Dokumentenmanagement (Document Management System / DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software-Lösung zur strukturierten Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten mit Versionierung, Zugriffsrechten und Workflow-Unterstützung. In der öffentlichen Verwaltung ist das DMS oft eng mit der eAkte und dem Geschäftsprozessmanagement verknüpft; nach dem eGovernment-Gesetz des Bundes ist die elektronische Aktenführung für Bundesbehörden verpflichtend. Auftraggeber, die DMS-Systeme ausschreiben, sollten Anforderungen an Revisionssicherheit, DSGVO-Konformität, Schnittstellen zu Fachverfahren und Exportbarkeit der Daten in offene Formate verbindlich festlegen.