Was ist ein Leistungsverzeichnis für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle?
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle werden fast immer gemeinsam beschafft, weil beide auf demselben Ausweis, denselben Terminals und denselben Stammdaten aufsetzen. Im Vergabe-Archiv ist das eines der größten wiederkehrenden Themen überhaupt: 147 Verfahren in den 24 Monaten bis September 2026, davon 104 eigenständige Vergaben.
Ausgeschrieben haben unter anderem das Land Hessen (System zur Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle in einem Verfahren), die AOK Rheinland-Pfalz und Saarland (Rahmenvereinbarung Zutrittskontrollsystem) und die Wismut GmbH (Rahmenvereinbarung über Hardware für Zeiterfassungssysteme). Der Zuschnitt reicht dabei von der reinen Softwarebeschaffung bis zum Komplettpaket aus Software, Terminals, Lesern und Ausweismedien.
Wir haben dieses Leistungsverzeichnis so aufgebaut, dass beide Beschaffungswege möglich sind, und wir haben die Mitbestimmung nicht als Nebensatz behandelt, sondern als eigenen Abschnitt. Sie ist der Punkt, an dem diese Projekte nach Zuschlag am häufigsten stehen bleiben.
Für wen geeignet?
Leistungsumfang des Muster-LV Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
Rechtlicher Rahmen & Mitbestimmung
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine offene Frage mehr. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz ein System einzuführen haben, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst werden[1][2]. Das Leistungsverzeichnis übersetzt diese Pflicht in Anforderungen an Vollständigkeit, Manipulationssicherheit und Nachvollziehbarkeit der Erfassung.
Ebenso wichtig ist die Beteiligung der Personalvertretung. Die Einführung technischer Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, ist mitbestimmungspflichtig[3], im Bund über die entsprechende Regelung des Bundespersonalvertretungsgesetzes[4]. Wir fordern deshalb, dass der Auftragnehmer die Erstellung einer Dienstvereinbarung unterstützt, Auswertungsmöglichkeiten vollständig offenlegt und Rollen mit Auswertungsrechten technisch trennbar macht.
Zeitwirtschaft & Arbeitszeitmodelle
Der Softwareteil beschreibt Arbeitszeitmodelle, Gleitzeitregeln, Schicht- und Wechselschichtmodelle, Zeitzuschläge, Rufbereitschaft und den Umgang mit Feiertagen über Bundesländer hinweg. Für den öffentlichen Dienst haben wir die tariflichen Besonderheiten des TVöD als eigene Positionsgruppe ausgeschrieben, weil Standardprodukte aus der Privatwirtschaft hier regelmäßig Anpassungsaufwand erzeugen, der im Angebot nicht enthalten ist.
Dazu kommen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsworkflow, Self-Service für Beschäftigte und Führungskräfte, Korrekturprozesse mit Vier-Augen-Prinzip sowie Auswertungen für Personalrat und Personalabteilung. Mandantenfähigkeit ist Pflicht, sobald mehrere Eigenbetriebe oder Beteiligungen mitgenutzt werden.
Zutrittskontrolle & Berechtigungskonzept
Für die Zutrittsseite beschreibt das Leistungsverzeichnis Sicherheitsbereiche und Türklassen, Online- und Offline-Komponenten, Berechtigungsprofile mit Zeitzonen, Vertretungsregeln sowie den Prozess für Verlust und Sperrung eines Ausweises. Wir fordern ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept statt personenbezogener Einzelfreigaben, weil sonst nach zwei Jahren niemand mehr sagen kann, wer wo hineinkommt.
Ergänzend geregelt sind Notöffnung und Fluchtwegsteuerung in Abstimmung mit dem Brandschutz, das Verhalten bei Netzausfall, die Protokollierung von Zutritten und deren Löschfristen. Rechenzentrums- und Serverräume behandeln wir als eigene Zone mit erhöhten Anforderungen, was direkt an unser Muster-LV zum Rechenzentrum anschließt.
Terminals, Ausweismedien & Migration
Die Hardwarepositionen umfassen Buchungsterminals, Zutrittsleser für innen und außen, Offline-Beschläge und Zylinder, jeweils mit Schutzart, Montageart und Stückpreis. Wir haben bewusst Stückpreise statt Paketpreisen ausgeschrieben, damit spätere Erweiterungen kalkulierbar bleiben und nicht zum Nachtragsgeschäft werden.
Bei den Ausweismedien fordern wir aktuelle, kryptografisch abgesicherte Verfahren und schließen veraltete Technologien ohne wirksamen Kopierschutz aus. Der Migrationsteil regelt die Übernahme des Bestands: Weiterverwendung vorhandener Ausweise, Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem, Übernahme der Stammdaten und Zeitkonten sowie ein Rückfallszenario für den Umstellungstag.
Schnittstellen, Datenschutz & Preisblatt
Die Schnittstelle zur Personalabrechnung ist die kritischste Verbindung des Systems: Wir verlangen eine benannte Schnittstelle zum eingesetzten Abrechnungsverfahren, die Richtung der Datenflüsse, den Umgang mit rückwirkenden Änderungen und einen Test im Rahmen der Abnahme. Weitere Schnittstellen betreffen das Identitätsmanagement und die Türsteuerung, passend zu unserem Muster-LV zu Identity und Access Management.
Datenschutzseitig regeln wir Löschfristen für Zeit- und Zutrittsdaten, Zweckbindung, die Trennung von Auswertungsrechten und den Grundsatz, dass biometrische Verfahren nur ausnahmsweise und mit dokumentierter Rechtsgrundlage zum Einsatz kommen. Das Preisblatt trennt Software und Lizenzmodell, Hardware je Stück, Einführung als Festpreis, Wartung und Support sowie Tagessätze für Anpassungen.
Quellen
- Bundesarbeitsgericht: „Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung“, 2022.
- Bundesamt für Justiz: „§ 3 ArbSchG: Grundpflichten des Arbeitgebers“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „§ 87 BetrVG: Mitbestimmungsrechte, Absatz 1 Nummer 6“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „§ 80 BPersVG: Mitbestimmung in sozialen Angelegenheiten“, gesetze-im-internet.de.
Technische Details
| Format | Microsoft Excel (.xlsx) + PDF |
| Umfang | mehr als 60 Leistungspositionen |
| Sprache | Deutsch |
| Vergaberecht | GWB, VgV, UVgO konform |
| Rechtsrahmen | ArbSchG, ArbZG, BetrVG / BPersVG, DSGVO |
| Stand | 2026 (regelmäßige Revision) |
| Lieferung | Lieferung in 5 Werktagen |
Muster-LV: Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
- aus vergangenen Projekten entwickelt
- mehr als 60 Leistungspositionen
- Zeitwirtschaft & Zutritt in einem LV
- Mitbestimmung als eigener Abschnitt
- GWB / VgV / UVgO konform
- Stand 2026 (regelmäßige Revision)
- E-Mail Support inklusive
