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Fristenüberwachung in einer Tabelle, Wiedervorlagen im Kalender einer einzelnen Person, Freigaben per Mail, Serienbriefe aus einer Word-Vorlage. Jeder Schritt funktioniert für sich, der Vorgang hängt an den Übergängen dazwischen. Auffällig wird das meist nicht durch einen Fehler, sondern durch eine Vertretung, die die Ausnahmen nicht kennt.
Wir nehmen einen solchen Vorgang auf, rechnen offen nach, ob sich die Automatisierung trägt, und setzen sie als Generalunternehmer um: ein Vertrag, eine Verantwortung, mit Protokoll und Rückfallebene von Anfang an.
Die Frist steht in einer Tabelle, die Wiedervorlage im Kalender einer Sachbearbeiterin, die Freigabe kommt per Mail zurück, und der Serienbrief entsteht aus einer Vorlage, in die jemand die Adressen hineinkopiert. Jeder dieser Schritte ist für sich in Ordnung. Der Vorgang hängt an den Übergängen: zwischen Fachverfahren und Tabelle, zwischen Tabelle und Postfach, zwischen Postfach und Ablage. Dort geht Zeit verloren, und dort entstehen die Fehler, die später niemand mehr zuordnen kann.
Sichtbar wird das selten durch eine Panne, sondern durch Abwesenheit. Eine Person ist im Urlaub, und die Wiedervorlagen laufen drei Wochen ins Leere, weil die Regel dafür in ihrem Kopf steht und nicht im System. Wer vertritt, kennt den Ablauf, aber nicht die Sonderfälle. Die Liste ist danach nicht falsch, sondern unvollständig, und das merkt erst die Prüfung.
Dazu kommt, dass niemand den Stand sehen kann. Auf die Frage, wie viele Vorgänge gerade auf Freigabe warten, folgt eine Rundmail. Für etwas, das jede Woche gleich abläuft, ist das ein hoher Preis. Genau hier setzt Prozessautomatisierung an: nicht beim Entscheiden, sondern beim Weiterreichen, Erinnern und Protokollieren.
Am Ende steht kein Werkzeugkasten, sondern ein laufender Vorgang mit den Papieren dazu. Sie bekommen den automatisierten Ablauf, die Beschreibung der Regeln, nach denen er handelt, und die Nachweise, die Sie in Innenrevision und Rechnungsprüfung brauchen. Alles, was wir dafür bauen, gehört Ihnen, einschließlich Quellcode und Konfiguration.
Was davon im Einzelnen zutrifft, hängt vom Vorgang ab. In der Regel übergeben wir diese sechs Dinge, und wir benennen im Angebot ausdrücklich, welche davon in Ihrem Fall entfallen:
Der erste Schritt ist bewusst klein geschnitten, damit Sie nach Phase zwei mit echten Zahlen entscheiden können.
Wir sehen uns den Vorgang dort an, wo er stattfindet, über mehrere Durchläufe hinweg. Dabei zählen wir Schritte, Fallzahlen und Ausnahmen und schreiben auf, wer wann was entscheidet. Ergebnis ist eine Entscheidungsvorlage mit einer offenen Rechnung: was der Vorgang heute an Zeit bindet, welcher Teil davon automatisierbar ist und welcher nicht. Trägt sich der Aufwand nicht, sagen wir das hier und nicht später.
Wir schneiden einen Teilvorgang zu, der klein genug für einen Direktauftrag ist, und lassen die Automatik zunächst nur mitlaufen. Sie berechnet Fristen und Erinnerungen, versendet aber nichts. Ihre Fachbereiche vergleichen die Vorschläge mit dem, was sie selbst getan hätten. Die Abweichungen sind das eigentliche Ergebnis dieser Phase, denn sie zeigen die Regeln, die noch fehlen.
Erst wenn die Vorschläge über mehrere Wochen tragen, schalten wir scharf, und auch dann stufenweise: zuerst interne Erinnerungen, danach Freigabeketten, zuletzt alles, was das Haus verlässt. Jede Stufe hat einen benannten Verantwortlichen, eine Obergrenze für Massenversand und einen Abschaltknopf, den Ihre Leute selbst bedienen. Was die Automatik tut, steht im Protokoll, bevor das erste Schreiben nach außen geht.
Zum Abschluss übergeben wir Quellcode, Konfiguration und Zugänge an Ihre IT, weisen die Fachbereiche an ihrem eigenen Vorgang ein und schreiben auf, was bei welcher Störung zu tun ist. Danach entscheiden Sie: Wir bleiben für den Betrieb, Sie übernehmen selbst, oder Sie schreiben den Ausbau aus. Die Unterlagen sind so geschrieben, dass der dritte Weg offen bleibt.
Diese fünf Punkte kosten in solchen Vorhaben regelmäßig mehr Zeit als die Technik. Wir sprechen sie vor dem Angebot an, nicht danach.
Der Regelfall ist meist in wenigen Tagen beschrieben. Danach kommen der Widerspruch, die Fristverlängerung, der Fall mit zwei Zuständigkeiten und der, den es vor Jahren einmal gab. Diese Restfälle machen den kleineren Teil der Menge aus und den größeren Teil des Aufwands. Wir automatisieren sie deshalb nicht alle, sondern leiten sie erkennbar an einen Menschen weiter.
Fast immer zeigt sich beim Aufschreiben, dass zwei erfahrene Personen denselben Fall unterschiedlich entscheiden, und beide haben gute Gründe. Das ist kein Fehler der Beteiligten, sondern eine offene fachliche Frage. Sie muss beantwortet sein, bevor programmiert wird. Vorbereiten können wir die Entscheidung, treffen muss sie Ihr Haus.
Manche Verfahren geben Daten nur als PDF heraus, bei anderen schaltet der Hersteller die Schnittstelle gesondert frei und stellt sie in Rechnung. Ob und wie das geht, klären wir vor der Zusage, nicht während der Umsetzung. Von Robotern, die auf der Benutzeroberfläche klicken, raten wir als Dauerlösung ab: Sie brechen beim nächsten Update.
Wenn eine fehlerhafte Regel Erinnerungen an die falschen Empfänger schickt, ist der Schaden nicht die Arbeitszeit, sondern das Vertrauen. Danach prüft der Fachbereich jede Ausgabe wieder von Hand, und der Nutzen ist weg. Deshalb der Parallelbetrieb, deshalb die Stufen, deshalb eine Obergrenze für alles, was in Serie hinausgeht.
Bei kleinen Fallzahlen, bei Vorgängen, deren Rechtsgrundlage gerade geändert wird, und bei Fachverfahren, die in absehbarer Zeit abgelöst werden. Dann bindet die Automatisierung Aufwand, der kurz darauf verfällt. Eine aufgeräumte Liste oder eine bessere Vorlage bringt in diesen Fällen mehr und kostet weniger.
Jede Automatik liegt irgendwann falsch. Sie erinnert an eine Frist, die längst verlängert wurde, oder sie erinnert nicht, weil ein Feld leer war. Die Frage ist deshalb nicht, ob das passiert, sondern ob es am selben Tag auffällt und ob sich nachweisen lässt, was das System getan hat. Beides bauen wir von Anfang an ein und nicht zum Schluss.
Das Protokoll hält für jede Aktion fest, wodurch sie ausgelöst wurde, welcher Fall betroffen war, welche Regel gegriffen hat und wohin die Ausgabe ging. Es ist für Ihre Fachbereiche lesbar und nicht nur für die IT, und es lässt sich für die Innenrevision exportieren. Die Verantwortung für die Frist bleibt dabei bei Ihrem Haus. Ein Protokoll ersetzt keine Zuständigkeit, es macht sie prüfbar.
Die Rückfallebene ist der zweite Teil. Für jeden automatisierten Schritt steht schriftlich, wie er ohne Automatik erledigt wird, wer das übernimmt und woher die Liste der offenen Fälle kommt. Dazu gehört ein Schalter, mit dem Ihre Leute die Automatik selbst anhalten können, ohne uns anzurufen. Einmal im Jahr gehen wir die Rückfallebene mit Ihnen durch, sonst ist sie nach zwei Jahren nur noch Papier.
Erfolgsquoten stehen auf dieser Seite nicht. Wer eine pauschale Prozentzahl verspricht, kann sie im Termin nicht belegen, und in einer Referenzliste wäre ein solcher Satz für beide Seiten ein Risiko. Was wir stattdessen anbieten, sind Zielwerte: Messgrößen, die in den Vertrag gehören und die Sie nach der Abnahme selbst nachprüfen können.
Ob sich der Aufwand trägt, rechnen wir offen und mit Ihren Zahlen. Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Bei 200 Anträgen im Monat und 12 Minuten Erfassung je Vorgang sind das 40 Stunden im Monat. Übernimmt die Automatik die Hälfte davon, stehen 20 eingesparten Stunden der Aufwand für Betrieb, Ausnahmen und Nachkontrolle gegenüber. Das ist eine Rechnung mit offengelegten Annahmen, keine Messung.
Die folgenden Werte gehören in eine Leistungsbeschreibung. Sie sind dort als Anforderung formuliert und nicht als erreichtes Ergebnis, und genau so verstehen wir sie. Welche davon für Ihren Vorgang sinnvoll sind, legen wir gemeinsam fest:
Automatisierung berührt zwei Stellen der DSGVO. Verarbeiten wir personenbezogene Daten für Sie, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28, und den schließen Sie mit uns als einzigem Vertragspartner, nicht mit jedem beteiligten Dienstleister. Fachlich wichtiger ist Art. 22: Eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für eine Person darf nicht allein automatisiert fallen. Fristberechnungen, Erinnerungen und vorbereitete Schreiben sind davon nicht betroffen, ein automatisch erlassener Bescheid sehr wohl. Wo diese Grenze in Ihrem Vorgang verläuft, steht in der Regelbeschreibung.
Zur KI-Verordnung gehört eine unbequeme Klarstellung: Die meisten dieser Vorgänge brauchen keine KI. Eine Frist ist eine Rechnung und keine Prognose, und eine Regel, die man aufschreiben kann, gehört nicht in ein Sprachmodell. Wo wir doch eine KI-Komponente vorschlagen, etwa zum Auslesen unstrukturierter Anhänge, legen wir offen, welches Modell wo betrieben wird, und ordnen den Anwendungsfall nach der KI-Verordnung ein. Das erfahren Sie vor der Beauftragung.
Oberflächen, die wir bauen, richten sich nach BITV 2.0, und das gilt auch für die Schreiben, die der Vorgang erzeugt: verständliche Betreffzeilen, keine Information allein über Farbe, PDF mit Textebene. Beauftragen lässt sich der erste Schritt klein. Wir schneiden ihn so zu, dass er unter der Wertgrenze Ihres Landes für den Direktauftrag oder die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bleibt. Danach entscheiden Sie mit belastbaren Zahlen, ob Sie ausbauen oder ausschreiben.
Wo wir Ihre Vergabeunterlagen geschrieben oder Ihre Markterkundung geführt haben, geben wir kein Angebot ab. Das ist die Projektantenstellung nach § 7 VgV. Beratung und Umsetzung beauftragen Sie bei uns deshalb getrennt, und wir sagen Ihnen vorher, welcher der beiden Wege noch offen ist.
Nennen Sie uns einen Vorgang, der jede Woche gleich abläuft. Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir ihn Schritt für Schritt durch, schätzen Fallzahlen und Ausnahmen ab und rechnen offen nach, ob sich eine Automatisierung trägt. Trägt sie sich nicht, sagen wir Ihnen das, und Sie haben trotzdem eine Entscheidungsgrundlage für die nächste Haushaltsdiskussion.
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