Checkliste: Vergabeunterlagen vollständig vor der Veröffentlichung
Sobald die Vergabeunterlagen veröffentlicht sind, lassen sich Lücken nur noch mit Aufwand korrigieren: über Bieterfragen, Änderungsbekanntmachungen oder im schlimmsten Fall durch Aufhebung des Verfahrens. Diese Checkliste fasst zusammen, was Sie als öffentlicher Auftraggeber prüfen sollten, bevor Sie die Unterlagen freigeben, von der Leistungsbeschreibung über Eignung und Zuschlag bis zu Fristen und Formblättern.
Die Vergabeunterlagen sind das Regelwerk Ihres Verfahrens: Sie beschreiben die Leistung, legen Eignungs- und Zuschlagskriterien fest und bestimmen Fristen und Form der Angebote. Viele Probleme entstehen nicht erst bei der Wertung, sondern vorher, durch Unterlagen, die in sich widersprüchlich, unvollständig oder zu vage sind.
Solche Unterlagen können vermeidbare Folgen haben: viele gleichlautende Bieterfragen, nachträgliche Korrekturen mit Fristverlängerung, schwer vergleichbare Angebote und im Extremfall eine Rüge oder die Aufhebung. Eine strukturierte Schlussprüfung hilft, diese Schleifen zu vermeiden. Die folgende Checkliste ist nach den Bestandteilen der Vergabeunterlagen gegliedert (§ 29 VgV).
Diese Checkliste ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten GWB und VgV, unterhalb je nach Haushaltsrecht die UVgO bzw. Landesrecht. Die Schwellenwerte werden regelmäßig angepasst (§ 106 GWB).
Was in die Vergabeunterlagen gehört
Die Vergabeunterlagen bestehen in der Regel aus dem Anschreiben, den Bewerbungsbedingungen einschließlich der Eignungs- und Zuschlagskriterien (sofern nicht schon in der Bekanntmachung genannt) und den Vertragsunterlagen, also Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen (§ 29 Abs. 1 VgV). Dazu kommen Formblätter, Eigenerklärungen und das Preisblatt. Bevor Sie ins Detail gehen, hilft dieser Überblick:
Verfahren & Rahmen
Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bewerbungs- und Angebotsbedingungen, Verfahrensart, Fristen und Kommunikationsweg.
Leistungsbeschreibung
Das Leistungsverzeichnis als Kern: so eindeutig wie möglich und produktneutral (§ 121 GWB, § 31 VgV).
Eignung & Zuschlag
Eignungskriterien und Nachweise, Ausschlussgründe, Zuschlagskriterien mit Gewichtung und Wertungsmethode.
Vertrag & Formblätter
Vertragsbedingungen (VOL/B, bei IT EVB-IT), Angebotsschreiben, Preisblatt und Eigenerklärungen.
Die Checkliste in sechs Blöcken
Arbeiten Sie die Blöcke vor der Veröffentlichung der Reihe nach ab. Die Paragraphen zeigen, worauf sich der jeweilige Punkt stützt.
Amtliche Referenz: UfAB 2018. Die »Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen« des Bundes enthält in Anhang I sechs praxisorientierte Checklisten (Bedarfsermittlung, Beschaffungskonzeption, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Vertragsgestaltung, Zuschlag und Abschluss). Unsere Checkliste bündelt daraus die Punkte, die für die fertigen Vergabeunterlagen vor der Veröffentlichung zählen, und folgt der UfAB-Systematik aus Muss-Kriterien (A) und differenzierenden Wertungskriterien (B). UfAB 2018 (offizielle Quelle)
1 Verfahren, Fristen & Form
Verfahrensart gewählt und begründet (offenes, nicht offenes oder Verhandlungsverfahren), oberhalb der EU-Schwelle nach GWB/VgV, darunter nach UVgO bzw. Landesrecht. § 106 GWB
Angebots- und Teilnahmefristen angemessen bemessen, Mindestfristen beachtet (offenes Verfahren: 35 Tage, verkürzbar nach § 15 Abs. 3 und 4 VgV). § 15, § 20 VgV
Aufteilung in Lose geprüft und Entscheidung dokumentiert. § 97a GWB
Zulassung von Nebenangeboten und optionalen Leistungen geklärt, bei Nebenangeboten inklusive Mindestanforderungen. § 35 VgV
Vergabestelle, Kommunikationsweg und Frist für Bieterfragen benannt.
2 Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis)
Leistung so eindeutig wie möglich beschrieben, sodass alle Bieter sie im gleichen Sinne verstehen und die Angebote vergleichbar sind. § 121 Abs. 1 GWB, § 31 VgV
Produkt- und herstellerneutral formuliert, bei unvermeidbarem Bezug mit dem Zusatz »oder gleichwertig«. § 31 Abs. 6 VgV
Mengengerüst, Stückzahlen und Laufzeiten konkret angegeben.
Technische Anforderungen prüfbar (mit ja/nein oder über einen Nachweis), bei IT am BSI IT-Grundschutz orientiert. BSI IT-Grundschutz-Kompendium
Schnittstellen, Migration, Datenschutz und Barrierefreiheit berücksichtigt; bei personenbezogenen Daten eine Auftragsverarbeitung vorgesehen. § 121 Abs. 2 GWB, Art. 28 DSGVO
Abnahmekriterien und Service-Level definiert und messbar.
Nachhaltigkeitsaspekte geprüft und der passenden Stelle zugeordnet (Leistung, Eignung oder Zuschlag). UfAB 2018
3 Eignung
Eignungskriterien festgelegt, auftragsbezogen und verhältnismäßig. § 122 Abs. 4 GWB
Eignungskriterien als Muss-Kriterien (A) und, bei differenzierender Bewertung im Teilnahmewettbewerb, als Wertungskriterien (B) strukturiert; Kataloge zu Befähigung sowie wirtschaftlicher und technischer Leistungsfähigkeit beachtet. §§ 44 ff. VgV, UfAB 2018
Geforderte Nachweise benannt, zunächst über Eigenerklärungen abgefragt. § 122 Abs. 3 GWB, § 48 VgV
Ausschlussgründe abgefragt. §§ 123, 124 GWB
Umgang mit Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und Nachunternehmern geregelt.
4 Zuschlag & Wertung
Zuschlagskriterien festgelegt und ihre Gewichtung in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen angegeben, Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot. § 127 GWB, § 58 VgV
Mindestanforderungen (A-Kriterien) von differenzierenden Wertungskriterien (B-Kriterien) getrennt; Bewertungsmethode und Leistungsbewertungsmatrix transparent festgelegt. UfAB 2018
Umgang mit ungewöhnlich niedrigen Angeboten geregelt. § 60 VgV
5 Vertrag, Preisblatt & Formblätter
Angebotsschreiben und alle Formblätter vollständig und widerspruchsfrei.
Vertragsbedingungen beigefügt (VOL/B, bei IT-Leistungen die passenden EVB-IT).
Preisblatt strukturiert in Einmal-, laufende und optionale Kosten, rechnerisch vergleichbar.
Dokumente auf Widersprüche geprüft (Fristen, Mengen, Bezeichnungen in allen Anlagen identisch).
Alle Platzhalter ersetzt, keine internen Vermerke mehr enthalten.
Alle Anlagen referenziert, beigefügt und in gängigen, lesbaren Formaten bereitgestellt.
Interne Freigabe durch Fachbereich und Vergabestelle dokumentiert.
Typische Lücken
Diese Lücken sind typisch und lassen sich vor der Veröffentlichung am einfachsten beheben:
Versteckte Produktvorgaben. Eine Anforderung beschreibt faktisch nur ein Fabrikat. Ohne den Zusatz »oder gleichwertig« ist das ein klassischer Angriffspunkt (§ 31 Abs. 6 VgV).
Gewichtung erst im Nachhinein. Zuschlagskriterien ohne vorab bekannte Gewichtung. Die Wertung wird angreifbar (§ 127 Abs. 5 GWB, § 58 Abs. 3 VgV).
Unbestimmte Begriffe. »Zeitnah«, »marktüblich« oder »nach Bedarf« statt messbarer Fristen, Mengen und Service-Level.
Widersprüche zwischen Anlagen. Frist im Anschreiben weicht von der im Formblatt ab, oder Mengen im LV und im Preisblatt stimmen nicht überein.
Überzogene Eignungskriterien. Nachweise ohne Auftragsbezug schränken den Wettbewerb unnötig ein (§ 122 Abs. 4 GWB).
Checkliste als PDF
Die komplette Checkliste als kompaktes PDF zum Abhaken, für die Schlussprüfung im Team. Tragen Sie kurz Name und E-Mail ein, dann öffnet sich der Download.
Vielen Dank. Die Checkliste öffnet sich in einem neuen Tab. Sollte das nicht klappen, hier direkt öffnen.
Vorlagen und Archiv
Der aufwändigste Teil der Vergabeunterlagen ist die Leistungsbeschreibung. Dafür gibt es Vorlagen: fertige Muster-Leistungsverzeichnisse für verbreitete IT-Themen sowie eine branchenoffene Blanko-Vorlage, wenn noch kein passendes Themen-Muster vorliegt.
Blick in eine Vorlage: die Blanko-Vorlage
Deckblatt mit Angaben zu Vergabestelle und Bieter, Anforderungskatalog mit Spalten für die Bieterbestätigung und Preisblatt. Mindestanforderung, Wertung und Gewichtung legt Ihre Vergabestelle fest. Blättern Sie durch die ersten Seiten:
Weiterlesen ab Seite 4Das vollständige Muster mit Anforderungskatalog und Preisblatt finden Sie auf der Produktseite.Vollständiges Muster ansehen →
Sie haben eine konkrete Beschaffung vor sich und wollen sehen, wie andere sie aufgesetzt haben? Das Vergabe-Archiv zeigt vergleichbare Verfahren. Bei Fragen zu den Produkten melden Sie sich gern.
