SAP S/4HANA ausschreiben: Der Praxis-Guide für öffentliche Auftraggeber

Warum jetzt handeln? Das Ende von SAP ECC

SAP hat angekündigt, die Mainstream-Wartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7, darunter SAP ERP 6.0 (ECC), bis Ende 2027 zu leisten. Für die Jahre 2028 bis 2030 bietet SAP eine optionale Extended Maintenance gegen einen Aufschlag von zwei Prozentpunkten auf die Wartungsbasis an. Wer sie nicht wählt, wechselt automatisch in das Modell der kundenspezifischen Wartung (Customer-Specific Maintenance). Für SAP S/4HANA hat SAP Wartung bis Ende 2040 zugesagt. Wie lange eine Einführung dauert, hängt von Komplexität, Anzahl der Mandanten und dem Umfang historisch gewachsener Individualisierungen ab.

Wer spät startet, gerät unter Zeitdruck. Das ist nicht nur ein operatives Risiko, es ist auch ein vergaberechtliches: Ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen äußerster Dringlichkeit setzt nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV Ereignisse voraus, die der Auftraggeber nicht voraussehen konnte; die Umstände dürfen ihm nicht zuzurechnen sein. Ein seit Jahren angekündigtes Wartungsende ist kein solches Ereignis. Zur Projektlaufzeit kommt die Dauer des Vergabeverfahrens: Im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gelten Mindestfristen von 30 Tagen für die Teilnahmeanträge und 30 Tagen für die Erstangebote (§ 17 Abs. 2 und 6 VgV), dazu kommen Verhandlungsrunden, Wertung und die Wartefrist nach § 134 GWB.

Das Ergebnis: Wer noch kein Verfahren begonnen hat, sollte jetzt mit der Vorbereitung anfangen und klären, ob die Extended Maintenance als Übergang gebraucht wird. Die Vorbereitung ist entscheidend für die Qualität des späteren Vertrags.

Was genau wird ausgeschrieben?

Bevor das Verfahren startet, muss der Beschaffungsgegenstand präzise definiert sein. Bei SAP-S/4HANA-Projekten im öffentlichen Sektor verwischen häufig drei Leistungsbereiche, die rechtlich und wirtschaftlich getrennt zu betrachten sind.

Die Frage „Lizenzen getrennt oder gebündelt?“ gehört an den Anfang der Planung. Wer Implementierung und Lizenzbeschaffung in einem Los bündelt, schränkt den Bieterkreis ein, da nicht jeder Implementierungspartner auch Reseller-Status hat. Oberhalb der EU-Schwellenwerte sind Leistungen nach § 97a Abs. 1 GWB grundsätzlich in Teil- und Fachlosen zu vergeben; eine Gesamtvergabe ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe sie erfordern (§ 97a Abs. 2 GWB). Eine Trennung in Lose oder ein klares Subauftragnehmer-Modell öffnet den Wettbewerb.

Vergabeverfahren: Welche Verfahrensarten in Frage kommen

Liegt der geschätzte Auftragswert (§ 3 VgV) über dem EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge von 216.000 Euro ohne Umsatzsteuer (seit 01.01.2026; für das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien 140.000 Euro), gelten Teil 4 des GWB und die VgV. Das offene und das nicht offene Verfahren stehen dem Auftraggeber nach § 14 Abs. 2 VgV stets zur Wahl. Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§ 17 VgV) ist zulässig, wenn ein Grund nach § 14 Abs. 3 VgV vorliegt, etwa wenn die Bedürfnisse nicht ohne Anpassung verfügbarer Lösungen erfüllt werden können oder der Auftrag wegen seiner Art, Komplexität oder Risiken nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann.

Im offenen Verfahren darf nicht verhandelt werden (§ 15 Abs. 5 VgV). Wer über Konzepte, Methodik, Preismodell und Projektorganisation verhandeln will, braucht ein Verfahren, das Verhandlungen zulässt. Ob die Voraussetzungen dafür vorliegen, entscheidet und dokumentiert die Vergabestelle.

Eignungskriterien in Stufe 1 legt die Vergabestelle fest. Sie müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu ihm sowie zum Auftragswert in einem angemessenen Verhältnis stehen (§ 122 Abs. 4 GWB). Typische Nachweisarten nach §§ 45 und 46 VgV sind:

Alle Beteiligten frühzeitig einbinden

Eine SAP-S/4HANA-Einführung ist kein IT-Projekt. Sie ist ein Organisationsprojekt mit IT-Anteil. Die Anforderungen entstehen in den Fachbereichen, nicht in der IT. Wer die Anforderungen ausschließlich in der IT-Abteilung erhebt, schreibt an der Realität der späteren Nutzer vorbei.

Folgende Bereiche müssen vor der Leistungsbeschreibung aktiv befragt werden, nicht erst im Projekt:

Ein mögliches Format ist ein strukturierter Workshop-Prozess in drei Phasen: Bestandsaufnahme je Fachbereich, gemeinsame Priorisierung der Anforderungen, anschließende Konsensrunde zur Leistungsbeschreibung. Der Aufwand lohnt sich, weil Anforderungen, die erst im Projekt auftauchen, dort als Änderungen nachverhandelt werden müssen.

Legacy-Workflows frühzeitig identifizieren

SAP ECC-Systeme, die über viele Jahre betrieben wurden, tragen in der Regel erhebliches Customizing-Gewicht: Eigenentwicklungen (Z-Transaktionen), spezifische Formularlogiken, manuelle Buchungsroutinen, Schnittstellen zu Fachanwendungen, die vor Jahren angebunden wurden, und Prozesse, die heute nur noch ein oder zwei Personen vollständig kennen.

Diese Legacy-Komplexität ist eine der großen Unbekannten in jedem Migrationsprojekt. Zu hoch angesetzt, treibt sie das Budget. Zu niedrig eingeschätzt, führt sie zu Projektstillstand kurz vor dem Go-Live. Deshalb muss die Bestandsaufnahme vor der Ausschreibung beginnen, nicht danach.

Die Ergebnisse dieser Analyse fließen direkt in die Leistungsbeschreibung. Ein klar dokumentierter Ist-Zustand ermöglicht Bietern belastbare Kalkulationen. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert Angebote mit großen Risikoaufschlägen oder mit unrealistisch niedrigen Preisen, die sich im Projektverlauf durch Nachträge ausgleichen.

Bestehender Partner: Chancen, Risiken und Wettbewerb

Bei einer SAP-S/4HANA-Ausschreibung steht häufig implizit die Frage im Raum: Soll der bisherige SAP-Betriebspartner eine realistische Chance haben, oder soll gewechselt werden? Diese Frage muss bewusst und transparent beantwortet werden, bevor das Verfahren startet. Was nicht funktioniert, ist eine Leistungsbeschreibung, die de facto auf einen Anbieter zugeschnitten ist. Die Leistungsbeschreibung muss allen Unternehmen den gleichen Zugang zum Vergabeverfahren gewähren (§ 31 Abs. 1 VgV).

Pulskontrolle der Fachbereiche: Bevor das Verfahren beginnt, lohnt eine strukturierte Abfrage der Zufriedenheit mit dem bisherigen Partner in allen betroffenen Fachbereichen. Welche Leistungen wurden gut erbracht? Wo gibt es Reibung? Welche Defizite haben sich über die Jahre aufgebaut? Diese Bewertung ist keine Befindlichkeitsabfrage, sie ist die Grundlage für die Formulierung der Zuschlagskriterien und die Gewichtung von Qualität gegenüber Preis.

Marktüberblick mit dem SAP Partner Finder: Den offiziellen SAP Partner Finder unter partnerfinder.sap.com können Sie nutzen, um nach SAP-Partnern zu filtern, etwa nach Region, Partnerstatus und Lösungsschwerpunkt. Das gibt einen ersten Überblick über den Markt, bevor Sie Eignungskriterien festlegen, und hilft einzuschätzen, wie viele Bieter Ihre Anforderungen realistisch erfüllen können.

Wie andere öffentliche Auftraggeber SAP-Projekte ausgeschrieben haben, zeigt unser Vergabe-Archiv. Dort finden Sie Bekanntmachungen und, wo vorhanden, Vergabeunterlagen vergangener SAP-Verfahren, filterbar nach Bundesland und Jahr.

Das Leistungsverzeichnis: Was hinein muss

Das Leistungsverzeichnis ist das Herzstück der Vergabeunterlagen. Es entscheidet über Vergleichbarkeit der Angebote, Vollständigkeit der späteren Leistung und Basis für Nachtragsverhandlungen. Folgende Positionen sollten in jeder SAP-S/4HANA-Ausschreibung enthalten sein:

Zuschlagskriterien und Gewichtung: Neben dem Preis können qualitative Zuschlagskriterien berücksichtigt werden (§ 58 Abs. 2 VgV), etwa Konzeptqualität des Implementierungsansatzes, Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals oder Qualität des Schulungskonzepts. Welche Kriterien gelten und wie sie gewichtet werden, legt die Vergabestelle fest und gibt es in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen an (§ 58 Abs. 3 VgV).

Typische Fehler bei SAP-S/4HANA-Ausschreibungen

Die folgenden Stolpersteine lassen sich mit Vorbereitung vermeiden.