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Eine Auswertung ist nie besser als der Datenbestand darunter. Wenn Pflichtfelder leer bleiben, dieselbe Person dreimal im System steht und Listen aus einem Altverfahren eigene Regeln mitbringen, kostet jede Zahl zuerst Handarbeit. Sichtbar wird das Problem beim Bericht, entstanden ist es bei der Eingabe.
IT-LV macht Vollständigkeit und Genauigkeit messbar, bringt die Prüfung dorthin, wo die Daten entstehen, und klärt schriftlich, wer für welchen Bestand zuständig ist. Die Umsetzung übernehmen wir selbst, als Generalunternehmer mit ausgewählten Partnern.
In vielen Verwaltungen entsteht Datenqualität als Nebenprodukt. Das Fachverfahren erzwingt ein Pflichtfeld, die Excel-Tabelle daneben erzwingt gar nichts, und wenn der Vorgang unter Zeitdruck steht, wird das Feld mit einem Punkt gefüllt oder mit dem Hinweis auf die Akte. Jahrelang fällt das niemandem auf, weil niemand die Daten auswertet. Es fällt in dem Moment auf, in dem jemand eine Zahl daraus ziehen soll.
Dann sitzt eine Sachbearbeiterin drei Tage an einer Liste, die eigentlich auf Knopfdruck kommen sollte. Sie gleicht Schreibweisen ab, entscheidet, ob Musterstraße 4a und Musterstr. 4 a derselbe Fall sind, und ergänzt Felder, die im System leer geblieben sind. Am Ende steht eine Datei, die für diesen einen Bericht stimmt. Beim nächsten Bericht beginnt dieselbe Arbeit von vorn, weil die Korrektur in der Datei stattgefunden hat und nicht im System.
Dazu kommen Daten, die nicht bei Ihnen entstanden sind. Bestände aus einem Altverfahren, das vor zwölf Jahren abgelöst wurde und dessen Feldbedeutungen heute niemand mehr sicher benennen kann. Listen von einem Träger, einem Verband oder einem Dienstleister mit eigenem Format und eigener Vorstellung davon, was Pflicht ist. Diese Daten sind selten falsch, sie sind anders, und der Unterschied wird erst sichtbar, wenn man sie zusammenführt.
Auffällig ist vor allem, wann das alles auffliegt. Nicht beim Erfassen, sondern Monate später, wenn eine Zahl gebraucht wird und niemand mehr rekonstruieren kann, warum ein Feld leer geblieben ist. Bis dahin hat die Fehlerquelle ununterbrochen weitergearbeitet.
Am Ende halten Sie nicht eine saubere Datei in der Hand, sondern die Mittel, mit denen die Daten sauber bleiben. Eine einmalige Bereinigung ist nach wenigen Monaten wieder dort, wo sie vorher war, weil die Ursache unverändert weiterläuft. Deshalb liegt der Schwerpunkt auf Regeln, Prüfungen und Zuständigkeiten.
Konkret übergeben wir Ihnen folgende Ergebnisse:
Der erste Schritt ist bewusst klein geschnitten. Er soll belegen, ob sich das Thema bei Ihnen lohnt, bevor Sie größer beauftragen.
Wir nehmen einen Bestand, der Ihnen tatsächlich Ärger macht, und messen ihn. Wie viele Datensätze, wie viele leere Pflichtfelder, wie viele Dublettenverdachte, wie viele Werte außerhalb der zulässigen Liste. Dazu Gespräche mit zwei bis drei Personen, die täglich damit arbeiten. Am Ende steht eine Zahl und kein Eindruck.
Wir schreiben auf, was ein gültiger Datensatz ist, und lassen das von den betroffenen Fachbereichen bestätigen. Das ist der Teil, der die meiste Abstimmung kostet und am wenigsten nach Technik aussieht. Hier entscheidet sich, ob das Vorhaben trägt.
Die Regeln gehen in die Erfassung oder in die Schnittstelle davor. Parallel läuft der Altbestand einmal durch: automatisch, was eindeutig ist, zur Vorlage, was es nicht ist. Jede Änderung wird protokolliert und bleibt rücknehmbar.
Der Qualitätsbericht läuft, die Zuständigkeiten sind benannt, Quellcode und Dokumentation liegen bei Ihrer IT. Danach entscheiden Sie: nächster Bestand, Ausbau oder Ausschreibung. An uns gebunden sind Sie dabei nicht.
Die Ursache liegt selten im System. Sie liegt in einer offenen Frage: Wer darf entscheiden, was in dieses Feld gehört und was nicht? Solange die Antwort fehlt, füllt jeder Bereich nach eigenem Verständnis, und jede Bereinigung hält nur bis zum nächsten Import.
Wir bereiten diese Entscheidung vor und dokumentieren sie, wir treffen sie nicht. Wir legen den betroffenen Bereichen die strittigen Fälle vor, halten die Antworten fest und formulieren sie so, dass eine Prüfregel daraus werden kann. Die fachliche Hoheit bleibt bei Ihnen, und das ist keine Höflichkeitsformel: Eine Regel, die wir uns ausdenken, hält der ersten Ausnahme nicht stand.
Dazu gehört eine benannte Stelle, die den Qualitätsbericht liest und bei strittigen Fällen entscheidet. Das muss keine neue Stelle sein und beansprucht in der Regel wenige Stunden im Monat. Zeigt sich in der Abstimmung, dass niemand diese Rolle übernehmen möchte, raten wir von der Umsetzung ab. Ohne sie fällt der Bestand zurück, und zwar schneller, als die meisten erwarten.
Wir übernehmen die Rolle der datenpflegenden Stelle nicht dauerhaft. Wir richten sie ein, schulen sie und ziehen uns zurück. Ein externer Dienstleister, der auf Dauer entscheidet, was ein gültiger Datensatz ist, ist ein Risiko und keine Lösung.
Fünf Punkte, an denen Vorhaben zur Datenqualität regelmäßig hängen bleiben. Wir benennen sie vorab, weil sie sich einplanen lassen, wenn man sie kennt.
Prüfregeln zu bauen dauert Tage. Sich darauf zu einigen, ob ein Fall mit fehlendem Geburtsdatum gültig ist, dauert Wochen, weil drei Bereiche unterschiedliche Antworten haben und alle drei gute Gründe. Wer den Aufwand schätzt, schätzt meist nur den technischen Teil und liegt deshalb daneben.
Blockiert ein Pflichtfeld den Vorgang, den die Sachbearbeitung heute abschließen muss, wird es mit einem Platzhalter gefüllt. Die Zahl der leeren Felder sinkt dann, die Datenqualität nicht. Regeln müssen dort weich bleiben, wo der Vorgang schneller ist als die Information, sonst verschieben sie den Fehler nur.
Bei vielen Verfahren ist die Eingabemaske nicht erweiterbar, und Änderungen liegen beim Hersteller. Dann bleibt nur die Prüfung hinter der Erfassung, mit Rückmeldung statt Verhinderung. Das ist die schwächere Lösung, und manchmal ist es die einzige, die in vertretbarer Zeit umsetzbar ist.
Zwei Personen mit gleichem Namen unter derselben Anschrift sind kein sicherer Treffer. Jede automatische Zusammenführung, die scharf genug eingestellt ist, um spürbar Arbeit zu sparen, führt irgendwann zwei echte Fälle zusammen. Deshalb gibt es eine Vorlageliste und eine Rücknahme, und beides erzeugt Arbeit, die bleibt.
Wird der Bestand absehbar durch eine Verfahrensablösung ersetzt, lohnt eine Bereinigung selten, weil die Migration ohnehin eigene Regeln braucht. Braucht niemand die Auswertung, die am Ende herauskommen soll, lohnt sie nie. In beiden Fällen sagen wir das im Erstgespräch und nicht nach der dritten Abstimmungsrunde.
Wir arbeiten nicht mit Erfolgsquoten aus anderen Projekten. Was wir stattdessen anbieten, sind Zielwerte, die in den Vertrag gehören und die Sie selbst nachprüfen können. Die folgenden Werte gehören in eine Leistungsbeschreibung und sind dort als Anforderung formuliert, nicht als erreichtes Ergebnis. Sie sind ein brauchbarer Ausgangspunkt für Ihre eigene Leistungsbeschreibung:
Ob sich der Aufwand lohnt, lässt sich vorher überschlagen. Das Folgende ist eine Rechnung und keine Messung, die Annahmen stehen dabei und Sie können sie durch Ihre eigenen ersetzen: Bei 200 Anträgen im Monat und 12 Minuten Erfassung je Vorgang sind das 40 Stunden im Monat allein für die Eingabe. Wird jeder zwanzigste Vorgang wegen eines fehlenden oder falschen Feldes noch einmal angefasst und kostet diese Nacharbeit 15 Minuten, kommen 2,5 Stunden dazu. Wie viel davon eine Prüfregel einspart, hängt an Ihrem Vorgang, und das behaupten wir nicht vorab.
Datenqualität ist bei personenbezogenen Daten keine Kür. Art. 5 Abs. 1 Buchstabe d DSGVO verlangt, dass Daten sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sind, und dass unrichtige Daten berichtigt oder gelöscht werden. Ein Bestand, in dem zwei Datensätze zu derselben Person unterschiedliche Sachstände führen, verstößt dagegen, unabhängig davon, ob sich jemand beschwert. Ein Dublettenverfahren ist deshalb auch eine Maßnahme zur Rechtstreue und nicht nur zur Statistik.
Soweit wir mit Ihren Daten arbeiten, geschieht das im Auftrag nach Art. 28 DSGVO, mit Vertrag, Datenstandort in der EU und einer offengelegten Liste der Unterauftragnehmer. Kommt für Dublettenerkennung oder Feldzuordnung ein KI-Modell zum Einsatz, legen wir offen, welches Modell es ist, wo es läuft und welche Daten es sieht. Für Testläufe verwenden wir, wo immer es geht, anonymisierte oder synthetische Bestände. Ob eine solche Anwendung als Hochrisiko-System gilt, richtet sich nach ihrem Einsatzzweck und den in Anhang III der KI-Verordnung genannten Bereichen. Menschliche Aufsicht nach Artikel 14 ist dabei keine Ausnahme von der Einstufung, sondern eine Anforderung an Systeme, die darunter fallen. Die Einstufung halten wir vor der Umsetzung schriftlich fest. Genau diese Grenze halten wir schriftlich fest, damit sie später prüfbar bleibt.
Bekommt ein Ergebnis eine Oberfläche, etwa eine Vorlageliste für Dublettenentscheidungen, gilt die BITV 2.0. Das gehört in den Zuschnitt und nicht ans Ende. Beauftragen können Sie den ersten Schritt klein: Wir schneiden die Bestandsaufnahme an einem Datenbestand so zu, dass sie unterhalb der Wertgrenze Ihres Landes für den Direktauftrag oder die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bleibt. Danach entscheiden Sie mit einem Ergebnis in der Hand, ob Sie ausbauen oder ausschreiben. Für die Umsetzung treten wir als Generalunternehmer auf: ein Vertrag, eine Verantwortung, Partner nur nach Nachweis, EU-Sitz und geprüftem Datenschutz.
Eine Einschränkung gilt ohne Ausnahme: Wo wir für Sie die Vergabeunterlagen geschrieben oder die Markterkundung geführt haben, geben wir auf dieselbe Leistung kein Angebot ab. Das ist die Projektantenstellung nach § 7 VgV, und wir lösen sie nicht durch Offenlegung, sondern durch Verzicht. Sagen Sie uns früh, welche Rolle Sie uns zugedacht haben, dann sortieren wir das vor der ersten Zeile.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen Bestand an, der Ihnen tatsächlich Ärger macht, und klären, ob eine Bestandsaufnahme sinnvoll ist und wie klein der erste Schritt ausfallen kann. Das Gespräch ist kostenlos und verpflichtet zu nichts. Wenn wir den Eindruck haben, dass das Vorhaben bei Ihnen nicht trägt, sagen wir Ihnen das dort und nicht später.
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