Die Beschaffung von PC und Notebooks wirkt wie eine Routine. Genau darin liegt das Risiko: Ein genannter Gerätename, eine vergessene Rücknahmeklausel oder ein unklares Mengengerüst können im Nachhinein teuer werden.
Ein folgenschwerer Fehler bei Hardware-Ausschreibungen passiert schon in der Leistungsbeschreibung: Ein Gerätename steht drin, und damit ist das Verfahren angreifbar. Nach Paragraf 31 Absatz 6 der Vergabeverordnung darf die Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft, auf gewerbliche Schutzrechte oder Typen verweisen, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden[1]. Ausnahmen gibt es zwei: wenn der Verweis durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist, oder wenn sich der Auftragsgegenstand anders nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschreiben lässt; im zweiten Fall mit dem Zusatz „oder gleichwertig“.
In der Praxis heißt das: Nennen Sie möglichst keine Modellbezeichnung und keinen Hersteller. Der Zusatz „oder gleichwertig“ hinter einem konkreten Produkt ist nur für diesen Ausnahmefall vorgesehen. Beschreiben Sie stattdessen, was das Gerät leisten muss.
Produktneutral heißt nicht unpräzise. Im Gegenteil: Erst messbare Anforderungen machen die Angebote wirklich vergleichbar. Ein praktikabler Weg sind Leistungsklassen, die Sie an nachprüfbaren Mindestwerten festmachen.
Legen Sie zwei bis drei Profile an, etwa Standardarbeitsplatz, mobiles Arbeiten und leistungsintensive Anwendungen. So decken Sie den realen Bedarf ab, ohne für jeden Fall eine eigene Ausschreibung zu fahren.
Umweltanforderungen lassen sich über Gütezeichen belegen. Nach Paragraf 34 der Vergabeverordnung dürfen Sie Gütezeichen wie den Blauen Engel oder das EU-Ecolabel als Nachweis für die geforderten Merkmale verlangen, wenn das Gütezeichen die Bedingungen des § 34 Abs. 2 VgV erfüllt. Gleichwertige Gütezeichen müssen Sie akzeptieren, unter den Voraussetzungen des § 34 Abs. 5 VgV auch andere geeignete Belege[2]. Damit fordern Sie Energieeffizienz, Schadstoffarmut, Reparierbarkeit und Ersatzteilverfügbarkeit, ohne den Wettbewerb auf einen einzigen Anbieter zu verengen.
Das ist nicht nur eine Umweltfrage. Geräte mit guter Reparierbarkeit und langer Ersatzteilverfügbarkeit senken die Gesamtkosten über den Lebenszyklus. Die VgV erlaubt, das Zuschlagskriterium „Kosten“ auf Grundlage der Lebenszykluskosten zu berechnen (§ 59 VgV), statt allein auf den Anschaffungspreis zu schauen.
Hardware wird oft über eine Rahmenvereinbarung mit Abrufen über mehrere Jahre beschafft. Ihre Laufzeit darf höchstens vier Jahre betragen, außer in einem im Gegenstand begründeten Sonderfall (§ 21 Abs. 6 VgV). Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen ist so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben (§ 21 Abs. 1 VgV). Regeln Sie deshalb das Mengengerüst, die Abrufmodalitäten, Lieferzeiten und den Umgang mit Preisanpassungen über die Laufzeit. Fehlt das, drohen im Betrieb Streitigkeiten.
Dazu kommen die Leistungen rund um die Inbetriebnahme, die den Aufwand Ihres eigenen Personals bestimmen: das Aufspielen eines vorgegebenen Betriebssystem-Images, die Asset-Kennzeichnung und die Anlieferung an mehrere Standorte. Beim Service gilt: Pauschale Zusagen wie „umfassender Support“ helfen im Streitfall wenig. Fordern Sie messbare Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, einen Vor-Ort-Service und Ersatzgeräte während der Reparatur.
Am Ende stehen zwei Themen, die leicht untergehen. Erstens die Rücknahme der Altgeräte: Hersteller müssen für Altgeräte anderer Nutzer als privater Haushalte eine zumutbare Rückgabemöglichkeit schaffen; gibt der Nutzer die Geräte nicht zurück, muss er sie selbst ordnungsgemäß behandeln und verwerten lassen (§ 19 ElektroG). Zweitens die sichere, dokumentierte Löschung der auf den Geräten gespeicherten Daten, bevor sie das Haus verlassen. Beides gehört in die Ausschreibung, nicht in eine spätere Nachverhandlung.
Der Grund ist handfest: Eine unzureichend gelöschte Festplatte ist ein datenschutzrechtliches Risiko, eine nicht ordnungsgemäße Entsorgung ein umweltrechtliches. Wie andere Auftraggeber vergleichbare Verfahren aufgebaut haben, sehen Sie im Vergabe-Archiv.
Diese Punkte haben wir in einem fertigen Muster-Leistungsverzeichnis Client-Hardware ausformuliert: Leistungsklassen, Nachhaltigkeit, Rollout, Service und Rücknahme als Positionen, sofort als Excel nutzbar.
Wie andere Auftraggeber vergleichbare Rahmenvereinbarungen aufgebaut haben, sehen Sie im Vergabe-Archiv. Gerade bei Rahmenvereinbarungen, die über Jahre binden, lohnt es sich, die Weichen am Anfang richtig zu stellen.
Quellen
Das Muster-Leistungsverzeichnis Client-Hardware und der Leistungsverzeichnis-Generator liefern Vorlagen und Entwürfe für eine produktneutrale Leistungsbeschreibung. Verfahren, Fristen und Wertung legt Ihre Vergabestelle fest.
Sie haben eine konkrete Beschaffung vor sich und wollen sehen, wie andere sie aufgesetzt haben? Das Vergabe-Archiv zeigt vergleichbare Verfahren. Bei Fragen zu den Produkten melden Sie sich gern.