Die HOAI bewertet die Vorbereitung und Begleitung einer Vergabe mit zwei eigenen Leistungsphasen und einem Anteil am Honorar. Für IT-Beschaffungen gibt es eine ausführliche Methode, aber keinen Maßstab für den Aufwand. In unserem Vergabe-Archiv mit 1.539.781 Verfahren zeigt sich, was das in der Praxis bedeutet.
Zuletzt aktualisiert: September 2026 · ca. 12 Min. Lesezeit
Wer ein Gebäude errichten lässt, kauft die Vorbereitung der Vergabe selbstverständlich mit ein. Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure beschreibt neun Leistungsphasen, und zwei davon behandeln ausschließlich die Beschaffung.
Leistungsphase 6, Vorbereitung der Vergabe. Anlage 10 der HOAI zählt als Grundleistungen auf: einen Vergabeterminplan aufstellen, Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen nach Leistungsbereichen aufstellen, Mengen auf Grundlage der Ausführungsplanung ermitteln, die Schnittstellen zu den übrigen Fachplanern abstimmen, die Kosten auf Grundlage bepreister Leistungsverzeichnisse ermitteln, eine Kostenkontrolle gegen die Kostenberechnung führen und die Vergabeunterlagen für alle Leistungsbereiche zusammenstellen.
Leistungsphase 7, Mitwirkung bei der Vergabe. Dort stehen: Angebote einholen, Angebote prüfen und werten einschließlich Preisspiegel, Bietergespräche führen, den Vergabevorschlag erstellen und das Vergabeverfahren dokumentieren, die Vertragsunterlagen zusammenstellen, die Ausschreibungsergebnisse mit der Kostenberechnung vergleichen und bei der Auftragserteilung mitwirken.
Lesen Sie diese beiden Listen noch einmal mit einer IT-Beschaffung im Kopf. Leistungsverzeichnis aufstellen, Mengen ermitteln, Schnittstellen abstimmen, Angebote werten, Preisspiegel, Bietergespräche, Vergabevorschlag, Dokumentation. Das ist Wort für Wort die Arbeit, die vor und während jeder IT-Vergabe anfällt. Am Bau ist sie ein bezahltes Gewerk. In der IT macht sie in der Praxis die Fachabteilung nebenbei.
Die HOAI ordnet jeder Leistungsphase einen Prozentsatz des Honorars zu. Für Gebäude nennt § 34 Absatz 3 HOAI zehn Prozent für die Leistungsphase 6 und vier Prozent für die Leistungsphase 7, zusammen also 14 Prozent.
Interessanter als diese eine Zahl ist die Spreizung zwischen den Leistungsbildern. Sie zeigt, wonach der Verordnungsgeber gewichtet hat.
| Leistungsbild | LPH 6 | LPH 7 | zusammen |
|---|---|---|---|
| Ingenieurbauwerke (§ 43) | 13 % | 4 % | 17 % |
| Gebäude (§ 34) | 10 % | 4 % | 14 % |
| Verkehrsanlagen (§ 47) | 10 % | 4 % | 14 % |
| Technische Ausrüstung (§ 55) | 7 % | 5 % | 12 % |
| Innenräume (§ 34) | 7 % | 3 % | 10 % |
| Tragwerksplanung (§ 51) | 2 % | keine | 2 % |
Das Muster ist deutlich: Je mehr ein Vorhaben aus präzise zu beschreibenden Leistungen besteht, desto höher gewichtet die HOAI die Vergabevorbereitung. Bei Ingenieurbauwerken kostet allein das Aufstellen der Leistungsverzeichnisse 13 Prozent und damit mehr als die Genehmigungsplanung. Bei der Tragwerksplanung, wo das Ergebnis ein Rechenwerk ist und kein Beschaffungsgegenstand, sind es zwei Prozent und keine Leistungsphase 7.
Die Honorartafel in § 35 HOAI nennt für anrechenbare Kosten von 1.000.000 Euro in Honorarzone III, also bei durchschnittlichen Anforderungen, eine Spanne von 115.675 bis 144.268 Euro für alle neun Leistungsphasen. Das sind 11,6 bis 14,4 Prozent der anrechenbaren Kosten.
Die 14 Prozent für die Leistungsphasen 6 und 7 ergeben daraus 16.195 bis 20.198 Euro, in der Mitte der Spanne 18.196 Euro. Bezogen auf die anrechenbaren Kosten sind das 1,6 bis 2,0 Prozent.
Drei Einschränkungen, damit die Zahl richtig gelesen wird. Erstens ist die Bezugsgröße nicht die Bausumme, sondern die anrechenbaren Kosten nach § 4 HOAI auf Basis der DIN 276. Zweitens gilt der Wert für Honorarzone III bei genau dieser Kostenhöhe, in Zone I liegt er niedriger. Und drittens sind die Honorartafeln seit dem 1. Januar 2021 keine verbindlichen Preise mehr.
Der Europäische Gerichtshof hat am 4. Juli 2019 in der Rechtssache C-377/17 entschieden, dass die verbindlichen Mindest- und Höchstsätze der HOAI gegen die Dienstleistungsrichtlinie verstoßen. Mit der HOAI 2021 wurden sie zum 1. Januar 2021 gestrichen. Seither sind die Honorartafeln Orientierungswerte, das Honorar ist frei vereinbar.
Geblieben ist die Systematik, und darauf kommt es hier an: ein beschriebenes Leistungsbild, eine Gewichtung der Phasen untereinander und eine Bezugsgröße, die mit der Größe des Vorhabens wächst. Wird nichts in Textform vereinbart, gilt nach § 7 Absatz 1 HOAI der Basishonorarsatz als gesetzlicher Rückfallwert. Die Rechenlogik ist also nicht verschwunden, sie ist nur nicht mehr zwingend.
Es wäre falsch zu behaupten, für IT-Beschaffungen gebe es nichts Vergleichbares. Es gibt eine sehr ausführliche Anleitung.
Die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen, kurz UfAB, beschreibt auf mehreren hundert Seiten, wie eine IT-Vergabe vorzubereiten ist: Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog, Bewertungsmatrix, Angebotswertung. Sie definiert den externen Berater sogar als eigene Rolle im Verfahren. Auf Seite 19 heißt es, die UfAB könne eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, Auftraggeber müssten Rechtsabteilungen oder externen Sachverstand hinzuziehen, insbesondere auch für die Ausarbeitung von Vergabe- und Vertragsunterlagen im Einzelfall.
Genau das ist Leistungsphase 6. Der Bund hat also beschrieben, wie es geht, und benannt, dass dafür Sachverstand nötig ist. Was fehlt, ist jeder Hinweis darauf, was dieser Sachverstand kosten darf.
Am Bau hängt das Honorar an der Größe des Vorhabens, auch nach 2021 noch als Orientierung. In der IT hängt es am Tagessatz mal Tage. Wer nach Tagen bezahlt, muss die Tage vorher schätzen können, und wer noch nie ein vergleichbares Verfahren begleitet hat, kann das erfahrungsgemäß nicht.
Ein Einwand, der berechtigt ist. Für die juristische Begleitung einer Vergabe existiert sehr wohl eine volumenabhängige Gebührenordnung, nämlich das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Der Gegenstandswert richtet sich dort nach dem Auftragswert. Die Lücke, um die es hier geht, ist enger: Sie betrifft die technische Vorbereitung, also die Leistungsbeschreibung, das Mengengerüst und die fachliche Wertung. Für diese Arbeit gibt es weder eine Gebührenordnung noch eine verbreitete Orientierungsgröße.
Dass es auch ohne Verordnung geht, zeigt der Bau selbst. Die Projektsteuerung ist seit 2009 nicht mehr Teil der HOAI. Trotzdem hat sie mit dem AHO-Heft 9 ein ausformuliertes Leistungsbild und Honorarempfehlungen mit Orientierungswerten. Eine Branche kann sich also einen Maßstab geben, auch wenn der Gesetzgeber keinen vorgibt.
Wir betreiben ein Vergabe-Archiv, in dem am 13. September 2026 1.539.781 öffentliche Verfahren lagen. Damit lässt sich die Frage empirisch stellen: Wie oft kaufen öffentliche Auftraggeber die Vorbereitung und Begleitung einer Vergabe tatsächlich ein?
81.465
Verfahren in den IT-Kategorien
51.885
Verfahren über Planungsleistungen am Bau
80
Verfahren, deren Gegenstand die Vergabeberatung oder Vergabebegleitung selbst ist. Davon vier mit IT-Bezug im Titel.
Am Bau ist die Planung ein eigener Beschaffungsgegenstand, über 51.885 Verfahren belegen das. Die Begleitung einer Beschaffung dagegen taucht in der gesamten Datenbank achtzigmal auf.
Diese Zahl ist eine Untergrenze, keine Marktgröße. Erfasst sind nur Verfahren, bei denen die Beratung im Titel steht und die überhaupt bekanntgemacht wurden. Unterhalb der Wertgrenzen wird direkt beauftragt, und seit dem 1. Juli 2026 liegen diese Grenzen deutlich höher als zuvor. Solche Aufträge erscheinen nie in einer Bekanntmachung. Wie groß der Markt für Vergabebegleitung wirklich ist, weiß niemand, und eine Erhebung dazu gibt es nicht.
Was die Zahl trotzdem zeigt: Am Bau ist der Einkauf von Planungsleistungen ein selbstverständlicher, ausgeschriebener Vorgang. Bei IT-Beschaffungen ist er es nicht.
Die Honorarordnung ist nur die halbe Geschichte. Der schärfere Unterschied zwischen Bau und IT steht in der Vergabeverordnung, und ihn hat der EuGH nicht angetastet.
§ 76 Absatz 1 VgV lautet: Architekten- und Ingenieurleistungen werden im Leistungswettbewerb vergeben. Auf die zu erbringende Leistung anwendbare Gebühren- oder Honorarordnungen bleiben unberührt.
Daraus folgt nach herrschender Auffassung und der Rechtsprechung, dass der Preis bei Planungsleistungen nicht das alleinige Zuschlagskriterium sein darf. Wer plant, wird über Qualität ausgewählt.
Für IT-Dienstleistungen gibt es keine vergleichbare Vorschrift. Dort ist eine reine Preiswertung zulässig, und in der Praxis wird sie häufig gewählt, weil sie einfach zu dokumentieren ist. Der Gesetzgeber hat also für die eine Disziplin ausdrücklich festgehalten, dass Qualität den Ausschlag geben soll, und für die andere nicht.
An dieser Stelle wäre eine große Zahl willkommen. Sie lässt sich nicht seriös liefern, und das hat einen strukturellen Grund.
Die Vergabestatistik knüpft die Meldepflicht an den Zuschlag. Ein Verfahren, das aufgehoben oder zurückversetzt wird, erscheint dort nie. Wie häufig IT-Vergaben scheitern, ist deshalb weder amtlich noch wissenschaftlich erfasst. Auch die Nachprüfungsstatistik hilft nicht weiter, weil sie nicht nach Beschaffungsgegenstand aufschlüsselt.
Was sich belegen lässt, steht in den Berichten der Rechnungshöfe. Der Bundesrechnungshof hat am 8. Oktober 2024 das Scheitern der Einer-für-Alle-Lösungen im Onlinezugangsgesetz untersucht. Seine Kritik setzt nicht bei der Technik an und nicht beim Vergaberecht, sondern davor: Es hätte ermittelt werden müssen, ob Länder und Kommunen überhaupt Bedarf an der Lösung haben, welche wesentlichen Anforderungen sie stellen und ob offensichtliche Hemmnisse vorliegen. Das unterblieb.
Das ist in der Sprache der HOAI ein Fehler in der Phase vor der Vergabe.
Eine Klarstellung, weil das oft falsch behauptet wird. Eine rechtliche Pflicht zur Markterkundung oder zu einer dokumentierten Bedarfsanalyse vor der Bekanntmachung besteht nicht. Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat das 2024 in einer IT-Vergabe ausdrücklich festgestellt. Das Argument für eine ordentliche Vorbereitung ist ein wirtschaftliches, kein rechtliches.
Ein Grund, warum am Bau der Planer ein eigener Beruf ist: Wer die Leistungsbeschreibung schreibt, soll nicht derjenige sein, der anschließend liefert. § 7 VgV regelt diesen Fall für alle Beschaffungen. Er knüpft an das Unternehmen an und erfasst ausdrücklich auch verbundene Unternehmen.
Häufig wird daraus die Kurzfassung gemacht, wer die Leistungsbeschreibung schreibe, dürfe hinterher nicht mitbieten. So einfach ist es nicht. Ein automatischer Ausschluss ist unzulässig, das hat der EuGH bereits 2005 entschieden. § 7 Absatz 2 VgV nennt als Regelmaßnahmen die Weitergabe der ausgetauschten Informationen an alle Bieter und angemessene Fristen, und vor einem Ausschluss ist dem Unternehmen Gelegenheit zu geben nachzuweisen, dass der Wettbewerb nicht verzerrt wird.
Für Sie als Auftraggeber heißt das trotzdem Arbeit: Sie müssen die Abwägung treffen, die Maßnahmen ergreifen und beides dokumentieren. Wer die Leistungsbeschreibung von jemandem schreiben lässt, der nichts liefert, hat diese Frage von vornherein nicht.
Aus dem Vergleich folgt keine Forderung nach einer Honorarordnung für IT. Es folgen drei praktische Punkte.
Vorbereitung budgetieren
Setzen Sie die Vorbereitung als eigene Position an, nicht als Nebenarbeit der Fachabteilung. Am Bau sind dafür 1,6 bis 2,0 Prozent der anrechenbaren Kosten vorgesehen. Als Ausgangspunkt für eine eigene Schätzung ist das brauchbarer als gar kein Maßstab.
Am Volumen orientieren
Ein Verfahren über 80.000 Euro und eines über 800.000 Euro brauchen nicht denselben Aufwand. Wenn Sie extern einkaufen, lassen Sie sich den Aufwand nach Verfahrensgröße staffeln statt pauschal anbieten.
Beratung und Lieferung trennen
Wer Ihre Leistungsbeschreibung schreibt, sollte im selben Verfahren nichts anbieten, auch nicht als Nachunternehmer. Das erspart Ihnen die Abwägung nach § 7 VgV und die Dokumentation dazu.
Und ein vierter Punkt, der nichts kostet: Schauen Sie nach, wie andere es gemacht haben. Vergleichbare Verfahren sind öffentlich bekanntgemacht worden, nur verschwinden sie nach dem Zuschlag meist von den Plattformen. Genau dafür führen wir das Vergabe-Archiv.
Wenn Sie für ein konkretes Thema einen belastbaren Ausgangspunkt suchen, finden Sie bei uns fertige Muster-Leistungsverzeichnisse, etwa für Security Operations Center, EDR und Endpoint Detection and Response oder Multi-Faktor-Authentifizierung.
Vom fertigen Muster bis zur Begleitung des ganzen Verfahrens: drei Wege, mit denen wir öffentliche Auftraggeber bei IT-Vergaben unterstützen.
Die Rechenlogik der HOAI übertragen auf IT-Beschaffungen. Mit den Leistungsphasen 6 und 7 als Gliederung, einer Aufwandsstaffel nach Verfahrensgröße und einer Checkliste, was vor der Bekanntmachung fertig sein muss.
Quellen
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