Was ist ein Leistungsverzeichnis für Dienstplansoftware?
Dienstplanung ist dort geschäftskritisch, wo rund um die Uhr gearbeitet wird: in Kliniken und Pflegeeinrichtungen, bei Feuerwehr und Rettungsdienst, in Bäderbetrieben und im Winterdienst. Ein Dienstplan, der gegen Ruhezeiten verstößt oder Qualifikationen falsch besetzt, ist kein Komfortproblem, sondern ein Rechtsverstoß.
Im Vergabe-Archiv zählen wir 52 Verfahren in den 24 Monaten bis September 2026, davon 34 eigenständige Vergaben. Ausgeschrieben haben unter anderem das Städtische Klinikum Braunschweig (Beschaffung eines neuen Dienstplanprogrammes), das Universitätsklinikum Heidelberg (automatisierte ärztliche Dienstplanmodellierung) und das Land Hessen, das Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle in einem Verfahren gebündelt hat.
Genau diese Bündelung ist der Grund, warum wir dieses Leistungsverzeichnis so geschnitten haben, dass es allein oder gemeinsam mit unserem Muster-LV zu Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ausgeschrieben werden kann.
Für wen geeignet?
Leistungsumfang des Muster-LV Personaleinsatzplanung
Schichtmodelle & Planungslogik
Der erste Abschnitt beschreibt die Planungsobjekte: Dienstarten, Schichtmodelle, Wechselschicht, Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft, dazu Sollbesetzung je Station oder Wache und Zeitscheibe. Wir fordern eine Planung auf Basis von Bedarfen statt auf Basis von Personen, weil sonst jede Personalveränderung eine Neuplanung von Hand erzwingt.
Ergänzend ausgeschrieben sind Wunschdienste und Tauschbörse, Sperrzeiten, Fortbildungs- und Urlaubsplanung im selben Kalender sowie die Simulation von Planvarianten. Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit: Jede Planänderung muss mit Zeitstempel und Verursacher dokumentiert werden, damit im Streitfall der Verlauf rekonstruierbar bleibt.
Automatische Prüfung des Arbeitszeitrechts
Das ist die Kernanforderung, an der sich Produkte unterscheiden. Die Software muss bereits bei der Planung prüfen und warnen, nicht erst im Nachhinein auswerten: Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden zwischen zwei Diensten[1], werktägliche Höchstarbeitszeit mit Ausgleichszeitraum, Regelungen für Nacht- und Schichtarbeit[2] sowie die tariflichen Vorgaben des öffentlichen Dienstes.
Wir verlangen zusätzlich eine harte Trennung zwischen Warnung und Sperre, konfigurierbar je Regel, und ein Protokoll der bewussten Übersteuerungen mit Begründung. Ohne diese Trennung wird entweder jede Regel weggeklickt oder der Plan lässt sich in der Realität nicht mehr erstellen.
Qualifikationen & gesetzliche Nachweise
Die Qualifikationsmatrix ordnet jeder Person Fachqualifikationen, Fortbildungsstände und Befähigungen mit Ablaufdatum zu, etwa Fachweiterbildung Intensivpflege, Strahlenschutzkunde oder Rettungsdienstqualifikationen. Die Planung muss die Besetzung gegen diese Matrix prüfen und bei fehlender oder abgelaufener Qualifikation warnen.
Für Krankenhäuser kommt der Nachweis der Pflegepersonaluntergrenzen in pflegesensitiven Bereichen hinzu[3]. Wir fordern die schichtgenaue Ermittlung, die Dokumentation und einen exportfähigen Nachweis, weil dieser Nachweis sonst manuell aus Excel-Listen zusammengesetzt wird. Das ist der Punkt, an dem sich ein Dienstplanprodukt für Kliniken von einem allgemeinen Schichtplaner unterscheidet.
Mitbestimmung, Schnittstellen & Auswertung
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung der Arbeitszeit sind mitbestimmungspflichtig[4]. Das Leistungsverzeichnis verlangt daher Rollen für die Personalvertretung, nachvollziehbare Genehmigungsworkflows und die technische Trennung von Planungs- und Auswertungsrechten.
Die Schnittstellen betreffen die Zeitwirtschaft für Ist-Zeiten, die Entgeltabrechnung für Zuschläge und Zulagen sowie das Personalmanagement für Stammdaten, passend zu unserem Muster-LV Personalmanagement und HR-Software. Auswertungen umfassen Mehrarbeit, Ausfallquoten, Springer-Einsätze und die Einhaltung der Sollbesetzung.
Betrieb, Einführung & Preisblatt
Die Einführung wird als Festpreis ausgeschrieben, mit Datenübernahme aus dem Altsystem, Aufbau der Dienstarten und Regelwerke, Schulung nach Rollen und einem Parallelbetrieb für mindestens einen vollen Planungszyklus. Wir schreiben ausdrücklich aus, wer die Regelwerke konfiguriert, weil dieser Aufwand regelmäßig unterschätzt und später als Zusatzleistung abgerechnet wird.
Das Preisblatt bietet Preis je geplantem Beschäftigten, je Organisationseinheit und als Gesamtpauschale, jeweils mit Staffel und Mengengerüst. Betrieb im eigenen Rechenzentrum, beim kommunalen IT-Dienstleister und als Software as a Service sind getrennt bepreist, inklusive mobiler Nutzung für Dienstplaneinsicht und Tauschanfragen.
Quellen
- Bundesamt für Justiz: „§ 5 ArbZG: Ruhezeit“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „§ 6 ArbZG: Nacht- und Schichtarbeit“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV)“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „§ 87 BetrVG: Mitbestimmungsrechte, Absatz 1 Nummer 2 und 3“, gesetze-im-internet.de.
Technische Details
| Format | Microsoft Excel (.xlsx) + PDF |
| Umfang | mehr als 55 Leistungspositionen |
| Sprache | Deutsch |
| Vergaberecht | GWB, VgV, UVgO konform |
| Rechtsrahmen | ArbZG, PpUGV, TVöD, BetrVG / BPersVG |
| Stand | 2026 (regelmäßige Revision) |
| Lieferung | Lieferung in 5 Werktagen |
Muster-LV: Personaleinsatzplanung und Dienstplan
- aus vergangenen Projekten entwickelt
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- ArbZG-Prüfung bereits bei der Planung
- Nachweis Pflegepersonaluntergrenzen
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- E-Mail Support inklusive
