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Jeder Fachbereich zählt anders, führt seine eigene Excel-Datei und schickt sie per Mail. Am Ende sitzt eine Stelle und baut daraus von Hand eine Vorlage, die beim Versand schon nicht mehr aktuell ist. Woher ein Wert stammt und wer ihn zuletzt geändert hat, lässt sich im Nachhinein kaum belegen.
Wir bauen daraus eine überschaubare Webanwendung mit Eingabemaske, Prüfregeln und Auswertung, als Generalunternehmer mit einem Vertrag und einer Verantwortung. Der erste Schritt bleibt klein, und der Quellcode geht am Ende mit Bearbeitungsrecht an Sie über.
In den meisten Verwaltungen entsteht dieselbe Kennzahl dreimal: einmal im Fachverfahren, einmal in der Excel-Datei des Fachbereichs und einmal in der Sammeldatei, die daraus gebaut wird. Gemeldet wird per Mail, häufig als Anhang, dessen Dateiname die Version verrät. Automatisierte Schnittstellen zwischen den Fachverfahren gibt es nicht, also tippt jemand ab oder kopiert Spalten.
Die Arbeit liegt danach nicht in der Auswertung, sondern im Aufräumen. Eine Stelle prüft Formate, fragt fehlende Monate nach, korrigiert Kommastellen und rechnet Quartale zusammen. Bis die Vorlage im Dezernat liegt, ist der Stand oft mehrere Wochen alt, und die erste Rückfrage betrifft selten den Verlauf, sondern die Definition.
Genau dort hängt der Vorgang. Zwei Fachbereiche zählen denselben Begriff unterschiedlich, festgelegt hat es nie jemand schriftlich, und im Zweifel gewinnt die Datei, die zuletzt geschickt wurde. Es gibt kein Protokoll darüber, wer welchen Wert wann geändert hat, und ein Wert aus dem Vorjahr lässt sich nicht mehr belegen. Für einen Bericht an den Rat, an die Aufsicht oder an einen Fördermittelgeber ist das ein Problem.
Am Ende steht keine Plattform, sondern eine begrenzte Webanwendung für einen klar benannten Zweck. Sie hat eine Eingabemaske je Kennzahl, prüft die Eingaben beim Speichern und zeigt die Auswertung in derselben Oberfläche. Bedient wird sie im Standardbrowser, auch aus einer virtuellen Desktopumgebung heraus, ohne Installation auf dem Endgerät.
Was nicht dabei ist, sagen wir vorher: kein Data Warehouse, keine automatische Anbindung aller Fachverfahren und keine Auswertung, die Werte schätzt, wenn niemand sie gemeldet hat. Der Umfang bleibt das, was im ersten Schritt vereinbart wurde. Folgende Ergebnisse halten Sie danach in der Hand:
Ein Vorhaben läuft in vier Schritten ab. Der erste ist bewusst klein geschnitten, damit Sie nach jeder Phase neu entscheiden können.
Bevor jemand eine Maske baut, wird festgelegt, was gezählt wird. Je Fachbereich gehen wir in wenigen Terminen jede Kennzahl durch: Definition, Berechnungsweg, Quelle, Turnus, Zuständigkeit. Das Ergebnis ist ein Katalog, den die Fachbereiche gegenzeichnen. Diese Phase entscheidet über den Nutzen des Ergebnisses, und sie wird am häufigsten unterschätzt.
Aus dem Katalog entsteht eine lauffähige Anwendung mit wenigen Kennzahlen und wenigen Fachbereichen. Wir befüllen sie mit echten Daten eines abgeschlossenen Quartals statt mit Testwerten, weil erst echte Daten die Lücken in den Definitionen zeigen. Sie sehen nach wenigen Wochen etwas, das Sie bedienen können, und nicht nur ein Konzept.
Die Fachbereiche melden eine Zeit lang doppelt: wie bisher per Excel und zusätzlich in der Anwendung. Die Abweichungen zwischen beiden Wegen sind der eigentliche Prüfbericht, denn jede Abweichung ist entweder ein Fehler in einer Regel oder ein ungeklärter Streit über die Definition. Wir schärfen die Prüfregeln nach, richten Rechte ein und schulen die Erfassenden kurz. Erst danach fällt die Excel-Meldung weg.
Zum Abschluss übergeben wir Quellcode, Dokumentation und Betriebsanleitung, mit dem Recht, den Code selbst zu ändern und ändern zu lassen. Dann entscheiden Sie: selbst betreiben, den Betrieb weiter beauftragen oder den Ausbau förmlich ausschreiben. Im letzten Fall ist die Dokumentation aus dem Vorhaben die Grundlage Ihrer Leistungsbeschreibung. Ein Vorhaben, das hier endet, ist kein Fehlschlag, sondern eine Entscheidungsgrundlage, die vorher gefehlt hat.
Eine kreisfreie Großstadt wollte prüfen, ob KI-gestützte Programmierarbeit in der Kommunalverwaltung praktisch taugt. Anlass war nicht der Wunsch nach einem Werkzeug, sondern eine Marktrecherche, die kein passendes Standardprodukt für den gesuchten Zweck ergeben hatte. Die Frage sollte an einem echten, eng begrenzten Vorgang beantwortet werden: an der Erfassung und Auswertung von Kennzahlen mehrerer Fachbereiche.
Der Zuschnitt war ein funktionsfähiger Prototyp über drei Monate, drei Fachbereiche im Pilot, 5 bis 15 gleichzeitige Nutzer, Bedienung über den Standardbrowser im VDI-Umfeld, danach Übergabe des Quellcodes. Ausdrücklich nicht Gegenstand waren produktionsreife Härtung, eine vollständige Prüfung der Barrierefreiheit, Lastfähigkeit für den gesamten Nutzerkreis und eine umfassende Schulung. Altdaten sollten nicht übernommen werden.
Zwei Punkte haben wir vor der Abgabe angesprochen, weil sie sich widersprachen: Ein reiner SaaS-Betrieb passt nicht zu einer Quellcode-Übergabe mit eigenständiger Weiterentwicklung, und ein einfaches Nutzungsrecht ohne Bearbeitungsrecht hätte der Stadt verboten, den übergebenen Code überhaupt zu ändern. Solche Widersprüche fallen sonst erst im Betrieb auf, wenn ihre Klärung teuer ist. Im Verfahren kosten sie eine Bieterfrage.
Dieser Zuschnitt beschreibt ein Angebot, das wir abgegeben haben. Das Vorhaben ist nicht umgesetzt worden. Die Angaben sind also ein Entwurf und kein Projektbericht.
Die Technik ist selten das Problem. Diese fünf Punkte sind es.
Solange zwei Fachbereiche denselben Begriff unterschiedlich zählen, macht eine gemeinsame Maske den Unterschied nur sichtbarer. Software entscheidet keinen fachlichen Streit, sie schreibt ihn fest. Wenn niemand befugt ist, eine Definition verbindlich festzulegen, verschieben Sie das Vorhaben, bis diese Zuständigkeit geklärt ist.
Zu strenge Prüfregeln führen dazu, dass Erfassende den Wert so lange verändern, bis die Maske ihn annimmt. Zu lockere Regeln lassen Tippfehler durch, die erst im Bericht auffallen. Der richtige Zuschnitt entsteht erst im Pilotbetrieb mit echten Meldungen, deshalb gehört diese Phase fest in den Plan.
Virtuelle Desktops bringen eigene Browserversionen, eigene Zertifikate und Einschränkungen bei Downloads und Zwischenablage mit. Wer das erst kurz vor dem Pilotbetrieb testet, verliert Zeit an einer Stelle, für die niemand Zeit eingeplant hat. Wir testen auf einem echten Client aus Ihrer Umgebung, sobald die erste Maske steht.
Ob ein Fachbereich die Zahlen eines anderen sehen darf, ist keine technische Einstellung, sondern eine Entscheidung der Verwaltungsführung. Dazu kommt der Datenschutz: Personalbezogene Kennzahlen kleiner Organisationseinheiten lassen sich trotz Aggregation oft einzelnen Personen zuordnen. Beides gehört vor die Umsetzung, nicht mitten hinein.
Wenn drei Fachbereiche vier Kennzahlen im Quartal melden, ist eine feste Vorlage mit festen Feldern und einem festen Termin schneller und günstiger als jede Anwendung. Steht die Zahl bereits im Fachverfahren, ist ein Standardbericht oder eine Schnittstelle der richtige Weg und keine zweite Eingabemaske. Das sagen wir im Erstgespräch, auch wenn daraus kein Auftrag wird.
Zusagen gehören in den Vertrag und nicht auf eine Website. Bevor Sie über Zielwerte reden, rechnen Sie am besten selbst nach, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt. Ein Beispiel mit offengelegten Annahmen: Zwölf Fachbereiche melden je acht Kennzahlen im Monat, und das Prüfen, Nachfragen und Zusammenführen kostet 20 Minuten je Meldung.
Das ergibt 96 Meldungen und 32 Stunden im Monat, bevor die erste Auswertung entsteht. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, die Rechnung ist eine Schätzung mit Ihren Annahmen und keine Messung aus einem Projekt. Sie zeigt aber schnell, ob sich der Aufwand auf die Definitionsarbeit oder auf die Erfassung konzentriert.
Die folgenden Messgrößen stammen aus dem Lastenheft einer kreisfreien Großstadt für genau diese Aufgabe. Sie taugen als Vorlage, weil sie prüfbar formuliert sind und sich in einen Vertrag übernehmen lassen, zusammen mit dem Messweg, der vorher festgelegt wird. Diese Punkte gehören in die Leistungsbeschreibung:
Diese Werte sind Anforderungen aus einem Lastenheft, keine Ergebnisse, die wir gemessen haben. Was davon in Ihrem Fall zugesagt werden kann, hängt vom Zuschnitt ab und steht im Angebot.
Kennzahlen wirken unkritisch, bis die Organisationseinheit klein genug ist. Deshalb klären wir vor Leistungsbeginn, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und dokumentieren die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der Datenstandort liegt in Deutschland oder der EU, die Übertragung ist verschlüsselt, Sicherheitsvorfälle melden wir innerhalb der vereinbarten Frist. Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, entscheidet Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter, die Beschreibung der Verarbeitung liefern wir dafür zu.
Bei der KI-Verordnung werden zwei Fragen oft vermischt. Die erste: Steckt in der Anwendung selbst ein KI-System? Für reine Erfassung und Auswertung braucht es das meist nicht, und wo doch, legen wir Modell, Anbieter und Verarbeitungsort offen. Die zweite: Ist der Code mit KI-Unterstützung entstanden? Das berührt Lizenz- und Urheberrechtsfragen, nicht die Risikoeinstufung, und auch das steht im Angebot.
Barrierefreiheit nach BITV 2.0 gilt für den Produktivbetrieb. Im ersten Schritt setzen wir die Grundlagen um, also Bedienung per Tastatur, ausreichende Kontraste und beschriftete Felder, und benennen schriftlich, was für die vollständige Prüfung und die Erklärung zur Barrierefreiheit noch fehlt. Wer den Prototyp später produktiv setzt, weiß damit vorher, was an dieser Stelle noch zu tun ist.
Beauftragen können Sie den ersten Schritt in der Regel ohne förmliches Verfahren. Wir schneiden ihn so zu, dass er unterhalb der Wertgrenze bleibt, die Ihr Landesrecht für den Direktauftrag oder die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb vorsieht, und danach entscheiden Sie frei über Ausbau oder Ausschreibung. Sie schließen einen Vertrag mit uns als Generalunternehmer, die Partner wählen wir nach Nachweisen, Sitz in der EU, Datenschutzlage und offengelegten KI-Komponenten aus, die Verantwortung bleibt bei uns. Eine Grenze ziehen wir selbst: Wo wir für Sie die Vergabeunterlagen geschrieben oder die Markterkundung geführt haben, geben wir kein Angebot ab, denn die Projektantenstellung nach § 7 VgV lässt sich leichter vermeiden als heilen.
Bringen Sie zwei oder drei Kennzahlen mit, die heute per Mail gemeldet werden, dazu die Frage, wer sie zusammenführt und wie lange das dauert. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob sich eine eigene Anwendung überhaupt lohnt, wie ein erster Schritt unterhalb Ihrer Wertgrenze aussehen kann und was er kostet.
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