SAP stellt die Wartung für ECC am 31.12.2027 ein. Wer jetzt nicht handelt, wird unter Zeitdruck entscheiden. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie das Vergabeverfahren richtig aufsetzen, alle Beteiligten rechtzeitig einbinden und den Wettbewerb so gestalten, dass am Ende der beste Partner den Zuschlag erhält.
Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 · ca. 12 Min. Lesezeit
SAP hat die Mainstream-Wartung für SAP ECC 6.0 auf den 31. Dezember 2027 terminiert. Ab diesem Datum gibt es keine Sicherheits-Patches, keine Compliance-Updates und keine Fehlerkorrekturen mehr für das bestehende System. Erfahrungsgemäß dauern SAP-S/4HANA-Einführungsprojekte im öffentlichen Sektor 18 bis 36 Monate, abhängig von Komplexität, Anzahl der Mandanten und dem Umfang historisch gewachsener Individualisierungen.
Wer das Vergabeverfahren erst 2027 startet, kann keinen rechtzeitigen Go-Live garantieren. Das ist nicht nur ein operatives Risiko, es ist auch ein vergaberechtliches: Ein nachträglicher Direktauftrag ohne Wettbewerb, begründet mit Zeitdruck, ist angreifbar. In Projekten, die wir begleitet haben, zeigte sich immer wieder, dass der eigentliche Engpass nicht die Technik ist, sondern die Vorlaufzeit für das Vergabeverfahren selbst. Ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb dauert vom Bekanntmachungsbeschluss bis zur Zuschlagserteilung erfahrungsgemäß sechs bis zwölf Monate.
Das Ergebnis: Wer heute noch kein Verfahren initiiert hat, sollte spätestens im dritten Quartal 2026 die Bekanntmachung veröffentlichen. Alles, was davor liegt, ist Vorbereitung, und die ist entscheidend für die Qualität des späteren Vertrags.
Bevor das Verfahren startet, muss der Beschaffungsgegenstand präzise definiert sein. Bei SAP-S/4HANA-Projekten im öffentlichen Sektor verwischen häufig drei Leistungsbereiche, die rechtlich und wirtschaftlich getrennt zu betrachten sind.
In der Praxis zeigt sich, dass die Frage "Lizenzen getrennt oder gebündelt?" häufig zu spät gestellt wird. Wer Implementierung und Lizenzbeschaffung in einem Los bündelt, schränkt den Bieterkreis ein, da nicht jeder Implementierungspartner auch Reseller-Status hat. Eine Trennung in separate Lose oder ein klares Subauftragnehmer-Modell schafft mehr Wettbewerb und damit bessere Preise.
| Variante | Betreiber | Typisch für |
|---|---|---|
| On-Premise | Eigenes Rechenzentrum | Behörden mit hohen Datenschutzanforderungen |
| Private Cloud (RISE) | SAP-Hyperscaler, dedizierte Instanz | Kommunen und Landesbehörden |
| Public Cloud | Mandantenfähige SAP-Umgebung | Eher für kleinere Einheiten, wenig Customizing |
SAP-S/4HANA-Projekte überschreiten in der Regel deutlich den EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge von 221.000 Euro (netto). Damit gilt das Oberschwellenrecht nach VgV. Das richtige Verfahren ist das Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach § 17 VgV.
Das offene Verfahren scheidet praktisch aus: SAP-Projekte sind zu komplex, um alle Anforderungen vorab vollständig zu spezifizieren. Verhandlungen über Konzepte, Methodik, Preismodell und Projektorganisation sind unverzichtbar. Das Verhandlungsverfahren ist dafür gemacht.
Eignungskriterien in Stufe 1 sollten gezielt auf SAP-Erfahrung im öffentlichen Sektor ausgerichtet sein. Bewährte Kriterien aus Projekten, die wir begleitet haben:
Vor dem formalen Verfahrensstart empfiehlt sich eine Markterkundung nach § 28 VgV. Dazu können Sie Informationen zu Ihrem Vorhaben vorab veröffentlichen und Rückmeldungen aus dem Markt einholen, ohne sich vergaberechtlich zu binden. Das schärft die Leistungsbeschreibung und gibt Hinweise darauf, welche Anforderungen marktüblich sind und welche den Bieterkreis ungerechtfertigt einschränken würden.
Eine SAP-S/4HANA-Einführung ist kein IT-Projekt. Sie ist ein Organisationsprojekt mit IT-Anteil. Erfahrungsgemäß scheitern oder verzögern sich Projekte nicht am System, sondern an fehlender Einbindung der Fachbereiche. Wer die Anforderungen ausschließlich in der IT-Abteilung erhebt, schreibt an der Realität der späteren Nutzer vorbei.
Folgende Bereiche müssen vor der Leistungsbeschreibung aktiv befragt werden, nicht erst im Projekt:
Ein bewährtes Format ist ein strukturierter Workshop-Prozess in drei Phasen: Bestandsaufnahme je Fachbereich, gemeinsame Priorisierung der Anforderungen, anschließende Konsensrunde zur Leistungsbeschreibung. Dieser Prozess kostet vier bis sechs Wochen, spart aber Monate an Nachverhandlungen im Projekt. In Projekten, die wir begleitet haben, war die Qualität der Anforderungsdokumentation der stärkste Prädiktor für einen reibungslosen Go-Live.
SAP ECC-Systeme, die über viele Jahre betrieben wurden, tragen in der Regel erhebliches Customizing-Gewicht: Eigenentwicklungen (Z-Transaktionen), spezifische Formularlogiken, manuelle Buchungsroutinen, Schnittstellen zu Fachanwendungen, die vor Jahren angebunden wurden, und Prozesse, die heute nur noch ein oder zwei Personen vollständig kennen.
Diese Legacy-Komplexität ist der größte Unbekannte in jedem Migrationsprojekt. Zu hoch angesetzt, treibt sie das Budget. Zu niedrig eingeschätzt, führt sie zu Projektstillstand kurz vor dem Go-Live. Deshalb muss die Bestandsaufnahme vor der Ausschreibung beginnen, nicht danach.
Die Ergebnisse dieser Analyse fließen direkt in die Leistungsbeschreibung. Ein klar dokumentierter Ist-Zustand ermöglicht Bietern belastbare Kalkulationen. Wer diesen Schritt überspringt, erhält Angebote mit großen Risikoaufschlägen oder, schlimmer, mit unrealistisch niedrigen Preisen, die sich im Projektverlauf durch Nachträge kompensieren.
Eine Alternative zur Vorab-Analyse ist die Aufnahme einer Fit-Gap-Analyse als erste, separat vergütete Phase im Vertrag. Dabei führt der Implementierungspartner die Bestandsaufnahme zu Projektbeginn durch, bevor der Hauptauftrag verbindlich wird. Dieses Modell gibt beiden Seiten Sicherheit, erfordert aber Vertrauen in die Objektivität des Auftragnehmers bei der Analyse seiner eigenen Vorleistung.
Bei einer SAP-S/4HANA-Ausschreibung steht häufig implizit die Frage im Raum: Soll der bisherige SAP-Betriebspartner eine realistische Chance haben, oder soll gewechselt werden? Diese Frage muss bewusst und transparent beantwortet werden, bevor das Verfahren startet. Was nicht funktioniert, ist eine Leistungsbeschreibung, die de facto auf einen Anbieter zugeschnitten ist. Das wäre vergaberechtlich angreifbar.
Pulskontrolle der Fachbereiche: Bevor das Verfahren beginnt, lohnt eine strukturierte Abfrage der Zufriedenheit mit dem bisherigen Partner in allen betroffenen Fachbereichen. Welche Leistungen wurden gut erbracht? Wo gibt es Reibung? Welche Defizite haben sich über die Jahre aufgebaut? Diese Bewertung ist keine Befindlichkeitsabfrage, sie ist die Grundlage für die Formulierung der Zuschlagskriterien und die Gewichtung von Qualität gegenüber Preis.
Marktüberblick mit dem SAP Partner Finder: Den offiziellen SAP Partner Finder unter partnerfinder.sap.com können Sie nutzen, um nach SAP-zertifizierten Partnern zu filtern, nach Region, Partnerlevel (Gold, Platinum) und Lösungsschwerpunkt. Das gibt einen ersten Überblick über den Markt, bevor Sie Eignungskriterien festlegen, und hilft einzuschätzen, wie viele Bieter Ihre Anforderungen realistisch erfüllen können.
Für einen Überblick über vergangene SAP-Ausschreibungen im öffentlichen Sektor, typische Auftragsvolumina, Laufzeiten und Vergabeverfahren lohnt sich ein Blick in unser Vergabe-Archiv. Dort finden Sie dokumentierte SAP-Ausschreibungen mit Filteroptionen nach Bundesland, Auftraggeber-Typ und Vergabejahr.
Das Leistungsverzeichnis ist das Herzstück der Vergabeunterlagen. Es entscheidet über Vergleichbarkeit der Angebote, Vollständigkeit der späteren Leistung und Basis für Nachtragsverhandlungen. Folgende Positionen sollten in jeder SAP-S/4HANA-Ausschreibung enthalten sein:
Zuschlagskriterien und Gewichtung: Ein reiner Preiswettbewerb ist bei SAP-Projekten nicht sinnvoll. In Projekten, die wir begleitet haben, hat sich eine Gewichtung von 40 bis 50 Prozent Qualität und 50 bis 60 Prozent Preis bewährt. Qualitätskriterien können sein: Konzeptqualität des Implementierungsansatzes, Besetzung des Projektteams, spezifische Erfahrung der vorgesehenen Projektleitung, Qualität des Schulungskonzepts.
Im IT-LV Vergabe-Archiv finden Sie dokumentierte SAP-Ausschreibungen mit Informationen zu Laufzeiten, Verfahrensarten und Auftraggeber-Typen. Diese Vergleichswerte helfen bei der Kostenschätzung für den Haushalt und bei der Einschätzung, welche Vertragslaufzeiten marktüblich sind.
Aus Projekten, die wir begleitet haben, und aus der Analyse vergangener Ausschreibungen lassen sich wiederkehrende Fehler identifizieren. Wer sie kennt, kann sie vermeiden.
Quellen
Wir haben SAP-S/4HANA-Projekte im öffentlichen Sektor von der Bedarfsanalyse bis zur Zuschlagserteilung begleitet. Sprechen Sie uns an.
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