Was ist ein Muster-LV für Drucker und Multifunktionsgeräte?
Die Beschaffung von Druckern und Multifunktionsgeräten (MFP) im öffentlichen Sektor ist komplexer als sie zunächst erscheint. Behörden, Kommunen, Schulen und Kliniken müssen Druckleistung, Netzwerkintegration, IT-Sicherheit, Verbrauchsmaterialversorgung und Servicekonditionen vergaberechtskonform beschreiben, ohne bestimmte Hersteller zu begünstigen.
Unser Muster-LV für Drucker und Multifunktionsgeräte deckt alle relevanten Anforderungsbereiche ab: von Gerätespezifikationen und Funktionsumfang über Netzwerksicherheit und Authentifizierung bis hin zu Verbrauchsmaterial, Servicevertrag und WEEE-konformer Entsorgung. Es basiert auf realen Vergabeprojekten und dem BSI IT-Grundschutz-Baustein SYS.4.1 und ist sofort an den eigenen Bedarf anpassbar.
Für wen ist dieses LV geeignet?
Leistungsumfang des Muster-LV Drucker & Multifunktionsgeräte
Gerät & Funktionen
In unseren Projekten beobachten wir regelmäßig, dass Drucker-Ausschreibungen entweder zu wenig differenzieren oder durch herstellerspezifische Modellnamen gegen § 31 VgV verstoßen. Wir haben Abschnitt A deshalb leistungsbeschreibend gestaltet: Die Anforderungen definieren messbare Eigenschaften wie Druckgeschwindigkeit (Seiten pro Minute), Druckauflösung (dpi), maximale Papiergröße und unterstützte Papiergewichte, ohne einen bestimmten Hersteller zu benennen.
Für Multifunktionsgeräte sind Druck, Kopie, Scan und Fax als Pflicht- oder optionale Funktionen differenziert ausgewiesen. Duplex-Druck, automatischer Dokumenteneinzug (ADF) und die Kapazität der Papiereinzüge sind als Mindestanforderungen verankert, da diese Merkmale direkten Einfluss auf den Betriebsaufwand und die Folgekosten haben. Energieeffizienz nach Energy Star oder Blauer Engel ist als Eignungskriterium aufgenommen, weil öffentliche Auftraggeber nach § 67 VgV verpflichtet sind, Umweltkriterien in ihre Ausschreibungen zu integrieren.[1]
Sicherheit & Netzwerkintegration
Moderne Drucker und MFP-Systeme sind vollwertige Netzwerkteilnehmer mit eigenem Betriebssystem, internem Speicher und Netzwerkinterfaces. Der BSI IT-Grundschutz-Baustein SYS.4.1 (Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte) beschreibt die sicherheitsrelevanten Anforderungen, die wir als Grundlage für Abschnitt B verwendet haben: Verschlüsselung der Netzwerkkommunikation (TLS 1.2 oder höher), Authentifizierung per PIN, Chip- oder RFID-Karte vor dem Druckstart sowie die Möglichkeit zur sicheren Löschung gespeicherter Druckjobs und Festplatteninhalte.
Netzwerkseitig sind IEEE 802.1X-Unterstützung für die Authentifizierung im Firmennetzwerk, SNMPv3 für das Netzwerkmanagement und die Deaktivierbarkeit nicht benötigter Protokolle und Dienste als Pflichtanforderungen formuliert. Firmware-Update-Fähigkeit mit signaturgesicherter Aktualisierung ist ebenfalls Pflicht, um bekannte Sicherheitslücken zeitnah schließen zu können. Geräte ohne zentral administrierbare Sicherheitsrichtlinien sind im öffentlichen Sektor ein erhebliches Risiko, das wir in der Praxis immer wieder als unterschätzt erleben.[2]
Verbrauchsmaterial & Vollservice
Die Beschaffung von Druckern ohne gleichzeitige Regelung von Verbrauchsmaterial und Service führt in der Praxis regelmäßig zu ungeplanten Folgekosten und Betriebsunterbrechungen. Wir haben Abschnitt C mit zwei Modellen ausgestattet: der klassischen Gerätebeschaffung mit separater Verbrauchsmaterialversorgung sowie dem Vollservice-Modell (Cost-per-Page), bei dem der Anbieter Gerät, Toner, Wartung und Support zu einem fixen Seitenpreis liefert.
Für das Vollservice-Modell sind Mindestseitenpreise und Abnahmemengen als Bedarfspositionen formuliert, weil öffentliche Auftraggeber je nach Druckvolumen unterschiedliche Wirtschaftlichkeitsschwellen haben. Originalverbrauchsmaterial oder nachweislich gleichwertige Produkte sind als Anforderung verankert, um Druckkopfschäden und Gewährleistungsausschlüsse zu vermeiden. Im Vergabe-Archiv finden sich mehr als 100.000 reale Vergabeunterlagen, darunter zahlreiche abgeschlossene MFP-Vollservice-Ausschreibungen als Orientierungshilfe.
Lieferung, Aufstellung & Einweisung
Lieferung und Inbetriebnahme werden in vielen Drucker-Ausschreibungen zu knapp spezifiziert: Es fehlen Angaben zur Aufstellung am Einsatzort, zur Netzwerkkonfiguration durch den Anbieter sowie zur Einweisung des IT-Personals. Wir haben Abschnitt D mit praxisorientierten Anforderungen ausgestattet: Anlieferung bis zum Aufstellungsort (nicht nur bis zur Haustür), Anschluss ans Unternehmensnetzwerk und Grundkonfiguration nach Vorgaben des Auftraggebers, sowie Einweisung der Administratoren in die Geräteverwaltung.
Lieferfristen für Erstausstattung (maximal sechs Wochen) und Folgebeschaffungen (maximal vier Wochen) sind als Richtwerte aufgenommen. Austauschgeräte bei Defekten außerhalb der Garantie müssen innerhalb von 48 Stunden bereitgestellt werden. WEEE-konforme Rücknahme und zertifizierte Datenlöschung nach BSI TR-03111 oder gleichwertigem Standard sind für gebrauchte Geräte als Pflichtanforderung formuliert, da auf MFP-Festplatten regelmäßig schützenswerte Behördendaten zwischengespeichert werden.[3]
Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: „Vergaberecht in Deutschland", bmwk.de; sowie § 67 VgV (Umweltanforderungen bei der Vergabe).
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): „SYS.4.1 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte", IT-Grundschutz-Kompendium Edition 2023, bsi.bund.de.
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): „BSI TR-03111 – Elliptic Curve Cryptography (ECC)", bsi.bund.de (Grundlage für zertifizierte Datenlöschverfahren).
Technische Details & Lieferumfang
| Format | Microsoft Excel (.xlsx) + PDF |
| Umfang | mehr als 30 Leistungspositionen |
| Sprache | Deutsch |
| Vergaberecht | GWB, VgV, UVgO konform |
| BSI-Orientierung | IT-Grundschutz SYS.4.1 |
| Stand | 2026 (regelmäßige Revision) |
| Lieferung | Innerhalb von 5 Werktagen nach Zahlung |
| Nutzungsrecht | Einfach, für eigene Organisation |
| Anpassbar | Ja, vollständig editierbar |
| Support | Per E-Mail inklusive |
Muster-LV: Drucker & Multifunktionsgeräte
- aus vergangenen Projekten entwickelt
- Gerät, Sicherheit, Service & Entsorgung
- BSI IT-Grundschutz SYS.4.1 orientiert
- GWB / VgV / UVgO konform
- Stand 2026 (regelmäßige Revision)
- E-Mail Support inklusive
