Im Bauwesen gibt es GAEB-Dateien und AVA-Software. In der IT-Vergabe gibt es das nicht. Was Excel zum De-facto-Standard macht, was wirklich in ein IT-LV gehört und wie der BGH die Form bewertet.
Das Leistungsverzeichnis (LV) ist das zentrale Dokument jeder öffentlichen Ausschreibung. Es beschreibt die zu beschaffende Leistung in einzelnen Positionen mit Menge, Einheit, Beschreibung und Vergütung. Das LV ist nicht nur eine Anforderungsliste, sondern die rechtliche Basis für den späteren Vertrag und der Maßstab, an dem Angebote vergleichbar gemacht werden.
In der Praxis erfüllt das LV drei zentrale Funktionen:
Die Form ist deshalb nicht beliebig. Wer ein LV als unstrukturierte Word-Datei verschickt, kommt schnell an Grenzen: Es lässt sich nicht maschinell auswerten, Mengen werden nicht automatisch hochgerechnet, Bewertungspunkte müssen händisch eingetragen werden. Genau hier setzt im Bauwesen seit Jahrzehnten ein Standard an: GAEB.
Wer im Bauwesen ausschreibt, hat einen klar definierten Werkzeugkasten. Die wichtigsten Komponenten:
GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Der Verein entwickelt seit Jahrzehnten standardisierte Datenformate für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen. Aktuelle Formate sind unter anderem GAEB DA XML (Version 3.4 mit Erweiterung um Nachhaltigkeitsdaten), GAEB 2000 und das ältere GAEB 90. Praktische Bedeutung: Wer ein Bau-LV in GAEB DA XML versendet, kann sicher sein, dass jeder Bewerber es mit AVA-Software einlesen und kalkulieren kann.
AVA ist die Abkürzung für Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung. AVA-Software begleitet diese drei Phasen elektronisch: Leistungspositionen erfassen, Mengenermittlung, Angebotsvergleich, Vergabevorschlag, Abrechnung. Im Bauwesen gibt es etablierte AVA-Lösungen, die durchgängig auf GAEB-Formaten arbeiten. HOAI-Leistungsphasen 6, 7 und 8 sind ohne AVA-Software in größeren Projekten kaum noch denkbar.
Praxisfolge: Im Bauwesen ist die Form-Frage entschieden. Ausschreibende Stellen versenden GAEB-Dateien, Bewerber kalkulieren in ihrer AVA-Software, Angebote kommen formatgleich zurück. Die Vergleichbarkeit der Angebote ist technisch hergestellt, bevor die Bewertung beginnt.
In der IT-Vergabe sucht man ein Pendant zu GAEB vergeblich. Es gibt im Bundesbereich zwar etablierte Hilfsmittel, aber keinen verbindlichen Datei-Standard:
Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen. Herausgegeben vom KoopA ADV (Bund/Länder/Kommunen) gemeinsam mit dem Bitkom. Zehn Vertragstypen für Kauf, Pflege, Dienstleistung, Softwareerstellung etc. Ist ein juristisches Rahmenwerk, kein Datei-Format.
Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen. Stellt Methoden für Anforderungsbeschreibung, Bewertungsmatrix und Eignungskriterien bereit. Ist eine Methodik, kein verbindliches Datei-Format.
Drei Gründe, warum sich kein GAEB-Pendant durchgesetzt hat:
In der Praxis hat sich deshalb Excel als gemeinsamer Nenner durchgesetzt. Excel ist kein gesetzlicher Standard, sondern eine pragmatische Lösung: Jeder Bewerber hat es, jeder kann darin rechnen, jeder kann es zurücksenden. Wo ein Standard fehlt, springt das verbreitetste Werkzeug ein.
Diese Frage ist in der Praxis bedeutsam. Wenn ein Auftraggeber sagt "Bitte als Excel-Datei abgeben", was passiert, wenn ein Bewerber stattdessen PDF einreicht? Darf das Angebot ausgeschlossen werden? Eine wichtige Antwort lieferte der Bundesgerichtshof:
Der BGH hat entschieden, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Dateiformate für die Angebotsabgabe verbindlich vorgeben dürfen. Im konkreten Fall ging es um die Vorgabe von GAEB d.84 / x.84 bei einer Bau-Ausschreibung. Ein Bewerber, der das vorgegebene Format nicht einhält, kann gemäß § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A 2016 vom Verfahren ausgeschlossen werden, selbst wenn das Angebot inhaltlich vollständig wäre.
Anwendungsbereich: Das Urteil betrifft die VOB/A (Bauvergabe). Eine wortgleiche Übertragung auf VgV oder UVgO im IT-Bereich ist juristisch nicht zwingend, das Grundprinzip der zulässigen Formvorgabe entspricht aber dem allgemeinen Vergaberechtsverständnis und wird in der Praxis analog angewandt.
Für Sie als öffentlichen Auftraggeber im IT-Bereich heißt das praktisch: Sie können die Excel-Vorlage als verbindliches Format vorgeben. Wer sie nicht nutzt, riskiert den Ausschluss. Wichtig ist nur, dass die Vorgabe eindeutig und in den Vergabeunterlagen klar dokumentiert ist. Eine pauschale Aussage "Angebote in Excel oder PDF" lässt den Bewerbern Spielraum, eine Festlegung "Bitte ausschließlich die beiliegende Excel-Vorlage in xlsx zurücksenden" ist verbindlich.
Weil es kein verbindliches Format wie GAEB für die IT gibt, entscheidet jede Vergabestelle selbst, wie ihr LV aufgebaut ist. Spaltenstruktur, Bewertungslogik, Mengenangaben, Anlagentiefe: alles individuell. Im Vergabe-Archiv mit über 100.000 realen Vergabeunterlagen aus IT-Ausschreibungen sehen wir täglich, wohin diese Beliebigkeit führt.
Zwei Welten zeichnen sich ab:
Der Unterschied ist messbar. Bei sauberen LVs gehen typischerweise eine Handvoll fachliche Klarstellungs-Anfragen ein. Bei problematischen LVs schwellen Bieterfragen zu Listen mit 30, 50 oder mehr Punkten an. Jede dieser Anfragen kostet Vergabestelle und Bewerber Zeit, jede zweite zwingt zur formellen Antwort gegenüber allen Bewerbern, jede dritte zur Anpassung der Vergabeunterlagen mit Fristverlängerung. Und auch nach Zuschlag setzt sich das Muster fort: Was im LV unklar war, wird zum Nachtrag im Betrieb.
Genau für dieses Problem haben wir die Muster-Leistungsverzeichnisse gebaut. Sie geben Vergabestellen einen standardisierten Rahmen für die häufigsten IT-Beschaffungsthemen: Positionsstruktur, Bewertungsmatrix, technische Anlagen und Vertragsbedingungen sind ausgearbeitet und vergaberechtlich geprüft. Sie passen die Mengen, fachlichen Schwerpunkte und Eignungskriterien an, der Rest steht.
Das Resultat: weniger Bieterfragen im Verfahren, vergleichbare Angebote, kaum Nachträge im Betrieb. Wir sehen das in den Verfahren, die wir begleiten, und in den Mustern, die unsere Kunden über die Jahre mehrfach wiederverwenden.
Ein lückenhaftes oder widersprüchliches LV gehört zu den teuersten Fehlern in der öffentlichen Vergabe. Die Folgen reichen von Nachträgen während der Leistungserbringung bis zur kompletten Aufhebung des Verfahrens. § 63 VgV gibt Auftraggebern eine Aufhebungsbefugnis, wenn kein Angebot eingegangen ist, das den Bedingungen entspricht, oder wenn sich die Verfahrensgrundlage erheblich verändert hat. Eine automatische Aufhebungspflicht bei jedem LV-Fehler gibt es nicht, aber unterlegene Bewerber können bei wesentlichen Mängeln eine Nachprüfung erwirken.
In der Praxis treten diese Fehler immer wieder auf:
Eine Anforderung wird in der Leistungsbeschreibung erwähnt, taucht aber in keiner LV-Position auf. Oder zwei Positionen widersprechen einander (z.B. "On-Premise" in Position 03 und "Cloud" in Position 12). Das OLG Brandenburg hat festgestellt, dass solche Mängel das LV bereits zur Planungsleistung mangelhaft machen.
"Ca. 200 Lizenzen" ist keine kalkulationsfähige Menge. Bewerber kalkulieren entweder mit Puffer (zu teuer) oder ohne (Nachträge im Betrieb). Konkrete Schätzwerte mit klarer Über-/Unterschreitungsklausel sind besser.
"Funktionsumfang wird bewertet" reicht nicht. Es muss klar sein, welche Punkte für welche Eigenschaften vergeben werden und wie die Gewichtung gegenüber dem Preis ist.
Formulierungen wie "sach- und fachgerecht" oder "liefern und installieren" wirken juristisch sauber, sind aber nicht messbar. Konkrete Anforderungen sind besser: "Installation gemäß Anlage X bis spätestens 14 Werktage nach Lieferung."
Wenn LV und EVB-IT-Vertragsanlage dasselbe regeln, entstehen Widersprüche. Klare Aufgabenteilung: technische Anforderungen ins LV, vertragsrechtliche Themen in die Vertragsanlage.
Wenn Excel der praktische Standard ist, lohnt sich eine saubere Struktur. Diese sieben Punkte beobachten wir in vielen Projekten als Unterschied zwischen einem LV, das funktioniert, und einem, das in Nachträgen endet:
Ein Blatt für Kopfdaten, eins für Eignung, eins pro Los oder Hauptkapitel, eins für die Bewertungsmatrix. Vermischen führt zu Übersichtsverlust.
Bewerber tragen nur den Einheitspreis ein. Gesamtpreis pro Position und Endsumme werden per Formel berechnet. Eingabefelder einfärben (z.B. hellgrau), gesperrte Felder neutral lassen.
Excel-Blattschutz mit definierten Eingabezellen verhindert, dass Bewerber Mengen, Formeln oder Beschreibungstexte ändern. Damit bleibt das LV technisch vergleichbar.
"EP netto in EUR", "Menge", "ME (Einheit)". Keine Mehrdeutigkeit. Keine zusammengeführten Zellen über mehrere Spalten, das bricht beim Auswerten.
"LV_Verfahrensname_v3_2026-05-15.xlsx". Bei Bieterfragen und Antworten werden oft neue Versionen verteilt, ohne klare Nummerierung kalkuliert mancher auf der falschen.
"Bitte ausschließlich diese Datei in xlsx zurücksenden, ohne Strukturänderungen." Verweise auf das BGH-Urteil zur Formvorgabe vermeiden Diskussionen über zulässige Alternativen.
IT-Leistungsverzeichnisse.DE ist auf genau diese Aufgabe spezialisiert. Wir bieten zwei Werkzeuge, die Ihnen die Excel-LV-Erstellung deutlich erleichtern:
Für die häufigsten IT-Beschaffungsthemen (EDR, SIEM, MFA, M365, NGFW, SAP, iPad, NDR, XDR, SOC und weitere) bieten wir fertige LV-Vorlagen mit Positionsstruktur, Bewertungsmatrix und Anlagen. Sofort einsatzbereit, vergaberechtlich geprüft.
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Quellen
Direkt einsatzbereite Muster-LVs oder Beratung durch IT- und Vergabeexperten.