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Viele Vorhaben scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass niemand sie zu Ende bringt. Wir übernehmen die Umsetzung: vom ersten Schnitt durch den Prozess bis zur Übergabe an Ihren Betrieb.
Als Generalunternehmer sind wir Ihr einziger Vertragspartner. Die Fachleistung erbringen wir mit ausgewählten Partnern, die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei uns.
In den meisten Verwaltungen gibt es keinen Mangel an Ideen. Es gibt Konzeptpapiere, Digitalisierungsstrategien und Beschlüsse. Was fehlt, ist jemand, der die Sache übernimmt und am Ende ein laufendes System übergibt. Die eigene IT ist mit dem Betrieb ausgelastet, der Fachbereich kann keine Anforderungen in ein Pflichtenheft übersetzen, und der Markt bietet entweder eine große Plattform oder gar nichts.
Dazu kommt ein Beschaffungsproblem. Für ein Vorhaben, dessen Umfang noch niemand kennt, lässt sich schwer ausschreiben. Wer aber nicht ausschreibt, darf oberhalb der Wertgrenzen nicht beauftragen. Das Ergebnis ist ein Stillstand, der nichts mit fehlendem Willen zu tun hat.
Wir setzen genau dort an: mit einem ersten Schritt, der klein genug ist, um vergaberechtlich sauber beauftragt zu werden, und der belastbar beantwortet, was das ganze Vorhaben kostet und bringt.
Drei Schwerpunkte, in denen wir Vorhaben von der Aufnahme bis zum Betrieb begleiten. Was nicht dazugehört, sagen wir im Erstgespräch.
Antragsstrecken ohne Medienbruch, wiederkehrende Vorgänge, Schnittstellen zwischen Fachverfahren. Das Ziel ist immer dasselbe: keine Daten mehr von Hand aus einem System in das nächste tragen.
Auskunft für Bürgerinnen und Bürger, Auswertung eingehender Dokumente, Suche im eigenen Aktenbestand. Mit den Pflichten aus KI-Verordnung und DSGVO als Teil der Lieferung, nicht als Nachtrag.
Kennzahlen aus mehreren Fachbereichen zusammenführen, Berichte erzeugen, Datenqualität prüfbar machen. Damit Entscheidungen auf Zahlen beruhen und nicht auf Excel-Ständen von vorletztem Monat.
Kein Foliensatz und keine Empfehlung, sondern etwas, das läuft. Je nach Vorhaben ist das ein Prozess, der ohne Zutun durchläuft, ein Assistent, den Ihre Beschäftigten bedienen, oder eine Auswertung, die sich selbst mit Daten füllt.
Zum letzten Punkt aus Erfahrung: Ein Nutzungsrecht ohne Bearbeitungsrecht nützt niemandem. Wer den Code übernehmen und weiterentwickeln will, braucht beides. Wir prüfen das vor Vertragsschluss und weisen darauf hin, wenn die Vertragsentwürfe des Hauses sich an dieser Stelle selbst widersprechen.
Eine Auswertung, die sich selbst mit Daten füllt, statt einmal im Monat aus Tabellen zusammengetragen zu werden. Die folgende Ansicht ist ein Muster mit erfundenen Werten; welche Kennzahlen bei Ihnen darauf stehen, entscheidet der erste Schritt.
Die Aufteilung ist nicht fest: Wer die Ansicht nutzt, ordnet die Kacheln selbst an. Probieren Sie es, die Anordnung lässt sich hier direkt ändern.
Der erste Schritt ist bewusst klein gehalten. Er beantwortet die Frage nach Umfang und Nutzen, bevor Sie sich binden.
Wir sehen uns an, wie der Vorgang heute wirklich läuft, nicht wie er im Organigramm steht. Mengengerüst, Bearbeitungszeiten, Systembrüche, Zuständigkeiten.
Was lässt sich automatisieren, was nicht, und was bringt es. Am Ende steht ein belastbarer Umfang mit Aufwand, Risiken und einer klaren Empfehlung, auch wenn sie lautet: nicht machen.
Eine lauffähige Fassung mit Ihren Daten, in einem abgegrenzten Bereich. Damit lässt sich beurteilen, ob die Lösung im Alltag trägt, bevor das ganze Haus daran hängt.
Ausbau auf den vereinbarten Umfang, Anbindung an Ihre Systeme, Dokumentation, Einweisung und Übergabe an Ihren Betrieb.
Wir schreiben hier keine Erfolgsquoten hin, die niemand nachprüfen kann. Stattdessen legen wir offen, welche Messgrößen ein Auftraggeber vernünftigerweise verlangt, und binden uns im Vertrag daran.
Ein Beispiel aus einem Anforderungsprofil, das uns eine kreisfreie Großstadt für eine Kennzahlen-Anwendung vorgelegt hat: Datenqualität mindestens 98 Prozent Genauigkeit und 95 Prozent Vollständigkeit, Aktualität der Daten höchstens 30 Minuten nach Erfassung, Antwortzeit unter zwei Sekunden bei fünfzehn gleichzeitigen Nutzern, Fehlerquote der Eingabevalidierung unter fünf Prozent, dazu ein Änderungsprotokoll und tägliche Sicherungen.
Solche Werte gehören in die Leistungsbeschreibung, nicht in die Werbung. Wenn Sie sie nicht selbst formulieren wollen, tun wir es gemeinsam im ersten Schritt, und Sie können sie anschließend auch gegenüber anderen Anbietern verwenden.
Sie schließen einen Vertrag, mit uns. Wir tragen die Verantwortung für das Ergebnis, auch für die Leistung der Partner, die daran mitarbeiten. Das erspart Ihnen die Schnittstellendiskussion, die entsteht, wenn drei Firmen an einem Vorhaben arbeiten und jede auf die andere zeigt.
Welche Partner das sind, entscheidet das Vorhaben. Wir wählen sie nach denselben Maßstäben aus, die wir sonst für Auftraggeber an den Markt anlegen: nachgewiesene Erfahrung mit vergleichbaren Anwendungen, Sitz und Datenverarbeitung in der EU, belastbare Aussagen zu Informationssicherheit und Datenschutz, und die Bereitschaft, eingesetzte KI- und Drittkomponenten offenzulegen.
Diese Offenlegung geben wir an Sie weiter. Sie sollen wissen, welche Bausteine in Ihrer Lösung stecken, wo sie betrieben werden und was das für Ihre eigene Verantwortung bedeutet.
Diese Frage gehört auf den Tisch, bevor sie jemand stellt. Wir beraten öffentliche Auftraggeber bei Ausschreibungen und wollen ihnen zugleich Lösungen liefern. Beides zusammen geht nur mit einer klaren Grenze.
Die Grenze verläuft am Verfahren: Wo wir die Vergabeunterlagen erstellt oder die Markterkundung geführt haben, geben wir kein Angebot ab. Wer die Anforderungen schreibt, darf nicht auf sie bieten. Das ist keine Selbstbeschränkung aus Vorsicht, sondern der Umgang mit der Projektantenstellung nach Paragraf 7 der Vergabeverordnung: Ein Wissensvorsprung, der sich nicht ausgleichen lässt, führt zum Ausschluss und macht im schlimmsten Fall das ganze Verfahren angreifbar.
Umgekehrt gilt dasselbe. Wenn wir für Ihr Haus etwas umsetzen, halten wir uns aus der Vergabe derselben Leistung heraus. Was wir in einem Bereich tun, sagen wir Ihnen für den anderen offen.
Für Sie heißt das praktisch: Sagen Sie uns früh, ob ein Vorhaben in eine Ausschreibung münden soll. Dann klären wir vorab, in welcher Rolle wir Ihnen nützlicher sind, statt hinterher eine Rolle räumen zu müssen.
Der erste Schritt ist so zugeschnitten, dass er in der Regel unterhalb der Wertgrenze für Direktaufträge oder Verhandlungsvergaben Ihres Landes bleibt. Die Grenzen sind landesrechtlich verschieden, deshalb rechnen wir sie im Erstgespräch gegen Ihren konkreten Fall und nennen Ihnen den Betrag, bevor Sie etwas unterschreiben.
Was danach kommt, entscheiden Sie. Manche Häuser bauen auf dem ersten Schritt direkt auf, andere nehmen das Ergebnis als Grundlage für eine Ausschreibung. Beides ist uns recht, und für den zweiten Fall gilt der Abschnitt darüber: Dann schreiben wir die Unterlagen nicht.
Zwölf Vorhaben, die wir umsetzen. Jede Seite beschreibt die Ausgangslage, das Ergebnis, den Ablauf und die Stellen, an denen solche Vorhaben scheitern.
Ein Antrag kommt online herein, wird ausgedruckt und danach von Hand ins Fachverfahren getippt.
Ansehen →Fristenüberwachung in einer Tabelle, Wiedervorlagen im Kalender einer einzelnen Person, Freigaben per Mail, Serienbriefe aus einer Word-Vorlage.
Ansehen →Ein Antrag geht im Fachverfahren ein, wird geprüft und freigegeben.
Ansehen →Im Bürgerbüro laufen jeden Tag dieselben Fragen ein, über Telefon, Funktionspostfach und Kontaktformular.
Ansehen →Jeden Morgen liegt ein Stapel da: Anträge, Nachreichungen, Rechnungen, Mitteilungen, teils als Brief, teils als PDF im Funktionspostfach.
Ansehen →In jeder Verwaltung steht die entscheidende Stelle irgendwo in der Akte, nur findet sie niemand mehr in vertretbarer Zeit.
Ansehen →Sobald eine KI-Anwendung mehr sein soll als ein Versuch, kommen die Pflichten: Einstufung nach KI-Verordnung, Kennzeichnung, Auftragsverarbeitung, Folgenabschätzung, Protokollierung, Nachweis der KI-Kompetenz.
Ansehen →Jeder Fachbereich zählt anders, führt seine eigene Excel-Datei und schickt sie per Mail.
Ansehen →Jeden Monat derselbe Ablauf: Zahlen aus vier Quellen einsammeln, in eine Vorlage kopieren, Diagramme nachbauen, Kommentartext schreiben, und das alles kurz vor der Sitzung.
Ansehen →Eine Auswertung ist nie besser als der Datenbestand darunter.
Ansehen →In vielen Verwaltungen klingelt das Telefon lauter, als die Zentrale abnehmen kann.
Ansehen →Die Einsatzplanung steht an der Wand, in einer Excel-Datei und im Kopf einer einzigen Person.
Ansehen →Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns den Vorgang an und sagen Ihnen, was ein erster Schritt umfassen würde und was er kostet.
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