die den Anforderungskatalog abdecken
Fundierte Grundlage für Leistungsbeschreibung und Vergabeverfahren
Wann sinnvoll
Vorbereitung einer EU-weiten Ausschreibung
Komplexe IT-Vorhaben (SIEM, EDR, IAM, ERP, NDR)
Markt wenig bekannt oder stark im Wandel
Mehrere Betriebsmodelle sollen verglichen werden
Proof of Concept im Anschluss geplant
Typisches Ergebnis
Marktüberblick über alle relevanten Anbieter
Erste Kostenkomponenten und Preismodelle bekannt
Lösungsübersicht als Grundlage für PoC oder weiteres Verfahren
Abschlussbericht als belastbare Entscheidungsgrundlage
Anforderungskatalog bereits abgestimmt und dokumentiert
Aufwand und Dauer hängen von Marktbreite, Komplexität der Lösung und den Rücklaufzeiten der Anbieter ab.
Anonym anfragen: kein Vertriebsdruck
Wer als öffentlicher Auftraggeber direkt bei Anbietern anfrägt, gibt seinen Namen preis. Das kann eine konkrete Folge haben: Der Vertrieb kennt Sie und meldet sich womöglich noch Monate nach der Markterkundung mit Angeboten, Anrufen und Terminanfragen, obwohl das Vergabeverfahren noch gar nicht begonnen hat.
Hinzu kommt eine mögliche inhaltliche Verzerrung: Weiß ein Anbieter, wer fragt, kann er seine Antwort auf die vermuteten Präferenzen des Auftraggebers zuschneiden statt auf den Anforderungskatalog.
So läuft die IT-Markterkundung über IT-LV
Identität geschützt
Informationen und Preisauskünfte fragen Sie anonym über die Plattform an. Ihre Identität geht nicht an die Anbieter, außer Sie wünschen ausdrücklich einen Kontakt.
Unverbindliche Preisauskünfte
Preisauskünfte sind unverbindlich und dienen der Orientierung, etwa für die Schätzung des Auftragswerts. Die Anbieter erfahren dabei nicht, wer anfragt.
Kein Vertriebsdruck
Keine Daten an Anbieter, solange Sie keinen Kontakt wünschen. Niemand ruft an, lädt ein oder fasst nach.
Mit der IT-Markterkundung führt der Auftraggeber die Markterkundung selbst durch. Wie das Ergebnis in der Vergabeakte dokumentiert wird, entscheidet Ihre Vergabestelle.
Wichtig ist dabei die Neutralität: Die Anbieterlandschaft zeigt keine Rangfolge, keine Bewertung und keine bezahlte Platzierung, und IT-LV tritt in der Markterkundung selbst nicht als Bieter auf. Das unterscheidet sie von einer Markterkundung, die ein Hersteller oder Systemintegrator durchführt, der später selbst im Bieterkreis auftaucht.
Typische Fehler bei der Markterkundung
Die Markterkundung ist kein formales Vergabeverfahren, bietet aber viele Möglichkeiten, Fehler zu machen, die sich erst im späteren Ausschreibungsverfahren rächen. Die folgenden Situationen sind typisch.
Wer Anforderungen direkt aus Herstellerbroschüren übernimmt, schreibt faktisch auf einen bestimmten Anbieter aus. Das widerspricht dem Gebot der produktneutralen Leistungsbeschreibung (§ 31 Abs. 6 VgV) und ist angreifbar. Eine ordentliche Markterkundung übersetzt Herstellermerkmale in neutrale, funktionale Anforderungen.
2
Haushaltschätzung ohne Marktkenntnis
Ohne systematische Preisabfrage beruht der Haushaltsansatz oft nur auf internen Annahmen. Schon eine kurze Preisindikation bei einigen Anbietern verbreitert die Grundlage für die Schätzung des Auftragswerts (§ 3 VgV).
3
Wettbewerbsverzerrung durch vorbefasste Unternehmen
Unternehmen, die den Auftraggeber bei der Vorbereitung beraten haben oder auf andere Art daran beteiligt waren (vorbefasste Unternehmen), dürfen grundsätzlich als Bieter teilnehmen. Der Auftraggeber muss angemessene Maßnahmen ergreifen, damit der Wettbewerb nicht verzerrt wird (§ 7 VgV). Ein Ausschluss nach § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB kommt nur in Betracht, wenn sich die Verzerrung nicht durch weniger einschneidende Maßnahmen beseitigen lässt; vorher erhält das Unternehmen Gelegenheit zum Nachweis (§ 7 Abs. 3 VgV). Ob eine Vorbefassung vorliegt und wie damit umzugehen ist, entscheidet Ihre Vergabestelle.
4
Fehlende Dokumentation
§ 8 Abs. 1 VgV verlangt eine fortlaufende Dokumentation, zu der die Vorbereitung der Vergabeunterlagen und die Kommunikation mit Unternehmen gehören. Wer die Markterkundung informell über Telefonrunden führt und nichts dokumentiert, hat im Fall einer Nachprüfung ein Problem.
5
Regulatorische Anforderungen zu spät eingebaut
NIS2, BSI-Grundschutz, DSGVO und branchenspezifische Vorgaben (z.B. im Gesundheitswesen oder bei KRITIS-Betreibern) sollten von Anfang an in den Anforderungskatalog einfließen. Wer sie erst in der Leistungsbeschreibung nachzieht, riskiert, dass kein Anbieter alle Kriterien vollständig erfüllt.
Fazit: gut vorbereitet in die Ausschreibung
Eine sorgfältige Markterkundung ist bei vielen IT-Vorhaben sinnvoll. Sie hilft, den Auftragswert realistisch zu schätzen, die Leistungsbeschreibung produktneutral zu fassen und Anforderungen so zu formulieren, dass sie zum Markt passen. Das kann die Zahl passender Angebote erhöhen.
Anonyme Anfragen über eine neutrale Plattform haben dabei zwei Vorteile: Erstens bleibt Ihre Identität als Auftraggeber geschützt, ohne nachlaufenden Vertrieb. Zweitens erscheint die Anbieterlandschaft ohne Rangfolge, ohne Bewertung und ohne bezahlte Platzierung.
Das bringt eine strukturierte Markterkundung
Realistischer Haushaltansatz statt Schätzung
Leistungsbeschreibung marktkonform und wettbewerbsneutral
Anforderungen, die mehr passende Anbieter erfüllen können
Nachvollziehbare Dokumentation der Markterkundung
Kein Vertriebsdruck durch anonyme Durchführung
Was ohne sie schiefgehen kann
Vergabeverfahren wegen falscher Anforderungen wiederholen
Nachtragshaushalt wegen Fehlkalkulation notwendig
Wettbewerbswidrige Ausschreibung durch Produktspezifikation
Interessenkonflikte durch anbieternahe Berater
Vertrieb kennt den Auftraggeber vor Verfahrensbeginn
Muster-Leistungsverzeichnisse
Planen Sie im Anschluss an die Markterkundung eine EU-weite Ausschreibung? IT-LV bietet Muster-LV-Vorlagen für verbreitete IT-Sicherheits- und Infrastrukturthemen, die direkt als Ausgangsbasis für Ihre Leistungsbeschreibung genutzt werden können.
Sie haben eine konkrete Beschaffung vor sich und wollen sehen, wie andere sie aufgesetzt haben? Das Vergabe-Archiv zeigt vergleichbare Verfahren. Bei Fragen zu den Produkten melden Sie sich gern.
