Was ist ein Leistungsverzeichnis für Aktendigitalisierung?
Vor jeder elektronischen Aktenführung steht der Papierbestand. Die Digitalisierung dieses Bestands wird fast immer extern vergeben, weil sie Spezialtechnik, Personal und Fläche braucht, die eine Verwaltung für ein einmaliges Projekt nicht vorhält. Ausgeschrieben wird eine Dienstleistung, keine Software, und das verlangt einen ganz anderen Leistungsverzeichnis-Aufbau.
Im Vergabe-Archiv zählen wir 63 Verfahren in den 24 Monaten bis September 2026, davon 34 eigenständige Vergaben. Ausgeschrieben haben unter anderem die Landeshauptstadt Stuttgart (Digitalisierung von Akten der Ausländerbehörde), das Land Baden-Württemberg (Akten des Liegenschaftskatasters), der Landeswohlfahrtsverband Hessen (Scandienstleistungen für Akten) und die Landeshauptstadt Düsseldorf (Hausakten des Bauaufsichtsamtes).
Wir haben das Dokument um zwei Punkte gebaut, die über den Erfolg entscheiden: das Mengengerüst und die Frage, ob nach dem Scannen vernichtet werden darf. Beides muss vor der Vergabe geklärt sein, sonst wird der Einheitspreis zur Nebensache.
Für wen geeignet?
Leistungsumfang des Muster-LV Aktendigitalisierung
Mengengerüst & Aktenarten
Der erste Abschnitt zwingt zur Ehrlichkeit beim Mengengerüst: Anzahl der Akten, geschätzte Blattzahl je Akte, Formate von A6 bis A0, Zustand des Materials, Anteil doppelseitiger Blätter, Klammern, Heftungen und Klebezettel. Wir schreiben zusätzlich Sonderbestände wie Karteikarten, Pläne, Fotos und Mikrofilm als eigene Positionen aus.
Für die Bieter ist die Vorbereitung der wichtigste Kostenblock. Wer nur die Blattzahl nennt, bekommt Angebote, die im Projekt über Nachträge korrigiert werden. Wir fordern deshalb eine Musterakte zur Besichtigung und erlauben eine Nachkalkulation ausschließlich für vorab benannte Abweichungstatbestände.
Ersetzendes Scannen & Rechtsrahmen
Wenn das Papier nach dem Scannen vernichtet werden soll, ist das ersetzende Scannen der maßgebliche Rahmen. Behörden des Bundes sollen Papierdokumente in elektronische Dokumente übertragen und dabei nach dem Stand der Technik sicherstellen, dass diese mit dem Papier bildlich und inhaltlich übereinstimmen[1], eingebettet in die Pflicht zur elektronischen Aktenführung[2]. Die technische Umsetzung richtet sich an der Richtlinie des BSI zum ersetzenden Scannen aus[3].
Das Leistungsverzeichnis fordert daher eine Verfahrensdokumentation, einen Transfervermerk je Scanvorgang, die Sicherung der Integrität der Scanprodukte und die Mitwirkung des Auftragnehmers bei der Schutzbedarfsfeststellung. Diese Unterlagen sind Liefergegenstand, nicht Beiwerk, denn ohne sie ist die Vernichtung des Papiers rechtlich angreifbar.
Scanqualität, OCR & Indexdaten
Wir schreiben Auflösung, Farbmodus, Zielformat und Komprimierung je Aktenart aus, dazu die Anforderung an die Texterkennung mit messbarer Erkennungsrate und den Umgang mit handschriftlichen Anteilen. Zielformat ist ein archivtaugliches PDF mit durchsuchbarem Textlayer, ergänzt um die geforderten Metadaten.
Die Indexdaten sind der eigentliche Wert der Lieferung: Wir definieren die Indexfelder je Aktenart, ihre Quelle, die Erfassungsart und die zulässige Fehlerquote, geprüft über eine Stichprobe mit vereinbartem Umfang und Annahmegrenze. Ohne definierte Fehlerquote ist eine Reklamation nach der Abnahme praktisch aussichtslos.
Logistik, Datenschutz & Vernichtung
Akten verlassen das Haus, deshalb regelt das Leistungsverzeichnis Abholung, Transportbehälter, Versiegelung, Nachverfolgbarkeit je Behälter, Zutritts- und Zugriffsschutz beim Auftragnehmer sowie den Umgang mit Eilbedarf, wenn eine Akte während der Digitalisierung benötigt wird. Da personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach europäischem Datenschutzrecht Vertragsbestandteil[4].
Für das Ende des Prozesses schreiben wir beide Varianten aus: Rückgabe der Papierakten oder datenschutzgerechte Vernichtung nach der einschlägigen Norm für Datenträgervernichtung, jeweils mit Protokoll und Nachweis. Die Entscheidung zwischen beiden Wegen bleibt beim Auftraggeber und wird als Option bepreist.
Übergabe, Systemanbindung & Preisblatt
Die Übergabe erfolgt in einer definierten Ordner- und Dateistruktur mit Übergabedatei für die Indexdaten, wahlweise als Datenträger oder über eine gesicherte Übertragung. Wir fordern zusätzlich einen Testlauf mit einer kleinen Charge, bevor die Massendigitalisierung startet, damit Format- und Indexfehler nicht erst bei zehntausend Akten auffallen.
Das Preisblatt arbeitet mit Einheitspreisen je Blatt, gestaffelt nach Menge, dazu Zuschläge für Sonderformate, Vorbereitung, Nachbearbeitung und Indexfelder über den Standardumfang hinaus. Für die anschließende Fachanwendung passen unsere Muster-LVs zu Data Storage und Softwarepflege und Support.
Quellen
- Bundesamt für Justiz: „§ 7 EGovG: Übertragen und Vernichten von Papierdokumenten“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „§ 6 EGovG: Elektronische Aktenführung“, gesetze-im-internet.de.
- BSI: „Technische Richtlinie TR-03138: Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“, bsi.bund.de.
- Europäisches Parlament und Rat: „Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 28 Auftragsverarbeiter“, eur-lex.europa.eu.
Technische Details
| Format | Microsoft Excel (.xlsx) + PDF |
| Umfang | mehr als 50 Leistungspositionen |
| Sprache | Deutsch |
| Vergaberecht | GWB, VgV, UVgO konform |
| Rechtsrahmen | EGovG, BSI TR-03138, DSGVO, DIN 66399 |
| Stand | 2026 (regelmäßige Revision) |
| Lieferung | Lieferung in 5 Werktagen |
Muster-LV: Aktendigitalisierung und Scan-Dienstleistung
- aus vergangenen Projekten entwickelt
- mehr als 50 Leistungspositionen
- Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN
- Einheitspreis je Blatt mit Staffel
- GWB / VgV / UVgO konform
- Stand 2026 (regelmäßige Revision)
- E-Mail Support inklusive
