Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht für Vergabeakten ergibt sich aus §8 VgV und verpflichtet Auftraggeber, alle verfahrensrelevanten Unterlagen mindestens fünf Jahre nach Zuschlagserteilung aufzubewahren; bei EU-kofinanzierten Projekten können verlängerte Fristen gelten. Im IT-Bereich umfasst dies neben Papierunterlagen auch elektronisch geführte Vergabeakten, die revisionssicher und unveränderbar archiviert werden müssen. Die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht ist Prüfungsgegenstand bei Rechnungshofprüfungen und Fördermittelverwendungsnachweisen.