Die HOAI bewertet die Vorbereitung der Vergabe und die Mitwirkung bei der Vergabe mit zwei eigenen Leistungsphasen und einem Anteil am Honorar. Für IT-Beschaffungen gibt es eine ausführliche Methode, aber keinen Maßstab für den Aufwand. Eine Auszählung im Vergabe-Archiv zeigt, was das in der Praxis bedeutet.
Stand: 29.10.2026 · ca. 12 Min. Lesezeit
Wer ein Gebäude errichten lässt, kauft die Vorbereitung der Vergabe selbstverständlich mit ein. Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure beschreibt für Gebäude neun Leistungsphasen, und zwei davon behandeln ausschließlich die Beschaffung.
Leistungsphase 6, Vorbereitung der Vergabe. Anlage 10 der HOAI zählt als Grundleistungen auf: einen Vergabeterminplan aufstellen, Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen nach Leistungsbereichen aufstellen, Mengen auf Grundlage der Ausführungsplanung ermitteln, die Schnittstellen zu den übrigen Fachplanern abstimmen, die Kosten auf Grundlage bepreister Leistungsverzeichnisse ermitteln, eine Kostenkontrolle gegen die Kostenberechnung führen und die Vergabeunterlagen für alle Leistungsbereiche zusammenstellen.
Leistungsphase 7, Mitwirkung bei der Vergabe. Dort stehen unter anderem: Angebote einholen, Angebote prüfen und werten einschließlich Preisspiegel, Bietergespräche führen, den Vergabevorschlag erstellen und das Vergabeverfahren dokumentieren, die Vertragsunterlagen zusammenstellen, die Ausschreibungsergebnisse mit der Kostenberechnung vergleichen und bei der Auftragserteilung mitwirken.
Lesen Sie diese beiden Listen noch einmal mit einer IT-Beschaffung im Kopf. Leistungsverzeichnis aufstellen, Mengen ermitteln, Schnittstellen abstimmen, Angebote werten, Preisspiegel, Bietergespräche, Vergabevorschlag, Dokumentation. Das ist im Kern die Arbeit, die vor und während jeder IT-Vergabe anfällt. Am Bau ist sie ein bezahltes Gewerk. In der IT erledigt sie oft die Fachabteilung nebenbei.
Die HOAI ordnet jeder Leistungsphase einen Prozentsatz des Honorars zu. Für Gebäude nennt § 34 Absatz 3 HOAI zehn Prozent für die Leistungsphase 6 und vier Prozent für die Leistungsphase 7, zusammen also 14 Prozent.
Interessanter als diese eine Zahl ist die Spreizung zwischen den Leistungsbildern.
| Leistungsbild | LPH 6 | LPH 7 | zusammen |
|---|---|---|---|
| Ingenieurbauwerke (§ 43) | 13 % | 4 % | 17 % |
| Gebäude (§ 34) | 10 % | 4 % | 14 % |
| Verkehrsanlagen (§ 47) | 10 % | 4 % | 14 % |
| Technische Ausrüstung (§ 55) | 7 % | 5 % | 12 % |
| Innenräume (§ 34) | 7 % | 3 % | 10 % |
| Tragwerksplanung (§ 51) | 2 % | keine | 2 % |
Eine Lesart dieser Zahlen: Je mehr ein Vorhaben aus präzise zu beschreibenden Leistungen besteht, desto höher gewichtet die HOAI die Vergabevorbereitung. Bei Ingenieurbauwerken wird die Vorbereitung der Vergabe mit 13 Prozent bewertet und damit höher als die Genehmigungsplanung mit 5 Prozent. Bei der Tragwerksplanung, wo das Ergebnis ein Rechenwerk ist und kein Beschaffungsgegenstand, sind es zwei Prozent und keine Leistungsphase 7.
Die Honorartafel in § 35 HOAI nennt für anrechenbare Kosten von 1.000.000 Euro in Honorarzone III, also bei durchschnittlichen Anforderungen, eine Spanne von 115.675 bis 144.268 Euro für alle neun Leistungsphasen. Das sind 11,6 bis 14,4 Prozent der anrechenbaren Kosten.
Die 14 Prozent für die Leistungsphasen 6 und 7 ergeben daraus 16.195 bis 20.198 Euro, in der Mitte der Spanne 18.196 Euro. Bezogen auf die anrechenbaren Kosten sind das 1,6 bis 2,0 Prozent.
Drei Einschränkungen, damit die Zahl richtig gelesen wird. Erstens ist die Bezugsgröße nicht die Bausumme, sondern die anrechenbaren Kosten nach § 4 HOAI auf Basis der DIN 276. Zweitens gilt der Wert für Honorarzone III bei genau dieser Kostenhöhe, in Zone I liegt er niedriger. Und drittens sind die Honorartafeln seit dem 1. Januar 2021 keine verbindlichen Preise mehr.
Der Europäische Gerichtshof hat am 4. Juli 2019 in der Rechtssache C-377/17 entschieden, dass die verbindlichen Mindest- und Höchstsätze der HOAI gegen die Dienstleistungsrichtlinie verstoßen. Mit der HOAI 2021 wurden sie zum 1. Januar 2021 gestrichen. Seither sind die Honorartafeln Orientierungswerte, das Honorar ist frei vereinbar.
Geblieben ist die Systematik, und darauf kommt es hier an: ein beschriebenes Leistungsbild, eine Gewichtung der Phasen untereinander und eine Bezugsgröße, die mit der Größe des Vorhabens wächst. Wird über die Höhe des Honorars nichts in Textform vereinbart, gilt nach § 7 Absatz 1 HOAI für Grundleistungen der Basishonorarsatz als vereinbart. Die Rechenlogik ist also nicht verschwunden, sie ist nur nicht mehr zwingend.
Es wäre falsch zu behaupten, für IT-Beschaffungen gebe es nichts Vergleichbares. Es gibt eine sehr ausführliche Anleitung.
Die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen, kurz UfAB, beschreibt auf mehreren hundert Seiten, wie eine IT-Vergabe vorzubereiten ist: Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog, Bewertungsmatrix, Angebotswertung. Sie definiert den externen Berater sogar als eigene Rolle im Verfahren. Auf Seite 20 heißt es, wo Rechtsprobleme auftreten, könne die UfAB eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen; dann müssten Auftraggeber Rechtsabteilungen oder externen Sachverstand hinzuziehen, insbesondere auch für die Ausarbeitung von Vergabe- und Vertragsunterlagen im Einzelfall.
Die Ausarbeitung der Vergabeunterlagen entspricht am Bau im Kern der Leistungsphase 6. Der Bund hat also beschrieben, wie es geht, und benannt, dass dafür Sachverstand nötig sein kann. Einen Hinweis darauf, was dieser Sachverstand kosten darf, enthält die UfAB nicht.
Am Bau hängt das Honorar an der Größe des Vorhabens, auch nach 2021 noch als Orientierung. In der IT hängt es am Tagessatz mal Tage. Wer nach Tagen bezahlt, muss die Tage vorher schätzen können, und das fällt schwer, wenn man noch kein vergleichbares Verfahren durchgeführt hat.
Ein Einwand, der teilweise berechtigt ist. Für die anwaltliche Tätigkeit gibt es mit dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz eine gesetzliche Vergütungsordnung. Im Beschwerdeverfahren gegen eine Entscheidung der Vergabekammer beträgt der Streitwert 5 Prozent der Bruttoauftragssumme (§ 50 Abs. 2 GKG), die Gebühren wachsen also mit dem Auftrag. Für die reine Beratung soll der Anwalt dagegen auf eine Gebührenvereinbarung hinwirken (§ 34 RVG). Die Lücke, um die es hier geht, betrifft die technische Vorbereitung, also die Leistungsbeschreibung, das Mengengerüst und die fachliche Wertung. Für diese Arbeit gibt es keine Gebührenordnung.
Dass es auch ohne Verordnung geht, zeigt der Bau selbst. Die Projektsteuerung ist nicht Teil der HOAI. Trotzdem gibt es für sie mit dem AHO-Heft 9 der Verbände ein ausformuliertes Leistungsbild mit Honorarempfehlungen. Eine Branche kann sich also einen Maßstab geben, auch wenn der Gesetzgeber keinen vorgibt.
Wir betreiben ein Vergabe-Archiv mit Bekanntmachungen öffentlicher Verfahren. Damit lässt sich die Frage empirisch stellen: Wie oft kaufen öffentliche Auftraggeber die Vorbereitung und Begleitung einer Vergabe tatsächlich ein? Ausgezählt wurden Kategorien und Stichworte im Titel, Stand 13. September 2026.
81.465
Verfahren in den IT-Kategorien
51.885
Verfahren über Planungsleistungen am Bau
80
Verfahren mit Vergabeberatung, Vergabebegleitung oder ähnlichen Begriffen im Titel. Davon vier mit IT-Bezug im Titel.
Am Bau ist die Planung ein eigener Beschaffungsgegenstand, über 51.885 Verfahren belegen das. Die Begleitung einer Beschaffung dagegen taucht bis zu diesem Stichtag achtzigmal im Titel auf.
Diese Zahl ist eine Untergrenze, keine Marktgröße. Erfasst sind nur Verfahren, bei denen die Beratung im Titel steht und die überhaupt bekanntgemacht wurden. Unterhalb der Wertgrenzen für Direktaufträge wird ohne Vergabeverfahren beauftragt, für den Bund seit dem 1. Juli 2026 bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer (§ 55 Abs. 2 BHO); die Länder regeln eigene Werte. Solche Aufträge erscheinen in keiner Bekanntmachung. Wie groß der Markt für Vergabebegleitung wirklich ist, weiß niemand, und eine Erhebung dazu gibt es nicht.
Was die Zahl trotzdem zeigt: Am Bau ist der Einkauf von Planungsleistungen ein selbstverständlicher, ausgeschriebener Vorgang. Bei IT-Beschaffungen ist er es nicht.
Die Honorarordnung ist nur die halbe Geschichte. Der schärfere Unterschied zwischen Bau und IT steht in der Vergabeverordnung, und ihn hat der EuGH nicht angetastet.
§ 76 Absatz 1 VgV lautet: Architekten- und Ingenieurleistungen werden im Leistungswettbewerb vergeben. Auf die zu erbringende Leistung anwendbare Gebühren- oder Honorarordnungen bleiben unberührt.
Planungsleistungen werden also über die Leistung ausgewählt, nicht allein über den Preis.
Für IT-Dienstleistungen gibt es keine vergleichbare Vorschrift. Dort sind qualitative Zuschlagskriterien möglich, aber nicht vorgeschrieben (§ 127 Abs. 1 GWB, § 58 Abs. 2 VgV). Der Verordnungsgeber hat also für Planungsleistungen den Leistungswettbewerb ausdrücklich vorgegeben, für IT-Dienstleistungen nicht.
An dieser Stelle wäre eine große Zahl willkommen. Sie lässt sich nicht seriös liefern, und das hat einen strukturellen Grund.
Die Vergabestatistik knüpft die Meldepflicht an die Vergabe des Auftrags (§ 2 VergStatVO). Ein aufgehobenes Verfahren löst diese Meldepflicht nicht aus. Wie häufig IT-Vergaben scheitern, lässt sich aus dieser Statistik deshalb nicht ablesen.
Was sich belegen lässt, steht in den Berichten der Rechnungshöfe. Der Bundesrechnungshof hat am 8. Oktober 2024 über die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes berichtet. Von den Einer-für-Alle-Lösungen, die der Bund finanziert hat, sind danach 95 Prozent größtenteils nur in einem Land oder einer Kommune im Einsatz. Seine Kritik setzt vor der Beschaffung an: Um die Wirtschaftlichkeit zu bewerten, wäre zu ermitteln gewesen, ob Länder und Kommunen Bedarf an der Lösung haben, welche wesentlichen Anforderungen sie haben und ob offensichtliche Hemmnisse vorliegen. Das blieb aus.
Übertragen auf die HOAI liegt das Versäumnis lange vor der Vergabe, in der Grundlagenermittlung (Leistungsphase 1).
Eine Klarstellung. Vergaberechtlich ist die Markterkundung keine Pflicht: § 28 VgV erlaubt sie („darf“). Haushaltsrechtlich verlangt § 7 Abs. 2 BHO für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen; die Landeshaushaltsordnungen enthalten entsprechende Regeln. Das Argument für eine ordentliche Vorbereitung ist deshalb vor allem ein wirtschaftliches.
Ein Grund, warum am Bau der Planer ein eigener Beruf ist: Wer die Leistungsbeschreibung schreibt, soll nicht derjenige sein, der anschließend liefert. § 7 VgV regelt diesen Fall für Vergaben nach der VgV, § 5 UVgO entsprechend unterhalb der Schwellenwerte. Die Regel knüpft an das Unternehmen an und erfasst ausdrücklich auch verbundene Unternehmen.
Häufig wird daraus die Kurzfassung gemacht, wer die Leistungsbeschreibung schreibe, dürfe hinterher nicht mitbieten. So einfach ist es nicht. Ein automatischer Ausschluss ist unzulässig, das hat der EuGH bereits 2005 entschieden (verbundene Rechtssachen C-21/03 und C-34/03, Fabricom). § 7 Absatz 2 VgV nennt als Regelmaßnahmen die Weitergabe der ausgetauschten Informationen an alle Bieter und angemessene Fristen, und vor einem Ausschluss ist dem Unternehmen Gelegenheit zu geben nachzuweisen, dass der Wettbewerb nicht verzerrt wird.
Für Sie als Auftraggeber heißt das trotzdem Arbeit: Sie müssen die Abwägung treffen, die Maßnahmen ergreifen und beides dokumentieren. Wer die Leistungsbeschreibung von jemandem schreiben lässt, der im Verfahren nichts anbietet, hat diese Frage in der Regel nicht.
Aus dem Vergleich folgt keine Forderung nach einer Honorarordnung für IT. Es folgen drei praktische Punkte.
Vorbereitung budgetieren
Setzen Sie die Vorbereitung als eigene Position an, nicht als Nebenarbeit der Fachabteilung. Die HOAI-Werte (im Rechenbeispiel 1,6 bis 2,0 Prozent der anrechenbaren Kosten) lassen sich nicht unmittelbar auf IT übertragen. Sie zeigen aber, dass Vorbereitung ein eigener Aufwand ist, den man schätzen und einplanen sollte.
Am Volumen orientieren
Ein Verfahren über 80.000 Euro und eines über 800.000 Euro brauchen nicht denselben Aufwand. Wenn Sie extern einkaufen, lassen Sie sich den Aufwand nach Verfahrensgröße staffeln statt pauschal anbieten.
Beratung und Lieferung trennen
Es kann sinnvoll sein zu trennen, wer die Leistungsbeschreibung schreibt und wer im selben Verfahren anbietet. Ob eine Vorbefassung vorliegt und welche Folgen sie hat, entscheidet die Vergabestelle (§ 7 VgV, § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB).
Und ein vierter Punkt, der nichts kostet: Schauen Sie nach, wie andere es gemacht haben. Vergleichbare Verfahren sind öffentlich bekanntgemacht worden, nur verschwinden sie nach dem Zuschlag oft von den Plattformen. Genau dafür führen wir das Vergabe-Archiv.
Wenn Sie für ein konkretes Thema einen belastbaren Ausgangspunkt suchen, finden Sie bei uns fertige Muster-Leistungsverzeichnisse, etwa für Security Operations Center, EDR und Endpoint Detection and Response oder Multi-Faktor-Authentifizierung.
Muster und Vergleichsverfahren für Ihre IT-Vergabe.
Die Kernaussagen dieses Beitrags kompakt: Leistungsphasen 6 und 7, Rechenbeispiel aus der Honorartafel, Befund aus dem Vergabe-Archiv und drei praktische Punkte.
Quellen
Sie haben eine konkrete Beschaffung vor sich und wollen sehen, wie andere sie aufgesetzt haben? Das Vergabe-Archiv zeigt vergleichbare Verfahren. Bei Fragen zu den Produkten melden Sie sich gern.