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Ein Antrag kommt online herein, wird ausgedruckt und danach von Hand ins Fachverfahren getippt. Zwischen diesen beiden Schritten entstehen Abweichungen, Rückfragen und Liegezeiten, und der Antragsteller erfährt in der Zwischenzeit nichts über den Stand seines Vorgangs. Der Engpass ist meist nicht die Prüfung, sondern der Medienbruch davor.
IT-LV baut die Strecke von der Online-Eingabe bis in Ihr Fachverfahren und übernimmt sie als Generalunternehmer: ein Vertragspartner, eine Verantwortung. Quellcode und Dokumentation liegen am Ende bei Ihnen.
Ein Antrag auf Wohngeld, auf eine Sondernutzungserlaubnis oder auf einen Zuschuss beginnt online und endet auf Papier. Der Antragsteller füllt ein PDF aus, schickt es an ein Funktionspostfach, und dort druckt es jemand aus. Anschließend werden dieselben Angaben ein zweites Mal getippt, diesmal in die Maske des Fachverfahrens. Zwischen dem ersten und dem zweiten Tippen liegt der Medienbruch, und er kostet mehr als Zeit: Er erzeugt Abweichungen zwischen dem, was der Bürger geschrieben hat, und dem, was im System steht.
Der Vorgang hängt selten an der Prüfung selbst, sondern an den Wartezeiten davor und dazwischen. Ein unvollständiges Formular löst eine Rückfrage aus, die Rückfrage geht per Mail oder Brief hinaus und kommt Tage später zurück. In dieser Zeit weiß der Antragsteller nicht, wo sein Vorgang steht, und ruft an. Die Sachbearbeitung beantwortet also zusätzlich Fragen zu einem Stand, den niemand nachschlagen kann.
Viele Häuser haben diesen Schritt schon einmal versucht. Das Ergebnis ist oft ein Portal, das den Antrag sauber erfasst, und ein Fachverfahren, das die Daten trotzdem nicht annimmt. Dann erzeugt das Portal ein PDF, und das PDF wird abgetippt. Der Medienbruch ist damit nicht verschwunden, er ist nur eine Station weitergewandert. Der zweite häufige Grund ist die Schriftform: Solange niemand geprüft hat, ob der Antrag überhaupt eine eigenhändige Unterschrift verlangt, bleibt der Ausdruck im Prozess, weil er sicher erscheint.
Am Ende des ersten Schritts steht keine Präsentation, sondern eine laufende Strecke für genau einen Antragstyp. Sie können sie bedienen und abschalten, ohne uns zu fragen. Was zur Weiterarbeit nötig ist, übergeben wir; wo Fremdsoftware oder Schnittstellen eines Herstellers im Spiel sind, benennen wir die Abhängigkeit.
Übergeben wird, was eine Verwaltung braucht, um den Betrieb zu verantworten und die Lösung später selbst weiterzuentwickeln oder auszuschreiben:
Vier Phasen. Der erste Schritt ist bewusst klein geschnitten, damit er vergaberechtlich einfach bleibt und Sie nach Phase 2 aussteigen können.
Wir gehen mit der Sachbearbeitung einen echten Antrag durch, vom Eingang bis zum Bescheid, und zählen die Stationen, die Medienbrüche und die Gründe für Rückfragen. Am Ende steht die Aufnahme des Ist-Vorgangs, die Feststellung zur Schriftform und die Auswahl eines Antragstyps, der sich lohnt und technisch machbar ist. Wir arbeiten dabei mit den Menschen, die den Vorgang bearbeiten, nicht mit der Dienstanweisung.
Bevor etwas gebaut wird, klären wir, wie die Daten in Ihr Fachverfahren kommen. Wir lesen die Schnittstellendokumentation, sprechen mit Ihrem Verfahrenshersteller und testen den Weg mit einem Datensatz in Ihrer Testumgebung. Zeigt sich hier, dass die Schnittstelle fehlt, kostenpflichtig ist oder der Hersteller nicht mitzieht, erfahren Sie das, bevor Geld in eine Formularstrecke geflossen ist.
Wir bauen Formularstrecke, Validierung und Übergabe in kurzen Abständen, mit Ihrer Fachbereichsleitung am Bildschirm. Danach läuft die Strecke mit echten Anträgen, zunächst parallel zum alten Weg. Der Parallelbetrieb ist kein Luxus: Er ist die einzige Gelegenheit, Abweichungen zu finden, bevor sie einen Bescheid betreffen.
Zur Abnahme gehören der Test auf Barrierefreiheit, die Prüfung von Antwortzeiten unter Last und ein Abgleich der Datenqualität an einer Stichprobe aus dem Parallelbetrieb. Danach übergeben wir Quellcode, Dokumentation und Betriebsanleitung, schulen Sachbearbeitung und IT und ziehen uns zurück. Sie entscheiden dann, ob Sie weitere Antragstypen mit uns umsetzen, selbst weiterbauen oder die Umsetzung ausschreiben.
Diese Vorhaben scheitern selten an der Formularstrecke. Sie scheitern an den folgenden Stellen.
Der größte Unsicherheitsfaktor liegt nicht bei uns, sondern beim Hersteller Ihres Fachverfahrens. Manche Schnittstellen sind offen und dokumentiert, andere kosten Lizenzgebühr, wieder andere existieren nur als Dateiimport mit festem Format. Wir klären das früh, erzwingen können wir es nicht. Liefert der Hersteller nicht, bleibt der strukturierte Import, und der ist langsamer und pflegeintensiver als eine direkte Kopplung.
Fast jeder Antrag hat Sonderfälle, die in keinem Formular stehen und die die Sachbearbeitung im Kopf hat. Wer sie erst beim Testen entdeckt, baut zweimal. Rechnen Sie damit, dass im Parallelbetrieb Fälle auftauchen, an die vorher niemand gedacht hat, und planen Sie Zeit dafür ein, statt den Puffer aus dem Budget zu streichen.
BITV 2.0 lässt sich nicht nachträglich über eine fertige Strecke legen. Fehlende Feldbeschriftungen, Fehlermeldungen, die nur farbig sind, und Zeitlimits ohne Verlängerung sind Baufehler, keine Kosmetik. Automatische Prüfwerkzeuge finden nur einen Teil der Mängel, den Rest findet ein manueller Test mit assistiver Technik. Deshalb prüfen wir früh und wiederholt.
Eine funktionierende Strecke schafft die Erfassung ab, nicht die Prüfung. Der Anteil der fachlichen Arbeit steigt, und Rückfragen kommen schneller und in größerer Zahl, weil Antragsteller den Stand sehen. Wer vorher nicht festlegt, wer das Funktionspostfach und die Statusmeldungen verantwortet, hat am Ende ein schnelleres Eingangstor vor demselben Stau.
Bei einem Antragstyp mit sehr wenigen Fällen im Jahr trägt der Aufwand nicht; dort hilft ein gutes ausfüllbares Formular mehr. Dasselbe gilt, wenn der Vorgang gerade fachlich umgebaut wird oder das Fachverfahren in absehbarer Zeit abgelöst werden soll. Digitalisieren Sie keinen Prozess, den Sie ohnehin ändern wollen. Sagen Sie uns das im Erstgespräch, dann sparen wir Ihnen den Schritt.
Auf dieser Seite stehen keine Erfolgsquoten. Was wir stattdessen anbieten, sind Messgrößen, die in den Vertrag gehören und die Sie nach der Abnahme selbst nachprüfen können. Die folgenden Größen gehören in eine Leistungsbeschreibung. Sie sind als Anforderung formuliert, nicht als erreichtes Ergebnis:
Ob sich der Schritt für Sie lohnt, rechnen Sie am besten mit Ihren eigenen Zahlen. Ein Beispiel mit offengelegten Annahmen: Bei 200 Anträgen im Monat und 12 Minuten manueller Erfassung je Vorgang sind das 40 Stunden im Monat, die auf das reine Übertragen von Daten entfallen. Das ist eine Rechnung und keine Messung. Ob bei Ihnen 200 Anträge und 12 Minuten zutreffen, wissen nur Sie, und wir nehmen beide Werte in Phase 1 auf, bevor jemand über Nutzen spricht.
Genauso wichtig ist, was diese Rechnung nicht sagt. Sie sagt nicht, dass 40 Stunden Personal frei werden, denn die fachliche Prüfung bleibt bestehen und die Zahl der Rückfragen kann zunächst steigen. Sie sagt, wie groß der Anteil ist, der überhaupt auf Abtippen entfällt, und damit, wie viel zu holen ist.
Ob ein Antrag eine eigenhändige Unterschrift braucht, beantwortet das Fachrecht und nicht die IT. Für viele Verwaltungsverfahren erlaubt § 3a VwVfG den Ersatz der Schriftform, etwa über ein sicheres Nutzerkonto mit der Identifizierungsfunktion des Personalausweises oder über die qualifizierte elektronische Signatur. Einige Verfahren verlangen weiterhin Papier, weil das Fachgesetz es ausdrücklich anordnet. Wir prüfen das je Antragstyp und halten das Ergebnis schriftlich fest, damit es später niemand erneut diskutiert.
Diese Feststellung hat eine praktische Folge für den Zuschnitt. Wo die Schriftform entfällt, bleibt der Vorgang bis zum Bescheid elektronisch. Wo sie nicht entfällt, ist die Strecke weiterhin sinnvoll, der Nutzen fällt aber kleiner aus, weil ein unterschriebenes Blatt nachkommen muss. Diesen Unterschied sollten Sie kennen, bevor Sie den ersten Antragstyp auswählen.
Barrierefreiheit ist für öffentliche Stellen keine Option. Die BITV 2.0 verlangt, dass die Strecke ohne Maus bedienbar ist, mit Screenreader vorgelesen werden kann, ausreichende Kontraste bietet und Fehler in Textform erklärt statt nur in Rot. Dazu kommen die Erklärung zur Barrierefreiheit und ein Weg für Rückmeldungen. Wir nehmen den Test in die Abnahme auf, damit Mängel vor dem Echtbetrieb behoben sind und nicht nach der ersten Beschwerde.
Eine Antragsstrecke verarbeitet personenbezogene Daten, bei Sozialleistungen auch besondere Kategorien. Dazu gehören ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, ein Löschkonzept mit den Fristen aus dem Fachrecht und je nach Datenlage eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Diese Unterlagen liefern wir als Entwurf mit und stimmen sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Verarbeitung und Speicherung finden in der EU statt, die eingesetzten Komponenten legen wir offen.
Künstliche Intelligenz ist in einer Antragsstrecke die Ausnahme. Validierung, Plausibilitätsprüfung und Übergabe sind Regelwerk, keine Modellentscheidung. Wo doch ein Modell eingesetzt wird, etwa beim Auslesen hochgeladener Nachweise, entscheidet es nicht, sondern schlägt vor, und ein Mensch bestätigt. Wir weisen jede KI-Komponente im Angebot aus, benennen Anbieter und Verarbeitungsort und halten fest, ob der Anwendungsfall nach der KI-Verordnung als Hochrisiko einzustufen ist. Bei Entscheidungen über Leistungen ist diese Frage ernst zu nehmen.
Der erste Schritt lässt sich in der Regel ohne förmliches Verfahren beauftragen. Wir schneiden Phase 1 und Phase 2 so zu, dass sie unterhalb der Wertgrenze bleiben, die Ihr Landesrecht für den Direktauftrag oder die Verhandlungsvergabe vorsieht. Sie haben dabei einen Vertragspartner: IT-LV setzt mit ausgewählten Partnern um und verantwortet das Ergebnis. Die Partner wählen wir nach Nachweisen, Sitz in der EU, Datenschutzlage und der Offenlegung eingesetzter KI-Komponenten aus. Nach Phase 2 entscheiden Sie, ob Sie mit uns ausbauen oder ausschreiben, und erhalten die geklärte Schnittstelle sowie die Anforderungen in einer Form, die sich in Vergabeunterlagen übernehmen lässt.
Eine Einschränkung machen wir von uns aus: Wo IT-LV die Vergabeunterlagen schreibt oder die Markterkundung führt, geben wir auf dieselbe Leistung kein Angebot ab. Das ist die Projektantenstellung nach § 7 VgV, und wir lösen sie nicht mit einer Erklärung, sondern indem wir eine der beiden Rollen abgeben. Welche das ist, entscheiden Sie zu Beginn.
Bringen Sie den Antragstyp mit, der bei Ihnen die meisten Rückfragen erzeugt. Wir gehen ihn im kostenlosen Erstgespräch durch und sagen Ihnen offen, ob sich ein erster Schritt lohnt oder ob Sie den Aufwand besser an anderer Stelle einsetzen. Was es kostet, klären wir danach, wenn der Zuschnitt steht.
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