E-Mail-Archivierung (E-Mail Retention / Mailarchiv)

E-Mail-Archivierung bezeichnet die revisionssichere, langfristige Aufbewahrung von Geschäfts-E-Mails zur Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. 6 oder 10 Jahre nach HGB/AO) und zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen. Revisionssicherheit erfordert, dass archivierte E-Mails unveränderbar gespeichert, indiziert und mit Integritätssicherung versehen sind. In IT-Vergaben für Mail-Lösungen und E-Procurement-Systeme sollten Auftraggeber Anforderungen an Archivierungsfunktionen, Exportfähigkeit und Datenschutzkonformität (insb. Löschpflichten personenbezogener Daten) explizit in die Leistungsbeschreibung aufnehmen.