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Die Einsatzplanung steht an der Wand, in einer Excel-Datei und im Kopf einer einzigen Person. Solange alle da sind, funktioniert das gut. Ab der ersten Krankmeldung um halb sieben beginnt das Telefonieren, und niemand kann sagen, welcher Auftrag dadurch kippt.
IT-LV baut die Planung als eigenes System um Ihren Betrieb herum, als Generalunternehmer mit ausgewählten Partnern. Der erste Schritt ist so klein zugeschnitten, dass Sie ihn ohne großes Vergabeverfahren beauftragen können.
In den meisten Betrieben entsteht die Wochenplanung an einem Freitagnachmittag. Eine Person kennt die Aufträge, die Qualifikationen der Kolleginnen und Kollegen, die Fahrzeuge und die Urlaubsliste und setzt daraus die Einteilung zusammen. Das Ergebnis hängt als Magnettafel im Flur oder liegt als Tabelle auf einem Laufwerk, das drei Personen gleichzeitig öffnen, aber nur eine speichern kann.
Die Planung hält, bis sich etwas ändert. Eine Krankmeldung um halb sieben, ein Gerät, das nicht anspringt, eine Baustelle, auf der das Material fehlt: Jede dieser Meldungen löst dieselbe Kette aus. Es wird telefoniert, umgeschoben, auf der Tafel gestrichen und die Tabelle neu geschrieben. Wer schon draußen unterwegs ist, erfährt davon per Anruf oder gar nicht.
Am Monatsende fehlt dann die Grundlage für alles Weitere. Die Stunden liegen auf Zetteln, in der Zeiterfassung und in Erinnerungen, und niemand kann belastbar sagen, wie lange dieser Auftragstyp tatsächlich gedauert hat. Genau diese Zahl bräuchte man, um den nächsten Auftrag zu kalkulieren, eine Gebühr zu begründen oder der Betriebsleitung zu zeigen, warum eine Kolonne zusätzliches Personal braucht.
Der Engpass ist dabei selten die reine Zahl der Leute. Es ist die Frage, wer an welchem Tag welche Qualifikation, welches Fahrzeug und welche Freigabe hat und wo diese drei Dinge zusammenfallen. Diese Rechnung macht heute ein Mensch im Kopf, jeden Morgen neu, und sie ist weder überprüfbar noch im Urlaubsfall vertretbar.
Am Ende steht kein Produkt aus dem Regal, sondern ein System, das Ihren Betrieb abbildet: dieselben Auftragsarten, dieselben Kolonnen, dieselben Begriffe. Was genau hineingehört, entscheiden wir gemeinsam in der Aufnahme. Der folgende Rahmen ist als Ausgangspunkt gedacht, nicht als feste Liefervorgabe.
Was ausdrücklich nicht dazugehört, ist ein System, das Ihnen die Entscheidung abnimmt. Der Vorschlag kommt aus der Software, die Einteilung macht weiterhin ein Mensch. Das ist aus arbeitsrechtlicher wie aus praktischer Sicht die richtige Aufteilung, und sie hält auch die Einordnung nach der KI-Verordnung überschaubar.
Vier Schritte, der erste bewusst klein gehalten.
Wir sitzen bei der Planung dabei und gehen den echten Ablauf durch: Auftragseingang, Einteilung, Umplanung, Rückmeldung. Parallel kommt der Betriebs- oder Personalrat an den Tisch, nicht erst zur Abnahme. Ergebnis ist eine Beschreibung des Ist-Zustands und eine Liste der Stellen, an denen es tatsächlich hängt.
Wir bauen den Kern für einen abgegrenzten Bereich, etwa eine Kolonne oder ein Gewerk: Einsatzplan und Rückmeldung, sonst nichts. Dieser Schritt ist so zugeschnitten, dass er unterhalb der Wertgrenze Ihres Landes für Direktauftrag oder Verhandlungsvergabe bleibt. Danach planen echte Leute echte Aufträge damit, und Sie sehen, ob es trägt.
Erst jetzt kommen die Teile dazu, die Aufwand kosten: Material und Geräte, Abhängigkeiten zwischen Aufträgen, die Verbindung zur Zeiterfassung, die Auswertung. Jeder Baustein wird einzeln entschieden und einzeln beauftragt. Was sich im ersten Schritt als unnötig erwiesen hat, bauen wir nicht.
Sie bekommen Quellcode, Datenmodell, Betriebshandbuch und eine Einweisung für die Personen, die das System danach betreuen. Anschließend entscheiden Sie frei: selbst weiterbetreiben, uns beauftragen oder den Betrieb ausschreiben. Wir richten die Übergabe so ein, dass dieser dritte Weg offen bleibt und kein Wechsel an fehlender Dokumentation scheitert.
Die häufigste Sorge im ersten Gespräch lautet, dass ein neues System alles andere ablösen soll. Das ist nicht der Plan. Zeiterfassung, Lohnabrechnung, das Fachverfahren für Aufträge und die Fahrzeugverwaltung bleiben, wo sie sind. Die Planung setzt darauf auf und holt sich, was sie braucht.
Ob das einfach oder mühsam wird, entscheidet die Gegenseite. Systeme mit dokumentierter Schnittstelle sind deutlich schneller angebunden als solche ohne. Bei älteren Fachverfahren bleibt oft nur ein nächtlicher Dateiexport, und bei manchen Herstellern ist die Schnittstelle kostenpflichtig oder vertraglich eingeschränkt. Wir prüfen das in der Aufnahme und sagen Ihnen vorher, was geht, statt es später als Zusatzaufwand zu melden.
Wo wirklich nichts geht, ist der ehrliche Weg eine doppelte Erfassung an genau einer bewusst gewählten Stelle. Das ist unschön, aber ehrlicher als eine Verbindung, die zweimal im Monat stillschweigend ausfällt und deren Daten danach niemand mehr nachprüft.
Die Punkte, an denen solche Vorhaben in der Praxis scheitern.
Wer heute plant, berücksichtigt Regeln, die nie ausgesprochen wurden: wer mit wem nicht auf ein Fahrzeug passt, welcher Kunde welche Person erwartet, welche Baustelle man freitags nicht anfängt. Solche Regeln kommen nicht im Workshop heraus, sondern erst, wenn das System sie zum ersten Mal verletzt. Rechnen Sie damit, dass die ersten Wochen Korrekturen bringen.
Der Einsatzplan ist schnell gebaut. Dass die Kolonne abends tatsächlich zurückmeldet, ist das eigentliche Vorhaben. Wenn die Eingabe länger als eine Minute dauert, im Sonnenlicht nicht lesbar ist oder Empfang braucht, wird sie nicht benutzt, und jede Auswertung darüber ist wertlos. Hier entscheidet sich, ob sich das Ganze gelohnt hat.
Qualifikationen, Führerscheinklassen, Prüffristen von Geräten, Urlaubsansprüche: Diese Listen existieren im Betrieb meist unvollständig und an drei Orten gleichzeitig. Das Zusammentragen ist Arbeit Ihrer Leute, nicht unsere, und der Aufwand dafür wird regelmäßig unterschätzt.
Ein System, das Beginn, Ende und Ort der Arbeit erfasst, ist mitbestimmungspflichtig. Wer das Gremium erst zur Abnahme einlädt, verliert Monate oder das ganze Vorhaben. Umgekehrt ist die frühe Einbindung der beste Hebel für Akzeptanz, weil die Beschäftigten dann wissen, was ausgewertet wird und was ausdrücklich nicht.
Die Vorstellung, dass ein Algorithmus die Wochenplanung übernimmt, hält der Realität selten stand. Die Randbedingungen ändern sich schneller, als sie sich beschreiben lassen, und ein Vorschlag, den niemand nachvollziehen kann, wird ohnehin überschrieben. Tragfähig ist Unterstützung: freie Kapazitäten zeigen, fehlende Befähigungen melden, Konflikte erkennen.
Bei einem kleinen Team, einem Gewerk und stabilem Auftragsbestand ist eine gepflegte Tabelle nicht die schlechtere Lösung, sondern die günstigere. Und wenn im Betrieb gerade eine Umstrukturierung läuft oder der künftige Auftragsbestand unklar ist, bauen Sie ein System auf einen Ablauf, den es in einem Jahr nicht mehr gibt. In solchen Fällen sagen wir ab oder schlagen vor zu warten.
Die folgenden Werte sind Anforderungen, die in den Vertrag gehören, nicht Ergebnisse, die wir vorweisen. Sie gehören in eine Leistungsbeschreibung und lassen sich für die Einsatzplanung übernehmen und an Ihre Verhältnisse anpassen. Ein Zielwert, der nicht messbar formuliert ist, ist im Streitfall kein Zielwert.
Ob sich der Aufwand lohnt, rechnen Sie am besten selbst, mit Ihren eigenen Zahlen. Als Rechnung, nicht als Messung: Wenn 25 Personen täglich je 10 Minuten damit verbringen, ihre Stunden auf Zetteln festzuhalten, und jemand diese Zettel nachträglich abtippt, sind das bei 20 Arbeitstagen rund 83 Stunden im Monat allein für die Erfassung. Ob eine Rückmeldung auf dem Handy davon die Hälfte spart oder ein Drittel, weiß vorher niemand. Aber Sie wissen, gegen welche Zahl Sie rechnen, und können jede Annahme einzeln bestreiten.
Wir empfehlen, solche Werte in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen, auch wenn am Ende jemand anderes liefert. Für Sie als Auftraggeber sind sie der einzige belastbare Hebel, wenn ein System zwar fertig, im Alltag aber zu langsam oder zu ungenau ist.
Alle genannten Werte sind Anforderungen an ein zu bauendes System, keine gemessenen Ergebnisse aus einem Projekt. Wir führen sie hier auf, damit Sie sie in Ihr eigenes Lastenheft übernehmen können, unabhängig davon, wer am Ende den Zuschlag bekommt.
Sobald geplant und zurückgemeldet wird, verarbeiten Sie Beschäftigtendaten. Rechtsgrundlage ist in der Regel § 26 BDSG in Verbindung mit einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung, und diese Vereinbarung ist der eigentliche Hebel: Sie legt fest, welche Auswertungen zulässig sind und welche nicht. Eine Auswertung je Auftragsart ist etwas anderes als ein Leistungsvergleich zwischen zwei Personen. Wir bauen diese Trennung technisch ein, damit sie nicht von der Disziplin einzelner Auswertender abhängt.
Stecken KI-Komponenten im System, wird die Einordnung nach der KI-Verordnung wichtig. Systeme, die über Aufgabenzuweisung entscheiden oder die Leistung von Beschäftigten bewerten, zählen nach Anhang III zum Hochrisikobereich, mit Pflichten zu Risikomanagement, Dokumentation, Protokollierung und menschlicher Aufsicht. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist nach Artikel 5 verboten. Deshalb bleibt die Entscheidung beim Menschen, und wir legen jede KI-Komponente im Angebot offen, samt Anbieter und Verarbeitungsort.
Für öffentliche Stellen gilt die Barrierefreiheit nach BITV 2.0 und EN 301 549 auch für interne Anwendungen. Praktisch heißt das hier: ausreichende Kontraste auf einem Bildschirm in der Halle, vollständige Bedienbarkeit per Tastatur und Schriftgrößen, die auf dem Handy im Freien lesbar bleiben. Wir prüfen das vor der Abnahme, nicht danach, weil Nachbesserung am fertigen System teurer ist als eine Festlegung zu Beginn.
Beschaffen können Sie den ersten Schritt in der Regel als Direktauftrag oder als Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb, weil der Zuschnitt unterhalb der Wertgrenze Ihres Landes bleibt. Danach entscheiden Sie: ausbauen oder den weiteren Ausbau ausschreiben. Wir treten als Generalunternehmer mit ausgewählten Partnern auf, ein Vertrag und eine Verantwortung, und wählen diese Partner nach Nachweisen, Sitz in der EU, Datenschutz und offengelegten KI-Komponenten aus. Wo wir für Sie die Vergabeunterlagen geschrieben oder die Markterkundung geführt haben, geben wir kein Angebot ab. Das ist keine Höflichkeit, sondern § 7 VgV.
Dass ein Vorhaben unterhalb der Wertgrenze beginnt, heißt allerdings nicht, dass es dort bleiben darf. Wer von vornherein den Vollausbau plant und ihn nur in Scheiben beauftragt, betreibt eine unzulässige Aufteilung des Auftragswerts. Der kleine erste Schritt trägt nur, wenn die Entscheidung über den Ausbau danach wirklich offen ist, und genau deshalb endet er mit einer Übergabe statt mit einer Abhängigkeit.
Ohne Betriebs- oder Dienstvereinbarung kein Echtbetrieb. Wir planen die Abstimmung mit dem Gremium von Beginn an als Teil des Vorhabens ein, nicht als nachgelagerte Formalie. Wer das umdreht, steht am Ende mit einem fertigen System vor einem Gremium, das es nicht freigeben muss.
Das Erstgespräch kostet nichts. Wir gehen Ihren Planungsablauf durch, von der Einteilung am Freitag bis zur Stundenabrechnung am Monatsende, und sagen Ihnen danach, ob sich eigene Software lohnt oder ob Sie mit dem, was Sie haben, besser fahren. Wenn es sich lohnt, bekommen Sie einen konkreten Zuschnitt für einen ersten Schritt samt Aufwand und Preis.
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