Was ist ein Leistungsverzeichnis für kommunale Kassensysteme?
Kassen stehen in fast jeder Kommune an mehreren Stellen: im Bürgerbüro, im Bad, im Museum, auf dem Bauhof, in der Kantine, auf dem Friedhof. Technisch sind das heute Systeme mit Kartenzahlung, Belegdruck und Anbindung an das Finanzverfahren, und steuerlich gelten für einen Teil davon besondere Aufzeichnungspflichten.
Im Vergabe-Archiv zählen wir 37 Verfahren in den 24 Monaten bis September 2026, davon 30 eigenständige Vergaben. Ausgeschrieben haben unter anderem die Freie und Hansestadt Hamburg (mobiles Kassensystem), die Stadtverwaltung Gera (Miete von Kassenautomaten) und Bäderland Hamburg (Wartung des Kassensystems).
Der erste Abschnitt unseres Leistungsverzeichnisses klärt eine Frage, die in Ausschreibungen oft fehlt: Welche dieser Kassen fällt überhaupt unter die Aufzeichnungspflichten der Abgabenordnung und welche nicht. Davon hängt ab, was Sie technisch fordern müssen und was nur Geld kostet.
Für wen geeignet?
Leistungsumfang des Muster-LV Kassen- und Bezahlsysteme
Einsatzorte & steuerliche Abgrenzung
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme je Einsatzort: Art der Einnahmen, Zahlungsaufkommen, Öffnungszeiten, mobil oder stationär, vorhandene Hardware. Daraus folgt die entscheidende Einordnung, ob es sich um hoheitliche Gebühren oder um Einnahmen eines Betriebs gewerblicher Art handelt.
Diese Einordnung nimmt der Auftraggeber vor, nicht der Bieter. Wir stellen dafür ein Erfassungsblatt bereit, weil eine pauschale Forderung nach zertifizierter Sicherheitstechnik für alle Kassen unnötige Kosten erzeugt, während das Weglassen an der falschen Stelle ein steuerliches Risiko schafft.
Aufzeichnungspflichten & technische Sicherheitseinrichtung
Elektronische Aufzeichnungssysteme, die der Abgabenordnung unterliegen, müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden, jeder Geschäftsvorfall ist einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen[1]. Die Ausgestaltung regelt die Kassensicherungsverordnung[2], die technischen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung die Richtlinie des BSI[3].
Das Leistungsverzeichnis fordert deshalb den Nachweis der Zertifizierung der eingesetzten Sicherheitseinrichtung, die Belegausgabe in gedruckter oder elektronischer Form, den standardisierten Export der Kassendaten für die Betriebsprüfung sowie die Unterstützung bei der Meldung der eingesetzten Systeme an die Finanzverwaltung.
Zahlarten & Kartensicherheit
Wir schreiben Bargeld, Girocard, Kreditkarte, kontaktloses und mobiles Bezahlen einzeln aus, jeweils mit Transaktionsentgelt, Abrechnungsweg und Rückabwicklung. Für die Kartenzahlung fordern wir zertifizierte Terminals nach dem Sicherheitsstandard der Kartenindustrie[4] und die Trennung von Kassensystem und Zahlungsdienstleister im Vertrag.
Ergänzend geregelt sind Wertkarten und Gutscheine, Rabatt- und Ermäßigungslogiken, etwa für Familien- oder Sozialtarife im Bad, sowie die Kassiererbindung: Wer darf stornieren, wer darf Preise ändern, und wie wird das protokolliert. Diese Protokolle sind später die Grundlage jeder Kassenprüfung.
Schnittstellen zur Finanzsoftware
Die Anbindung an das kommunale Finanzverfahren ist die wichtigste Schnittstelle: Kassenzeichen, Sollstellung, Tagesabschluss und Buchungssatz müssen automatisiert übergeben werden, statt am Monatsende von Hand abgeglichen zu werden. Wir fordern die namentliche Angabe des unterstützten Verfahrens, das Übergabeformat und die Behandlung von Differenzen.
Dazu kommen Auswertungen je Kasse, Kassierer und Zeitraum, ein revisionssicheres Kassenbuch sowie die Abstimmung mit den Einnahmen aus Automaten und Onlinezahlungen. Für die Automatenseite passt unser Muster-LV zum Parkraummanagement, für den Softwarebetrieb Softwarepflege und Support.
Hardware, Betrieb, Schulung & Preisblatt
Die Hardwarepositionen umfassen Kassenarbeitsplätze, mobile Geräte für den Außeneinsatz, Bondrucker, Kassenschubladen, Kartenterminals und Zubehör, jeweils mit Stückpreis, Garantie und Ersatzgerätestellung. Für den Betrieb sind Servicezeiten, Entstörzeiten und die Versorgung mit Verbrauchsmaterial geregelt.
Schulung schreiben wir getrennt für Kassenkräfte und für die Kassenverwaltung aus, weil beide Gruppen unterschiedliche Themen brauchen. Das Preisblatt trennt Software je Arbeitsplatz, Hardware je Stück, Sicherheitseinrichtung je Kasse und Jahr, Zahlungsverkehrsentgelte sowie Wartung und Support.
Quellen
- Bundesamt für Justiz: „§ 146a AO: Ordnungsvorschrift für die Buchführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)“, gesetze-im-internet.de.
- BSI: „TR-03153: Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme“, bsi.bund.de.
- PCI Security Standards Council: „PCI Data Security Standard“, pcisecuritystandards.org.
Technische Details
| Format | Microsoft Excel (.xlsx) + PDF |
| Umfang | mehr als 55 Leistungspositionen |
| Sprache | Deutsch |
| Vergaberecht | GWB, VgV, UVgO konform |
| Rechtsrahmen | AO, KassenSichV, BSI TR-03153, GoBD, PCI DSS |
| Stand | 2026 (regelmäßige Revision) |
| Lieferung | Lieferung in 5 Werktagen |
Muster-LV: Kassen- und Bezahlsysteme
- aus vergangenen Projekten entwickelt
- mehr als 55 Leistungspositionen
- Abgrenzung hoheitlich und BgA
- Zertifizierte Sicherheitseinrichtung gefordert
- GWB / VgV / UVgO konform
- Stand 2026 (regelmäßige Revision)
- E-Mail Support inklusive
