Was ist ein Leistungsverzeichnis für CAFM-Software?
Computer Aided Facility Management ist die Software, mit der Kommunen, Hochschulen und Kliniken ihre Liegenschaften bewirtschaften: Flächen, Anlagen, Wartungen, Prüffristen, Störmeldungen und Verträge. Der Auslöser für die Beschaffung ist selten die Software selbst, sondern die Betreiberverantwortung, die ohne System nicht mehr nachweisbar ist.
Im Vergabe-Archiv ist das ein kleiner, aber sehr sauberer Cluster: 60 Verfahren in den 24 Monaten bis September 2026, davon 38 eigenständige Vergaben. Ausgeschrieben haben unter anderem die Stadt Karlsruhe (Kauf einer CAFM-Software), die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten (Bereitstellung und Implementierung einer CAFM-Software) und das Deutsche Krebsforschungszentrum (Einführung einer CAFM-Software).
Wir haben das Leistungsverzeichnis um die Datenbasis herum gebaut, nicht um den Funktionskatalog. Eine CAFM-Einführung scheitert nie am fehlenden Modul, sondern an Beständen, die nie sauber aufgenommen wurden.
Für wen geeignet?
Leistungsumfang des Muster-LV CAFM-Software
Datenbasis, Flächen & Objektstruktur
Der erste Abschnitt beschreibt das Datenmodell: Liegenschaft, Gebäude, Etage, Raum, Anlage und Bauteil, dazu die Flächenarten nach DIN 277 und die Zuordnung von Nutzungen und Kostenstellen. Wir schreiben die Datenaufnahme als eigene, bepreiste Leistung aus, mit Angabe der Objektanzahl, der Aufnahmetiefe und der Erfassungsmethode vor Ort.
Entscheidend ist die Datenqualität als Abnahmekriterium. Das Leistungsverzeichnis fordert Vollständigkeitsquoten je Objektklasse und eine Stichprobenprüfung durch den Auftraggeber, weil eine CAFM-Datenbank mit halb gepflegten Beständen im Betrieb schlechter ist als eine gut geführte Tabelle.
Instandhaltung, Prüffristen & Betreiberverantwortung
Der eigentliche Grund für die Beschaffung steht in diesem Abschnitt. Betreiber müssen Arbeitsmittel und Anlagen prüfen lassen und die Prüfungen dokumentieren[1], dazu kommen die Pflichten aus der Arbeitsstättenverordnung[2] und der übergreifende Rahmen der Betreiberverantwortung im Facility Management[3]. Wir fordern deshalb ein Prüfkataster mit Fristenüberwachung, automatischer Terminierung, Eskalation bei Fristablauf und revisionssicherer Nachweisführung.
Ergänzt wird das um Wartungspläne nach Herstellervorgabe, Mängelverfolgung mit Wiedervorlage und die Delegation von Pflichten an Dienstleister mit dokumentierter Übertragung. Wer im Schadensfall nachweisen muss, dass geprüft wurde, braucht genau diese Kette lückenlos im System.
Prozesse & mobile Nutzung
Der Prozessteil deckt Störmeldung, Auftragsvergabe, Rückmeldung und Abnahme ab, inklusive Selbstbedienung für Nutzerinnen und Nutzer der Gebäude über ein einfaches Meldeformular. Wir verlangen dabei eine klare Trennung zwischen internem Handwerkerauftrag und Fremdfirmenauftrag mit Bestellbezug.
Mobile Nutzung schreiben wir mit Offline-Fähigkeit aus, weil in Technikzentralen, Kellern und Tiefgaragen regelmäßig kein Netz verfügbar ist. Erfassung mit Barcode oder QR am Objekt, Fotodokumentation und die spätere Synchronisation gehören zum Pflichtumfang, nicht in ein optionales Zusatzmodul.
Schnittstellen zu CAD, BIM & Gebäudetechnik
Das Leistungsverzeichnis fordert den Import und die Pflege von CAD-Grundrissen sowie die Übernahme von Bauwerksmodellen im offenen IFC-Format, damit Neubauten und Sanierungen ohne Nacherfassung in den Bestand übergehen. Für die Gebäudeleittechnik verlangen wir eine benannte Schnittstelle mit Richtung und Datenumfang, ebenso für Energiemanagement und Verbrauchszählung.
Weitere Schnittstellen betreffen die Finanzsoftware für Bestellungen und Kostenbuchungen sowie die Schließ- und Zutrittsverwaltung, die sich mit unserem Muster-LV zu Zeiterfassung und Zutrittskontrolle überschneidet. Wir haben die Übergabepunkte in beiden Dokumenten gleich benannt, damit sie zusammen ausgeschrieben werden können.
Migration, Betrieb & Preisblatt
Für die Migration fordern wir die Übernahme vorhandener Bestandslisten, Wartungsverträge und Prüfprotokolle mit Angabe der Datenquellen und Formate, dazu ein Verifikationskonzept. Der Betrieb wird in drei Varianten ausgeschrieben, eigenes Rechenzentrum, kommunaler IT-Dienstleister und Software as a Service, jeweils mit Verfügbarkeit und Wartungsfenstern.
Das Preisblatt trennt Lizenz oder Miete je Nutzer und je Objekt, die Datenaufnahme je Gebäude, Einführung und Schulung als Festpreis sowie Wartung und Support. Für den anschließenden Pflegevertrag passt unser Muster-LV Softwarepflege und Support direkt an dieses Dokument an.
Quellen
- Bundesamt für Justiz: „Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)“, gesetze-im-internet.de.
- GEFMA: „Neuauflage der GEFMA 190: Betreiberverantwortung 2.0 im Facility Management“, 2023, gefma.de.
- Bundesamt für Justiz: „§ 3 ArbSchG: Grundpflichten des Arbeitgebers“, gesetze-im-internet.de.
Technische Details
| Format | Microsoft Excel (.xlsx) + PDF |
| Umfang | mehr als 70 Leistungspositionen |
| Sprache | Deutsch |
| Vergaberecht | GWB, VgV, UVgO konform |
| Normen | DIN 277, GEFMA 190, BetrSichV, ArbStättV, IFC |
| Stand | 2026 (regelmäßige Revision) |
| Lieferung | Lieferung in 5 Werktagen |
Muster-LV: CAFM-Software (Gebäudemanagement)
- aus vergangenen Projekten entwickelt
- mehr als 70 Leistungspositionen
- Datenaufnahme als bepreiste Leistung
- Prüfkataster & Betreiberpflichten
- GWB / VgV / UVgO konform
- Stand 2026 (regelmäßige Revision)
- E-Mail Support inklusive
