Excel als Standard: Warum IT-Leistungsverzeichnisse anders entstehen als im Bau

Was ist ein Leistungsverzeichnis und warum ist die Form so wichtig?

Das Leistungsverzeichnis (LV) ist das zentrale Dokument jeder öffentlichen Ausschreibung. Es beschreibt die zu beschaffende Leistung in einzelnen Positionen mit Menge, Einheit, Beschreibung und Vergütung. Das LV ist nicht nur eine Anforderungsliste, sondern die rechtliche Basis für den späteren Vertrag und der Maßstab, an dem Angebote vergleichbar gemacht werden.

In der Praxis erfüllt das LV drei zentrale Funktionen:

• Vergleichbarkeit: Alle Bewerber bieten auf dieselbe Struktur, dieselben Mengen, dieselben Positionen. Ohne LV wären Angebote nicht objektiv bewertbar.
• Bindungswirkung: Die LV-Positionen werden Vertragsbestandteil. Was nicht im LV steht, wird auch nicht geliefert. Was unsauber steht, führt zu Nachträgen oder Streit.
• Bedeutung im Streitfall: In Nachprüfungsverfahren ist das LV ein zentrales Dokument, etwa wenn es um die Vergleichbarkeit der Angebote geht.

Die Form ist deshalb nicht beliebig. Wer ein LV als unstrukturierte Word-Datei verschickt, kommt schnell an Grenzen: Es lässt sich nicht maschinell auswerten, Mengen werden nicht automatisch hochgerechnet, Bewertungspunkte müssen händisch eingetragen werden. Genau hier setzt im Bauwesen seit Jahrzehnten ein Standard an: GAEB.

GAEB und AVA-Software: Wie das Bauwesen die LV-Erstellung standardisiert hat

Wer im Bauwesen ausschreibt, hat einen klar definierten Werkzeugkasten. Die wichtigsten Komponenten:

GAEB: Der Datei-Standard für Bau-LVs

GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Der Ausschuss entwickelt seit Jahrzehnten standardisierte Datenformate für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen. Aktuelle Version ist GAEB DA XML 3.3; eine Version 3.4 liegt als Beta vor. Ältere Formate wie GAEB 2000 und GAEB 90 unterstützt der GAEB fachlich nicht mehr. Praktische Bedeutung: Wer ein Bau-LV in GAEB DA XML versendet, kann davon ausgehen, dass Bieter es mit ihrer AVA-Software einlesen und kalkulieren können.

AVA-Software: Der Werkzeug-Standard im Bau

AVA ist die Abkürzung für Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung. AVA-Software begleitet diese drei Phasen elektronisch: Leistungspositionen erfassen, Mengenermittlung, Angebotsvergleich, Vergabevorschlag, Abrechnung. Im Bauwesen gibt es etablierte AVA-Lösungen, die durchgängig auf GAEB-Formaten arbeiten. HOAI-Leistungsphasen 6, 7 und 8 sind ohne AVA-Software in größeren Projekten kaum noch denkbar.

Warum die IT keinen GAEB-Standard hat

In der IT-Vergabe sucht man ein Pendant zu GAEB vergeblich. Es gibt im Bundesbereich zwar etablierte Hilfsmittel, aber keinen verbindlichen Datei-Standard:

Drei Gründe, warum sich kein GAEB-Pendant durchgesetzt hat:

• IT-Leistungen sind heterogen. Eine SIEM-Lösung lässt sich nicht über dieselbe Positionsstruktur ausschreiben wie 200 Notebooks oder eine Software-Eigenentwicklung. Lizenzen, Dienstleistungen, Custom-Development und Hardware folgen unterschiedlichen Kalkulationslogiken. Ein einheitliches Datei-Schema hätte enge Grenzen.
• Der Markt verändert sich schneller. Bauleistungen ändern sich über Jahrzehnte langsam, IT-Produkte werden im Jahresrhythmus ersetzt. Ein Standard, der heute zementiert wird, wäre in fünf Jahren überholt.
• Bewertungskriterien sind individueller. Im Bau dominieren oft Mengen und Einheitspreise. In der IT entscheiden auch Funktionsumfang, Service Level, Sicherheits- und Datenschutz-Eigenschaften, die sich nicht als Stückzahlen ausdrücken lassen.

In der Praxis hat sich deshalb Excel als gemeinsamer Nenner durchgesetzt. Excel ist kein gesetzlicher Standard, sondern eine pragmatische Lösung: Jeder Bewerber hat es, jeder kann darin rechnen, jeder kann es zurücksenden. Wo ein Standard fehlt, springt das verbreitetste Werkzeug ein.

Darf der Auftraggeber die Form verbindlich vorgeben?

Diese Frage ist in der Praxis bedeutsam. Wenn ein Auftraggeber sagt „Bitte als Excel-Datei abgeben“, was passiert, wenn ein Bieter stattdessen PDF einreicht? Darf das Angebot ausgeschlossen werden? Eine wichtige Antwort lieferte der Bundesgerichtshof:

Für IT-Vergaben heißt das praktisch: Wer ein bestimmtes Format für das Preisblatt will, sollte es eindeutig in den Vergabeunterlagen vorgeben. Eine pauschale Aussage „Angebote in Excel oder PDF“ lässt den Bietern Spielraum, eine Festlegung „Bitte ausschließlich die beiliegende Excel-Vorlage in xlsx zurücksenden“ ist eindeutig. Welche Folgen eine Abweichung im Einzelfall hat, beurteilt Ihre Vergabestelle.

Das eigentliche Problem: Jede Vergabestelle baut ihr LV anders

Weil es kein verbindliches Format wie GAEB für die IT gibt, entscheidet jede Vergabestelle selbst, wie ihr LV aufgebaut ist. Spaltenstruktur, Bewertungslogik, Mengenangaben, Anlagentiefe: alles individuell. Ein Blick in das Vergabe-Archiv mit über 100.000 Vergabeunterlagen zeigt, wie unterschiedlich LVs aufgebaut sind.

Zwei Welten zeichnen sich ab:

Der Unterschied zeigt sich im Verfahren. Je klarer das LV, desto weniger Klarstellungsfragen kommen in der Regel. Jede Bieterfrage kostet Vergabestelle und Bieter Zeit. Antworten gehen in der Regel an alle Bieter, und wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen verlangen oberhalb der Schwellenwerte eine Verlängerung der Angebotsfrist (§ 20 Abs. 3 VgV). Auch nach Zuschlag setzt sich das Muster fort: Was im LV unklar war, wird zum Nachtrag im Betrieb.

Was passiert mit einem fehlerhaften LV?

Ein lückenhaftes oder widersprüchliches LV kann teuer werden. Die Folgen reichen von Nachträgen während der Leistungserbringung bis zur kompletten Aufhebung des Verfahrens. § 63 Abs. 1 VgV erlaubt die Aufhebung unter anderem, wenn kein Angebot eingegangen ist, das den Bedingungen entspricht, oder wenn sich die Grundlage des Vergabeverfahrens wesentlich geändert hat. Eine automatische Aufhebungspflicht bei jedem LV-Fehler gibt es nicht. Bieter können Mängel aber rügen und ein Nachprüfungsverfahren beantragen (§ 160 GWB).

In der Praxis treten diese Fehler immer wieder auf:

6 Praxis-Tipps für ein sauberes Excel-LV

Wenn Excel der praktische Standard ist, lohnt sich eine saubere Struktur. Diese sechs Punkte helfen, ein Excel-LV übersichtlich und vergleichbar zu halten:

Vorlagen und Archiv

Zwei Produkte helfen beim Aufbau eines Excel-LV:

Blick in eine Vorlage: die Blanko-Vorlage

Wenn noch kein passendes Themen-Muster vorliegt, liefert unsere branchenoffene Blanko-Vorlage ein Excel-Grundgerüst. Blättern Sie durch die ersten Seiten:

Einen eigenen technischen Entwurf erstellt der Leistungsverzeichnis-Generator: aus Ihren Angaben in wenigen Minuten ein LV mit Excel-Preisblatt. Gewichtung und rechtliche Festlegungen bleiben darin Platzhalter für Ihre Vergabestelle.